數字化時代高校檔案管理信息化建設分析

王學娟

（承德醫學院 河北 承德 067000）

1 引言

高校檔案管理工作的主要內容是將學校教學管理工作中產生的各項檔案、資料、信息與數據資源進行收集、整理及開發利用，為高校教學、管理、科研等工作提供決策支持。基于數字化時代背景推進檔案信息化建設，能夠更好地深化高校檔案資源共享、發掘檔案資政功能，推動檔案管理工作的高質量發展。

2 健全檔案信息化管理標準

2.1 編制分類標準

為推進檔案信息化管理工作的順利實施，高校檔案管理人員應在參考《高等學校檔案實體分類法》的基礎上，結合本校實際情況編制具體的檔案分類標準。以教學檔案為例，可采取“年份——教學層次——教學環節”的分類模式，以教學層次為基準下設相應的二級類目、三級類目，針對不同教學檔案需圍繞立卷標準、保存年限、保存方式等指標進行整理要求的細化設計，并嚴格執行紙質文檔、電子檔案同步存儲標準，針對電子檔案的著錄、標引、檢索規則等編制具體要求，以此形成教學檔案數字化管理質量標準體系，為檔案管理工作創設良好基礎。同時，檔案管理人員應充分利用信息技術手段進行教學狀態數據的收集與分析，以不同學科、專業作為分類標準針對課程、師資、生源、資產等數據進行統計分析，并建立學期、年度教學質量報告，為高校教學管理決策提供輔助參考。

2.2 深化檔案編研

檔案信息化建設的重要目標是為檔案利用提供服務，以往檔案管理工作局限于針對原始資料進行收集整理和分類存儲，未能充分挖掘、開發出檔案信息的價值。因此在開展檔案信息化管理過程中，檔案管理人員應充分利用數據挖掘、云計算等技術手段進行檔案資源的深度加工，以專題為分類標準進行檔案資料的收集、篩選、分類與編輯，生成“大事記”“組織沿革”“年鑒”等編研成果。以某專業檔案為例，可基于縱、橫兩個維度進行檔案處理，如在縱向維度上梳理出該專業的發展史、課程綱要演變歷程等信息，在橫向維度上建立教師群體畫像、專業競爭力評估等模型，借此更好地滿足不同用戶的主體性需求，真正挖掘出檔案資源的開發價值，為校際檔案資源共享及教學評估工作提供數據支持。在此過程中常涉及到不同檔案材料的交叉問題，通過利用計算機平臺提供的復制功能即可生成多個復制件，相比人工錄入模式能夠更加高效快捷地完成檔案整理工作，加快教學檔案編研進度與利用價值[1]。

3 引入區塊鏈技術支持手段

3.1 智能身份認證

學生學籍檔案信息管理是高校檔案管理工作中的重要環節，為提高學校與就業單位對接環節確認學生身份信息時的工作效率，檔案管理人員可引入區塊鏈技術構建具有免信任特性的學生身份認證系統，在區塊鏈架構內顯示學生的姓名、證件照、聯系方式等基本身份信息，將智能身份證內嵌至密鑰中，標記身份證創建日期、ID、二維碼等信息，由學生自主建立區塊鏈ID、保管密鑰，并且可將該智能身份證應用于微信等平臺進行信息共享，為就業單位查詢學生信息創設便捷條件。

3.2 信息溯源防偽

在檔案信息化管理工作中建立文件溯源與信息防偽標準，檔案管理人員可利用“時間戳”特性實現對檔案信息數據的溯源，在檔案信息錄入、存儲、修改的不同環節均由系統自動生成記錄、加蓋“時間戳”，明確檔案信息操作的所有權歸屬，并且區塊鏈的運行規則可保障用戶信息、操作記錄在確認后無法被人為篡改，能夠為高校檔案信息的真實性與可靠性提供保障[2]。

3.3 用戶隱私保護

當前高校的大數據檔案信息主要包含共享、專有、私密三類，檔案管理人員可利用非對稱加密技術進行檔案信息的加密處理，在加密、解密環節分別使用私鑰、公鑰用于對信息簽名及驗證簽名，核對檔案信息發出者，以此保護高校用戶檔案信息的私密性，建立可靠信任機制，防止師生身份信息或教學科研資料因被竊取而泄漏。

4 完善檔案綜合性服務平臺

4.1 總體設計

鑒于部分高校現有檔案信息系統的開發年限較為久遠、架構陳舊，無法適應大數據時代海量檔案信息的存儲與用戶開發需求，因此應由學校檔案館主導推動檔案綜合服務平臺的建設，以用戶需求為核心建立集成化檔案管理系統，面向檔案管理人員與檔案使用者分別建立服務端與管理端，檔案使用者可在前臺結合自身業務需求進行信息填寫、依據流程辦理各項業務，由檔案管理人員從后臺實行系統維護、權限控制、數據配置與備份管理等，配合用戶訪問控制技術進行檔案信息安全的管理，完成整體平臺設計[3]。

4.2 平臺建構

在平臺架構設計上，分為網絡層、數據層、應用服務層與客戶層四個層級，其中網絡層主要提供內外網Web 服務器，數據層以Oracle、Redis 分別作為底層數據庫，應用服務層設有API 接口工具包及預留空間，客戶層基于B/S 模式支持Windows、IOS、Android 多種操作系統。在功能模塊設計上，交互服務模塊面向校內外用戶開放，由檔案館主頁、微信公眾號、公共查詢平臺、聲像檔案征集系統、檔案查借閱預約系統構成；后臺服務模塊面向檔案管理人員開放，可執行檔案信息采集、整理、存儲、統計、編研、查借閱等功能，系統整體流暢度較高，能夠有效提高檔案利用服務水平。

5 結語

新修訂的《檔案法》將于2021 年1 月起實施，其中“檔案信息化建設”為新時期高校檔案管理工作提供重要指導。數字化時代主張加快推進數字治理的智能化應用，因此應聚焦管理體系完善、技術手段支持與服務質量提升等維度，加快高校檔案管理的信息化變革，更好地提升檔案資源的管理效能與利用價值。