論突發公共衛生事件下的檔案管理

高赫笛

摘要： 突發公共衛生事件檔案是醫院檔案的重要組成部分，同時又由于突發公共衛生事件檔案具有極強的參考和利用價值，所以其又具有極強的特俗性。為了做好突發公共衛生事件下的檔案管理工作，醫院需要從人員素質、檔案的收集保管以及利用等方面入手，下面我就對此提出了一些策略。

關鍵詞：突發公共衛生事件;檔案管理

分類號：G271

一、 強化對突發公共衛生事件檔案的收集

為了確保檔案收集能夠有效及時和完整準確，檔案收集人員需要做好全力以赴的準備。檔案收集人員要不怕辛苦深入前線做好跟蹤記錄，努力做到不遺漏、不懈怠。檔案收集人員在收集的過程中要努力確保資料的真實性，確保一手資料的真實有效并且能夠客觀反映整個突發事件。另外對于突發公共衛生事件檔案的收集工作來說，必須要堅持全面性和系統性的原則，檔案的收集內容不能只停留在紙質資料還要在突發公共衛生事件發生過程中多進行一些視頻、音頻和照片的收集，另外對一些會議記錄、工作日志以及相對簡短的總結也可以作為檔案收集的重要內容。對于一些重要檔案的收集而言，檔案收集人員要做好及時地跟蹤收集，將整個事件發生中所形成的資料全面地收集到檔案中來。對重要檔案的收集整理要進行有針對性的指導，全程式的指導和幫助能夠確保檔案及時歸檔也能夠防止因相關人員業務能力不強而出現的推遲和遺漏。檔案收集的資料需要進行系統性的管理，通常情況下由于突發公共衛生事件的發生較為突然，所以在檔案收集的過程中容易出現混亂。為了確保檔案收集的系統性，相關人員要學會資料的整理，將不同類型的檔案資料進行分門別類的整理，紙質資料、視頻、音頻以及相關圖片要嚴格按照時間和事件的發展順序進行整理，這樣才能方便日后的總結和查找工作。還有一點也是非常重要的，那就是檔案收集的實用性，面對突發公共衛生事件，要學會保證資料收集的有效性和實用性。檔案收集人員不能為了完成盲目收集資料，也不能一味地追求數量而不重視質量，同類型的檔案資料也學會選擇尤其是要學會篩選出一些具有代表性的資料，這樣既可以減少無用功也能夠確保檔案資料的代表性。確保檔案收集的實用性同樣也需要相關專業人士的指導，為了方便日后查找尤其是學習相關經驗，醫院要安排相關專家指導檔案收集人員學會收集重要資料，將重要的資料放在重要位置。

二、 強化檔案的保管工作

對于檔案的保管而言，防范意識是不可以缺少的。醫院中負責檔案工作的人員要對檔案的保管工作給予足夠的重視，同時也要將其與檔案收集工作放在同樣重要的位置。檔案保管的場所要做好保護，確保保管場所的牢固和安全，尤其是要防止紙質文件材料的破損。對于突發公共衛生方面的檔案保管場所可以進行視頻監控，這樣有助于確保檔案的安全。另外對于一些視頻、音頻、圖片資料，醫院檔案管理部門可以進行備份，這樣也有助于防止丟失。

三 、 做好師資培訓，提高業務能力

當突發公共衛生事件已經發生或者將要發生的時候，醫院的檔案管理部門要做好有針對性的師資隊伍培訓。通過培訓來豐富檔案管理人員的專業知識，尤其是要檔案管理人員掌握有關公共衛生事件檔案管理的專業技能和專業知識。只有不斷豐富和提高檔案管理人員的專業知識和專業能力，才能更好地落實檔案管理的相關措施。

首先醫院要成立專業的培訓班，可以通過邀請相關專家來對檔案管理人員進行專業知識培訓，豐富其理論知識。培訓中還要明確突發公共衛生事件下的檔案管理與日常的檔案管理工作有著很大的不同，其文檔資料需要明確歸類以方便查找。其次在具體的工作中也可以采用師傅帶徒弟的方法，在布置任務的過程中可以采用分組進行，每一個小組中安排一名或者兩名具有豐富經驗的人員來指導其他人，這樣既提高了經驗不足人員的能力同時也有利于相關工作的開展。為了提高醫院檔案工作人員的信息技術應用水平，醫院也應該定期對檔案工作人員展開信息技術培訓，通過培訓提高員工的信息技術應用能力尤其是突發公共衛生事件檔案方面相關的信息技術應用更要不斷加強學習。

四、 促進對突發公共衛生事件檔案的利用

為了提高突發公共衛生事件檔案的利用價值，醫院檔案管理人員需要充分運用好互聯網來進行信息資源的有效共享。為了更好地服務社會大眾，醫院檔案部門要學會擴大服務對象和服務范圍，增加檔案利用的方式和途徑。充分利用好互聯網這一平臺，積極開展網絡查詢、信息咨詢，同時根據用戶的不同需求做好有針對性地開放。醫院檔案部門也要對突發公共衛生事件檔案進行及時地解密和降密，通過信息技術及時地向公眾開放，確保信息共享的及時性與有效性，這樣有助于社會公眾及時、準確、全面地了解整個突發公共衛生事件，同時也會減少因信息共享的不對等而產生了恐慌。最后還要提高檔案的現實利用價值，做好信息的及時公開，確保檔案信息提交和公開的時效性。用及時有效的檔案信息來為社會更好地服務，讓突發公共衛生事件檔案工作成為減少社會損失、促進社會穩定良好發展的一項重要保障。

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青海省人民醫院? 綜合檔案室? 青海西寧? 810000