互聯網時代高校檔案數字化資源的建設研究

黃福泉

（濰坊學院繼續教育學院，山東 濰坊 261061）

1 引言

高校檔案數字化是指各高校利用各項信息技術將各類載體的檔案資源轉換成數字化的檔案信息或者挖掘新的檔案信息，并將其以數字化的形式進行存儲，利用計算機系統進行管理，構成現代化的信息管理體系。互聯網時代背景下，檔案數字化資源建設不僅有助于開發和利用高校檔案信息資源，還能提升高校智能化、信息化水平，從而滿足各高校日益增長的檔案資源服務需求。國家檔案局和教育部門也明確要求各高校要做好檔案數字化資源建設工作。然而現階段部分高校在進行檔案數字化資源建設時仍然面臨諸多的難題如數字化資源建設人才稀缺、建設規劃和整體布局不合理、檔案數字化意識淡薄等。各高校要堅定檔案數字化建設的決心，加快完成新時期檔案管理模式的轉型升級，積極探索檔案數字化建設的有效路徑。

2 高校檔案數字化資源建設內容

高校檔案數字化資源建設的主要內容為以下幾項：其一，信息資源的開發。檔案數字化相較于傳統檔案最大的區別便在于資源的載體不同。隨著互聯網信息技術的發展，許多檔案資源信息開始以電子檔案、視頻、音頻等虛擬載體呈現，這些在高校辦公過程中產生的數字化檔案資源同樣需要進行歸檔。相關檔案工作人員需要全面收集和開發高校的信息檔案資源，將其通過信息檔案管理系統轉交到檔案館，確保信息檔案資源完整。其二，建立專題數據庫。區別于傳統檔案存儲空間檔案室，數字化的檔案資源會被存儲在一個個專題數據庫中包括文字檔案數據庫、光盤數據庫、多媒體數據庫等，方便后續檔案資源的管理和調用。相關檔案工作人員需要將數字化檔案進行歸類處理，將其存儲在正確類別的數據庫中，為高校師生提供高效的檔案資源服務。其三，館藏檔案數字化。在檔案資源數字化建設完成之前，各高校的檔案室中已經囤積有大量的紙質檔案資料，將這些傳統媒介的檔案資源轉換成數字編碼的形式同樣是高校檔案數字化資源建設的基礎工作之一。相關檔案工作人員需要使用高速掃描技術提取出傳統媒介的檔案資源信息，并將進行壓縮、格式轉換，存儲入數據庫中，建立起數字化的檔案館。

3 現階段高校檔案數字化資源建設存在的問題

3.1 數字化建設意識不足

我國高校檔案數字化資源建設處于緩慢推進的狀態，相較于其他領域的信息化一直處于不溫不火的狀態，并沒有走在檔案數字化建設的前沿。多數的檔案管理人員和檔案使用人員已經習慣于傳統的檔案管理和利用模式，抱有傳統的檔案建設和發展意識，對檔案數字化建設持觀望態度，并不希望檔案數字化資源建設過于影響他們的實際工作和服務體驗，這導致高校在檔案數字化建設方面難以做到大刀闊斧的改革，從而造成檔案數字化建設進展緩慢。與此同時，高校檔案數字化建設的資金投入也是一筆不菲的費用，這對于本就有巨大的科研資金壓力的高校而言，無疑是多了一項資金負擔，盡管有國家的專項資金撥款，各高校能擠出的建設資金也是相對有限，不足以長期、夠量地供檔案數字化資源建設工作消耗。部分高校即使有心推進檔案數字化改革，也礙于資金匱乏的問題，形成“巧婦難為無米之炊”的局面。為了催促各高校積極完成檔案數字化建設，我國各省檔案局和教育部門將檔案數字化建設進度列入了各高校的檔案工作的年度考核范圍內，希望借此提高各高校的檔案數字化建設意識，但效果并不理想。由于缺乏科學的指導建議和足夠的借鑒經驗，各高校僅憑自主研究和琢磨而構建的數字化檔案體系質量參差不齊，還有待完善。

