云計算平臺下高職高專院校檔案信息化建設(shè)研究

于海濤

（錫林郭勒職業(yè)學(xué)院 內(nèi)蒙古 錫林浩特 026000）

1 引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，各種信息技術(shù)的應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為現(xiàn)代社會的新興技術(shù)，具有廣闊的發(fā)展前景，將其應(yīng)用于高職高專院校檔案管理中是新環(huán)境背景下為了適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，不但能夠提高高職高專院校檔案管理的效率，同時有助于推動高職高專院校的現(xiàn)代化發(fā)展。文章主要針對云計算平臺下大數(shù)據(jù)對高職高專院校檔案管理的影響展開探討[1]。

2 云計算平臺對高職高專院校檔案信息化建設(shè)的影響

2.1 推動檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時代中高職高專院校要想獲得更好的發(fā)展，就需要不斷加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，從而滿足時代發(fā)展對高職高專院校的各種要求。自從高職高專院校檔案管理引入大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，整體信息化建設(shè)水平就有所提升。

2.2 便于檔案數(shù)據(jù)儲存與應(yīng)用

傳統(tǒng)檔案管理模式主要是采取人工管理的方式，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職高專院校信息化水平也不斷提升，高職高專院校建立了比較完整的信息管理系統(tǒng)，因此在高職高專院校檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，便于檔案資料的儲存與應(yīng)用，提高信息查找的效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在海量數(shù)據(jù)中進(jìn)行采集、搜索與共享，有助于提高高職高專院校檔案管理的便捷性。

2.3 提高高職高專院校檔案管理的效率

傳統(tǒng)管理模式中容易發(fā)生檔案資料丟失、數(shù)據(jù)錯誤的情況，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，只需要利用計算機(jī)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的錄入、儲存、檢索與利用，有助于提高高職高專院校檔案管理的效率[2]。

3 高職高專院校檔案管理現(xiàn)狀

3.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視高職高專院校檔案管理

多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)將高職高專院校的工作重點(diǎn)放在信息技術(shù)以及新業(yè)務(wù)的開發(fā)，認(rèn)為高職高專院校檔案管理不需要投入過多的精力，因此檔案管理信息化建設(shè)速度慢，這也導(dǎo)致大數(shù)據(jù)無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，阻礙了高職高專院校現(xiàn)代化的發(fā)展。

3.2 高職高專院校檔案管理不完善

高職高專院校檔案管理由于缺乏統(tǒng)一的管理制度，因此存在很多問題，加上很多附屬高職高專院校的檔案在管理上出現(xiàn)了秩序混亂的情況，濫用情況比較普遍，此外一些檔案由于轉(zhuǎn)移不及時，導(dǎo)致檔案資料缺失，整體管理效率低下。

4 提高大數(shù)據(jù)在高職高專院校檔案管理應(yīng)用效果的相關(guān)策略

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

雖然很多高職高專院校認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果，也采購了一批信息化設(shè)備，但是整體觀念仍舊比較保守，將高職高專院校檔案管理認(rèn)為是簡單的資料管理，沒有認(rèn)識到檔案管理對高職高專院校現(xiàn)代化發(fā)展的重要意義，也沒有認(rèn)識到檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益，無法推動高職高專院校的信息化發(fā)展。在這一問題中，需要從轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念著手，提高領(lǐng)導(dǎo)對于高職高專院校檔案管理的認(rèn)識，從而將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高職高專院校檔案管理實際工作中，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠輔助高職高專院校檔案管理的開展。

4.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)過程中需要投入足夠的人力物力財力，要想更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，就需要重視高職高專院校軟硬件設(shè)施的建設(shè)。一方面高職高專院校領(lǐng)導(dǎo)需要考慮檔案管理的實際需求，確定設(shè)備采購計劃，并與相應(yīng)的開發(fā)商攜手制定配套的檔案管理系統(tǒng)，從而確保高職高專院校檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)。在利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作中，高職高專院校內(nèi)部需要選拔專業(yè)的人員進(jìn)行檔案系統(tǒng)的維護(hù)、更新，從而為檔案資料的合理利用提供有效支持。若高職高專院校條件允許，可以建立相應(yīng)的管理團(tuán)隊，研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)出符合高職高專院校實際需求的軟件，以便院內(nèi)對檔案資料的管理與應(yīng)用。

4.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

為了進(jìn)一步提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果，高職高專院校內(nèi)部需要重視專業(yè)人才的選拔。一方面要求在崗檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)信息化知識與技能，從而完成檔案信息系統(tǒng)的操作，能夠獨(dú)立勝任高職高專院校檔案管理工作，同時高職高專院校還需要通過招聘的方式選拔更多專業(yè)人才，組建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊。加強(qiáng)高職高專院校檔案管理工作，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，推動高職高專院校檔案管理的發(fā)展。

4.4 落實責(zé)任制

高職高專院校需要建立相應(yīng)的檔案管理部門，從而對院內(nèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時要加強(qiáng)與臨床科室的交流與合作，從而提高檔案信息采集與更新，提高檔案管理的效率，從而提高高職高專院校服務(wù)水平，同時便于臨床科室應(yīng)用檔案資料，提高高職高專院校檔案的開發(fā)利用率，為高職高專院校創(chuàng)造更好的效益。同時在管理過程中，高職高專院校需要結(jié)合自身的實際情況，制定出符合需求的軟件以及操作規(guī)范，為高職高專院校檔案管理提供相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化高職高專院校檔案管理細(xì)節(jié)，將具體的責(zé)任落實到個人身上，從而合理分工，更好地完成各項工作。

5 結(jié)語

本文首先對云計算平臺下大數(shù)據(jù)技術(shù)對高職高專院校檔案管理的影響進(jìn)行了分析，并通過對高職高專院校檔案管理現(xiàn)狀探討，提出了其中存在的一些問題，從而采取了相應(yīng)的改進(jìn)措施，例如轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人員培訓(xùn)，落實責(zé)任制、加強(qiáng)安全管理，有助于推動高職高專院校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，從而為高職高專院校的可持續(xù)發(fā)展作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)[3]。