關于醫院物資采購內部控制

杭海

廣東省人民醫院總務處，廣東廣州 510080

醫用物資是醫院開展治療活動的重要保障，這其中的采購環節是資金流動的組成部分，是醫院內部控制管理的重要內容。 醫院醫用的物資專業性強且種類多，所涉及的部門也比較多，消耗數量大。現如今，醫療衛生行業在社會中受到人們的廣泛關注，尤其是醫療質量安全與看病成本更是行業發展的熱點問題。進入到信息時代之后，科學技術與信息推動醫療衛生行業發展，帶動醫療設備更新，也提高了疾病診斷與治療的效率，但是卻增加了耗材價格。 為了保證醫療質量，如何節省看病成本是醫院經營與內部控制管理的重點。其中物資采購作為醫院經營管理活動的關鍵一環，物資采購的質量和價格更是醫院經濟和社會效益的重要影響因素。該文圍繞醫院物資采購內部控制工作進行分析與討論。

1 醫院中的物資采購內部控制工作

在經濟行業發展的推動下，人民群眾的生活水平持續提升，對醫療衛生服務的要求也更為嚴格。 醫院內部的物資采購為醫院運營不可或缺的環節之一，因為物資采購資金占比相對較大，并且覆蓋范圍廣，所以提升物資采購內部控制水平，是提高醫院資金使用率、保證資源設備質量的重要手段[1]。

醫院運營管理中的物資采購非常重要，直接關系到醫院是否能夠正常運行。通常醫院需要采購的物資可以總結為4 種類型，即藥品、醫用耗材、醫用試劑和總務物資[2]。其中藥品是指醫院日常需要的常規性物資，醫用耗材為一次性醫用包等材料，醫用試劑是指試紙條與試劑液等，總物資則是指一些價值相對較低的易耗品，例如日常管理需要的用品或者醫院建設需要用到的建筑材料以及設備等。針對以上物資采購進行管理，有利于加強采購行為的規范性。建議設定物資儲備限額與消耗指標，并且嚴格按照物資管理制度進行相關管理工作，體現出物資采購工作的作用，減少成本投入，提高經濟效益。不僅能夠滿足醫院發展需求，還能夠達到降低成本目的。

醫院物資采購和企事業單位的物資采購對比具有明顯的差異性，主要可以總結為以下4 個方面：①醫院內部需要采購的物資種類多且數量大，例如在采購醫院辦公用品時，這一類物資采購不需要大量成本，但是較大的需求量，無論是臨床科室還是非臨床科室均有需求，加之辦公用品類型較多，所以要想實現統一管理存在難度；②醫院用于患者治療的設備、儀器等更多是從國外引進，部分藥品的供貨途徑相對單一，致使采購成本較高；③醫院主要是為患者提供醫療服務，為了保證服務質量，必須要采購充足的醫療設備、機械、醫療用品、治療耗材設施等；④醫院物資采購需要提前制定采購清單，以免因為物資緊缺而影響到患者的治療。

2 醫院物資采購內部控制存在問題

2.1 物資采購制度不完善

部分醫院在開展內部控制這一項工作中欠缺扎實的基礎，負責物資采購工作的部門僅安排了采購人員，并沒有完善的采購制度作為保障。盡管部分醫院創建了采購制度，但是制度的內容比較片面，無法掌握醫院物資采購的關鍵環節，從而影響到內部控制作用的體現，降低了物資采購制度有效性與針對性。在落實物資采購制度時，相關人員并沒有嚴格按照制度要求管理，所以物資采購的各個流程缺乏有效的監督與約束[3]。 除此之外，在物資采購管理方面，相關工作崗位的職責劃分比較模糊，采購人員權力比較集中，并且存在審批越位的現象，負責制定物資采購方案和審批等多項工作，導致物資采購流程缺乏公開性，選擇供應商、簽訂物資采購合同等環節并沒有獲得理想的效果。不僅增加了物資采購管理的難度，還有可能會面臨醫院采購風險。

2.2 物資采購部門缺乏獨立性

在醫院物資采購部門的設置上，個別醫院因為對該項工作的重視程度不足，所以并未設立獨立性的物資采購部門，采購物資工作交給各個科室負責，由各科室按照物資需求進行采購。采購醫療設備與藥品需要提前制定方案，交給科室中專門負責物資采購的人員，與設備、藥品的供應廠商展開交流，隨后再按照之前制定的采購方案實施采購[4]。 一般醫療設備是按照各個科室的實際需求采購，個別醫院在提前制定醫療設備采購方案這一層面缺乏深入的認知，致使醫療機械、藥品最終采購量不符合實際需求，導致資金浪費，采購的物資積壓，嚴重影響到醫院的運營與管理。

