平臺化辦公管理系統分析與設計

鄭樹航　賴旭銳　陳穎茵

摘? 要：面對越來越多企業對平臺化辦公和移動辦公的需要，遵循信息系統生命周期理論，運用結構化開發方法，通過系統規劃、業務流程分析、數據流程分析及系統設計，給出了平臺化辦公管理系統設計方案，包含部門職位管理、日志管理、消息管理、項目工作管理、日常申請管理和財務管理等功能模塊，該系統設計方案能夠滿足企業平臺化辦公和移動辦公管理的需要。

關鍵詞：辦公自動化;平臺化;結構化開發

中圖分類號：TP311? ? ?文獻標識碼：A

Abstract： This paper proposes to design a platform-based office management system to meet ever-increasing demands of enterprises for platform-based office and mobile office. Following the theory on information system lifecycle， the proposed system is designed by using structured development method and conducting system planning， business process analysis， data process analysis and system design methods. Designing plan of the system includes functional modules such as departmental job position management， log management， message management， project work management， daily application management， and financial management. Designing plan of the proposed system can meet needs of enterprises for platform-based office and mobile office management.

Keywords： office automation; platform-based; structured development

1? ?引言（Introduction）

當今社會正處于信息化高速發展以及移動設備占主導的階段，傳統的企業運營與管理模式將會逐漸被淘汰，人們也越來越發覺手工辦公、紙張辦公存在的弊端，信息化辦公、移動辦公已經是大勢所趨。建立移動網絡OA系統可以讓所有員工隨時隨地都可以使用移動設備進行辦公，優化業務流程，提高工作效率，并能根據運營數據進行科學合理的決策，彌補了傳統手工辦公效率低下、成本高、不夠便攜的缺陷。因此，建立移動網絡OA系統是現今企業的必要趨勢[1-5]。

2? ?系統需求分析（System requirements analysis）

本系統研究的內容是將企業辦公管理模塊化，并運用計算機技術與信息技術使各個模塊更清晰、更便捷、更安全。主要功能模塊有以下幾個：

（1）員工管理：進行企業員工信息管理、人員刪除和人員添加;

（2）項目工作管理：基于企業業務工作流程，以項目—工作的形式對企業業務流程進行管理;

（3）日常申請管理：將員工與管理人員申請管理科學合理化;

（4）財務管理：提供財務報表功能;

（5）工作日志：員工書寫工作日志，管理人員可以通過工作日志了解員工工作情況;

（6）留言公告管理：協同辦公管理，進行消息傳遞、公告通知;

（7）部門職位權限管理：通知不同職位的工作職能;

（8）微信公眾平臺模塊：通過微信平臺接口實現實時推送消息的功能。

系統除了滿足以上功能性需求外，還需要滿足實時性、并發性、交互性、安全性、穩定性等非功能性需求。

3? ?業務流程分析（Business process analysis）

本系統總的業務流程設計分為三個實體，分別為員工、部門管理人員、財務管理人員。辦公管理系統針對員工在公司辦公時使用，進行處理工作流程、修改工作進度、日常申請、報銷申請等等;財務管理人員除了普通員工的系統功能外，還增加了報銷審核、公司資產管理、財務統計報表功能;管理層可以通過辦公管理系統進行工作項目安排決策，實時了解員工的工作進展，并處理工作申請等事務，還可查看公司運作狀態（財務狀態、資產狀態等）。

4? ?數據流程分析（Data process analysis）

整個辦公管理系統數據流向是以項目工作數據、日常申請數據、報銷申請數據的流動為主，通過辦公管理系統將數據存儲進辦公管理數據庫。員工主要進行工作進度、工作轉交、日常申請、報銷申請，這些操作將對應數據提交給辦公管理系統，辦公管理系統生成對應的數據表傳遞給其他實體。財務管理人員接收到報銷申請表時，對報銷詳情進行審核。部門管理人員主要創建工作與任務并對工作進度進行監督審查，以及審批員工的日常申請。數據流程圖如圖1所示。

5? ?系統設計（System design）

5.1? ?系統的總體布局及其運行平臺

本辦公管理信息系統基于B/S架構，以PHP為開發語言，在前端界面使用JavaScript、jQuery、Ajax等Web開發技術，利用HTML5、CSS3讓系統兼容移動設備的瀏覽，使用Dreamweaver編程開發工具和MySQL數據庫進行開發，運用Apache作為網絡服務器，微信公眾平臺開發利用已有的微信平臺開發接口，實現對應功能[6-8]。

5.2? ?系統總體結構設計

在以上功能分析、業務流程分析和優化的基礎上，本系統設計了項目工作管理、日常申請管理、財務管理、部門職位限權管理、日志管理、消息管理等六個模塊。其中項目工作管理分為項目管理、工作管理和項目工作進度等三個子模塊;日常申請管理分為創建申請、申請審核和查看申請等三個子模塊;財務管理分為個人報銷管理、報銷審核管理、財務統計管理和財務統計報表等四個子模塊;部門職位限權管理分為部門管理、職位管理、權限管理等三個子模塊;日志管理分為創建日志和查看日志等兩個子模塊;消息管理分為公告管理、留言管理和微信平臺等三個子模塊。系統總體結構如圖2所示。

5.3? ?數據庫設計

數據庫作為信息系統的存儲器，作用至關重要，數據庫的設計對整個系統運行的性能和系統業務擴展能力有著關鍵性的影響[8]。本系統數據庫的主要數據表如表1至表7所示，分別為員工表、職位表、部門表、項目表、工作表、工作轉交表、報銷表。

5.4? ?系統界面

系統的界面設計進行過程基于用戶需求原則、可讀性和可理解性原則、應用性和統一性原則等三大原則[9，10]。以下給出系統主界面，如圖3所示。

6? ?結論（Conclusion）

本文基于企業辦公管理需求調研，針對平臺辦公和移動辦公的需要，提出了平臺化辦公管理系統的功能需求，在業務流程分析和優化、數據流程分析的基礎上，給出了系統設計方案，開發了系統原型。本系統的應用可以充分提高人員的工作效率，充分支持企業業務的平臺辦公和移動辦公需要，提升企業的核心競爭力。

參考文獻（References）

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[9] 黃梯云，李一軍.管理信息系統導論[M].第3版.北京：機械工業出版社，2015.

[10] 苗雪蘭.數據庫系統原理及應用教程[M].北京：機械工業出版社，2014.

作者簡介：

鄭樹航（1999-），男，本科生.研究領域：信息系統.

賴旭銳（1992-），男，本科生.研究領域：信息系統.

陳穎茵（1999-），女，本科生.研究領域：信息系統.