3.2 建設人才稀缺

人才稀缺是我國各行業在信息化建設時普遍都會面臨的問題，在高校檔案數字化資源建設領域也不例外。互聯網時代背景下，單靠傳統檔案工作人員顯然無法滿足檔案數字化建設需求。從知識層面上看，傳統的檔案工作人員有著豐富的檔案管理經驗和相關專業知識技術，但卻缺乏信息技術能力，難以為檔案數字化建設提供有效的策略。而有著專業互聯網信息技術的工作人員對檔案管理又不夠了解，專業不對口，造成建設成果與預期效果存在較大的差異，再加上各高校的檔案工作人員一部分為學生或教師兼職，這進一步壓縮了檔案數字化建設人才團隊。

3.3 缺乏合理規劃和深入建設

我國各高校已經陸續開展檔案數字化資源建設工作，但由于缺乏合理的規劃，沒有根據自身學校發展狀況進行調整，從而出現了諸多的問題。檔案數字化資源建設并不是一項單一的項目工程，而是一種全方位的檔案服務體系搭建。部分高校盲目地追求數字化檔案的數量，或是購置大量的數字化檔案資源和信息化設備，卻沒有將其真正轉化為信息化檔案管理的優勢，造成檔案數字化建設投入大、數字化資源利用率低的局面。

4 互聯網時代高校檔案數字化資源的建設策略

4.1 及時更新檔案建設理念

互聯網時代背景下，檔案數字化資源建設儼然是檔案管理未來的發展方向。各高校要樹立檔案數字化建設理念，提高對于檔案數字化資源建設工作的重視，將其納入校園智能化、信息化發展戰略中，從戰略全局的角度對檔案數字化資源建設進行科學合理規劃，有組織、有目的地一步一步推動檔案數字化資源建設工作開展，“因校制宜”，在摸索過程中發展問題，解決問題，不斷調整檔案數字化建設方向，同時加大檔案數字化建設的資源投入，完善數字化所需的軟硬件基礎設施配置，確保高校檔案數字化資源建設工作能順利完成。

4.2 打造高質量的建設人才團隊

信息技術和檔案管理專業人才是高校檔案數字化建設工作能順利開展的關鍵。各高校要堅持內培外引的人才團隊建設原則，針對在崗的檔案相關工作人員開展信息技術培訓，使其掌握基礎的數字化檔案管理技能，后續進行持續跟進訓練直到成長為足夠參與檔案數字化資源建設的人才。與此同時，各高校還要面向社會招聘同時兼備數字信息處理能力和檔案管理知識的建設型人才，調整本校的檔案管理員工結構，借助高端人才的眼界、檔案數字化建設知識技術以及建設經驗來突破數字化建設緩慢的僵局，從而推動高校檔案資源數字化建設朝更高層次邁進。

4.3 引入各項信息技術提升建設效能

計算機技術、互聯網技術、電子掃描技術、大數據技術等各項前沿信息技術是高校檔案數字化資源建設的基礎。一切數字化檔案管理和服務功能的實現都依賴于這些高端技術：電子掃描技術可以完成對紙質檔案數字化的轉化；大數據技術提升了數字化檔案資源管理調用工作的效率和質量；互聯網和計算機技術可以將數字化的檔案資源通過檔案管理系統向全體師生開放，實現資源的共享。各高校要關注前沿技術的研發狀況，根據檔案管理和使用的實際需求有機融合各項信息技術，從而不斷完善檔案數字化資源管理體系的功能和服務。

4.4 健全數字檔案調用和管理制度

檔案資源數字化建設內容包括數字檔案調用和管理制度的建立。傳統的檔案管理模式顯然已經無法適用于數字化的檔案資料。各高校要立足于自身檔案數字化資源建設進程，不斷優化原有的檔案管理制度內容，刪除不適用的條例，基于新功能添加相應的管理方式，從而使得管理制度能隨著數字化檔案資源建設工作的推進不斷完善。

5 結論

綜上所述，檔案數字化建設工作是互聯網時代各高校全方位信息化建設的重要內容，可以有效提升檔案管理工作的效率和質量。各高校要明晰互聯網時代檔案管理改革發展的特點，提前做好檔案數字化建設的總體布局和規劃，加大數字化建設的資金投入，深入開發高校檔案信息化資源，培養和引入高質量的檔案數字化建設人才，利用各項前沿互聯網信息技術構建數字化檔案管理體系，健全數字檔案調用和管理制度，從而加快推進檔案數字化資源建設，使得檔案資源能更好地為高校其他工作服務。