2.3 物資采購流程有待優化

按照預算資金管理要求，醫院在實施預算管理期間，所有的預算外收支要歸納到預算管理科目。 按照該要求，當前醫院資金便取消了“預算外資金”的概念，歸納至預算管理范疇，即財政性資金。所以，當前除了民營醫院外的所有醫院在物資采購這一工作中，所有資金也需要歸納至政府采購范疇。按照醫院采購法律法規，一方面可以按照工程建設領域的《招標投標法》進行采購管理，另一方面也可以按照醫用物資與藥品采購相關的《政府采購法》實施管理工作[5]。除此之外，按照醫院物資采購實際情況可以自行制定物資采購管理制度和方法。但是當前醫院在實施物資采購的內部控制過程中，相關流程缺乏針對性與規范性，很多醫院并未制定關于采購物資與金額的統一規定，致使醫院內部物資采購工作人員與管理人員沒有可以依照的規范流程。不僅在物資采購方面的經驗不足，還會影響到后續采購流程的實施。各個醫院所執行的采購流程存在差異性，主要是以醫院為主體進行單獨采購。 實際采購數量不多，但是單價比較高，很有可能會導致醫療物資采購成本浪費的問題。

2.4 物資采購信息化建設程度不足

2.4.1 供應商管理 在物資采購信息化建設方面，供應商管理系統是其中非常重要的一部分。但是個別醫院并沒有創建供應商管理系統，對于醫療物資供應商評價不到位，導致供應商的評價缺乏立體性。 招投標環節因為供應商評價報告欠缺權威性，所以只是按照采購人員或相應科室的觀點做出最終判斷，無法保證最終決定的客觀性，還有可能會導致評標環節存在舞弊的問題。

2.4.2 合同管理 雖然當前醫院物資采購信息化建設已經十分深入，并且應用了醫院資源規劃系統（hospital resource planning，HRP），但是該系統的覆蓋范圍有限，并沒有對物資采購合同管理發揮作用，只是憑借供應商設定的合同期限作為提醒的依據[6]。 特別是醫療物資耗材類型較多，供應商合同到期之后不能完全達到預期提醒的目的，一旦合同過期且并沒有啟動招標程序便會影響醫療物資臨床使用效果，或是出現合同反復簽訂而導致原合同作廢的現象，也會使醫院面臨法律層面的風險。

2.5 采購方案和預算不符

醫院進行物資采購必須要提前制定采購方案，并且編制采購預算，但是采購預算的編制只是以大型機械設備與項目為對象，才能夠保證預算明細度，否則會增加物資采購預算控制難度，從而面臨采購方案與預算不符，采購預算失控。

4 醫院物資采購內部控制完善舉措

4.1 完善物資采購制度

單位醫院在開展物資采購內部控制的過程中，要確定各個部門與科室在采購管理工作中負責的工作與職責，明確采購管理的主體責任[7]：①醫院結合當前物資采購現狀，制定完善的內部控制制度，嚴格審批各項物資采購業務，以成本效益為前提審核物資采購清單是否合理。 遵循內部牽制這一基本原則，調整所有物資采購人員的工作崗位，保證物資采購過程中不會出現工作崗位與職務脫離的現象。所有工作人員都能夠明確個人承擔的職責與分工，確保醫院物資與資產的安全性、完整性，規避經營管理方面的風險，發揮內部控制的優勢，提高醫院經營管理水平，保證物資采購可以更加規范且有序地展開。 ②醫院進行物資采購的內部控制要嚴格按照管理制度，專門成立物資采購內部控制團隊，負責采購業務監督與協調。③建立健全物資采購評價機制。通過物資采購業務的考核與評價，及時發現采購工作中的不足之處，并且按照內部控制制度的要求進行改善。 為了保證物資采購制度完整性，提高采購業務效率，要從物資采購方案制定這一環節著手，針對各個流程進行嚴格監督與審批。 發揮出物資采購制度的優勢，將各個科室提出的物資需求整理之后編制采購方案，上報給管理負責人審核，隨后再選擇針對性的方式采購物資。 加強物資采購工作的規范性，保證采購業務有規可依。

4.2 組建獨立性物資采購部門

醫院在運營管理工作中對于物資的需求量比較大，尤其是各類藥品、醫療機械設備與衛生材料等。所以，醫院內部物資質量也會關系到醫療水平[8]。 建議組建獨立的物資采購部門，專門負責各類物資的采購工作，將物資采購統從各個科室的職責范圍中分離，安排專門人員制定物資采購計劃，并且在醫院內部設置獨立物資儲存倉庫。采購部門相關的財務管理等工作也要從其他科室與部門中分離單獨申報，將醫院各個科室原本負責的物資采購工作統一，由獨立的采購部門負責管理，有利于提高物資采購工作效率與專業性。

4.3 合理安排物資采購職責分工

①優化物資采購流程需要由醫院的主要管理者負責，其中包括醫院運營與治療需要的各類醫療用品、藥品、科研物資和醫療設備等，按照物資采購內部控制制度進行嚴格管理；②在醫院中成立物資監督管理部門，為了解決物資采購流程冗雜的問題，建議將采購流程監管和審計采購資金這兩項流程合并，由醫療物資采購部門統一負責。 在物資采購流程合并的過程中，組織所有工作人員參與培訓，分別加入到物資監督管理和物資采購兩個部門當中，要求這兩個部門分別安排專業人員進行指導[9]。在培訓方面采用全鏈條培訓模式，結合近年來醫院不同種類物資采購現狀， 將物資劃分為醫療耗材、藥品等種類， 分別展開物資采購與監督管理的培訓，保證所有工作人員能夠掌握物資采購方面的知識與技能，突破原本知識層面的限制，能夠同時負責物資采購與監管工作。

4.4 加強物資采購信息系統建設

①在物資采購價格方面加強內部控制，創建物資采購信息平臺專門采集所有醫療物資的價格數據，并且在系統中統一分析作為物資采購的依據，有利于節省醫院物資采購的成本支出。②在物資入庫管理方面加強內部控制，創建物資管理平臺，按照物資采購合同、送貨單與購物發票驗收入庫的流程展開管理[10]。 安排物資倉庫管理員，針對所有驗收合格的醫療物資出具入庫單，并且將該清單轉交至核算人員，根據送貨清單與合同中的各項數據，將其錄入到物資管理平臺中，由庫房管理人員和驗收人員共同校對，最后上交給醫院的財務部門完成物資采購付款工作。③在供應商管理方面加強內部控制，創建供應商管理平臺，醫院中的物資采購部門在完成采購與售后反饋等工作后，要將采集到的數據上傳到供應商數據庫中，與臨床反饋信息相結合作為供應商資質審核的依據。 定期評價所有物資供應商信用與資質，審核的對象包含供應商資質有效性、簽訂合同履約能力以及醫療物資質量等。

4.5 加強采購方案與預算監督

醫院物資采購需要制定采購方案，將制定好的方案交給管理人員審批，并且向供應商詢問價格，選擇資質高、履約能力強的供應商簽訂物資采購合同，后期進行物資審批和付款等各項操作。以上環節在執行的過程中與工作崗位不相容，要求安排超過兩名工作人員負責對應的業務，且各個工作崗位的員工要相互監督，采用定期輪崗制度，避免工作人員長時間在同一工作崗位產生倦怠心理[11]。

制定物資采購方案和審批這一流程是物資采購內部控制的關鍵環節，采購部門按照醫院實際業務量、臨床情況、各個科室的醫療物資需求等提出申請，交給物資管理部門審核，按照年度采購預算方案上交財務部門管理人員審批，審批的標準是采購方案可行性與經濟性。在詢問物資價格、明確供應商這一環節，對物資采購人員的要求非常高，為了杜絕舞弊現象，保證醫院的經營成本，務必要加強對這一環節的重視。 采購部門按照提前制訂好的物資采購計劃，將選擇確定的采購方式在醫院內部公開，隨后和物資供應商確定價格。 進入到簽訂合同并執行這一階段，醫院需要明確供應商的主體資格與履約能力，詳細閱讀合同中的各項條款，由審計部門負責合同的審計工作，確保無誤后可以簽訂。 一旦完成合同簽訂，醫院中的財務部門與審計部門要將合同原件備份，以便后期審查。最后采購物資的貨款結算，采購部門按照物資入庫驗收清單進行審核，審核無誤后簽字確認，由財務部門付款。如此一來，物資采購方案的執行效率得到提升，針對采購方案與預算等環節進行監督能夠有效避免脫節的現象。

5 結語

綜上所述，結合當前醫院物資采購工作的實施現狀，發現其中存在一些問題，物資采購內部控制有利于規避財務風險，加強采購行為規范性，確保醫院內部資金能夠得到合理的使用。除此之外，物資采購內部控制也能夠促進醫院審計文化的形成，提高醫院運營管理能力，為患者提供高質量的醫療衛生服務，在社會及行業領域中創建良好的形象，并且加強群眾對于醫院及醫療服務的滿意度。由此可見，醫院物資采購內部控制工作的實施，對于醫院內部運營管理、行業市場發展有非常重要的作用。