平臺化辦公管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

鄭樹航　賴旭銳　陳穎茵

摘? 要：面對越來越多企業(yè)對平臺化辦公和移動辦公的需要，遵循信息系統(tǒng)生命周期理論，運用結(jié)構(gòu)化開發(fā)方法，通過系統(tǒng)規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程分析、數(shù)據(jù)流程分析及系統(tǒng)設(shè)計，給出了平臺化辦公管理系統(tǒng)設(shè)計方案，包含部門職位管理、日志管理、消息管理、項目工作管理、日常申請管理和財務(wù)管理等功能模塊，該系統(tǒng)設(shè)計方案能夠滿足企業(yè)平臺化辦公和移動辦公管理的需要。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;平臺化;結(jié)構(gòu)化開發(fā)

中圖分類號：TP311? ? ?文獻標(biāo)識碼：A

Abstract： This paper proposes to design a platform-based office management system to meet ever-increasing demands of enterprises for platform-based office and mobile office. Following the theory on information system lifecycle， the proposed system is designed by using structured development method and conducting system planning， business process analysis， data process analysis and system design methods. Designing plan of the system includes functional modules such as departmental job position management， log management， message management， project work management， daily application management， and financial management. Designing plan of the proposed system can meet needs of enterprises for platform-based office and mobile office management.

Keywords： office automation; platform-based; structured development

1? ?引言（Introduction）

當(dāng)今社會正處于信息化高速發(fā)展以及移動設(shè)備占主導(dǎo)的階段，傳統(tǒng)的企業(yè)運營與管理模式將會逐漸被淘汰，人們也越來越發(fā)覺手工辦公、紙張辦公存在的弊端，信息化辦公、移動辦公已經(jīng)是大勢所趨。建立移動網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)可以讓所有員工隨時隨地都可以使用移動設(shè)備進行辦公，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，并能根據(jù)運營數(shù)據(jù)進行科學(xué)合理的決策，彌補了傳統(tǒng)手工辦公效率低下、成本高、不夠便攜的缺陷。因此，建立移動網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)是現(xiàn)今企業(yè)的必要趨勢[1-5]。

2? ?系統(tǒng)需求分析（System requirements analysis）

本系統(tǒng)研究的內(nèi)容是將企業(yè)辦公管理模塊化，并運用計算機技術(shù)與信息技術(shù)使各個模塊更清晰、更便捷、更安全。主要功能模塊有以下幾個：

（1）員工管理：進行企業(yè)員工信息管理、人員刪除和人員添加;

（2）項目工作管理：基于企業(yè)業(yè)務(wù)工作流程，以項目—工作的形式對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行管理;

（3）日常申請管理：將員工與管理人員申請管理科學(xué)合理化;

（4）財務(wù)管理：提供財務(wù)報表功能;

（5）工作日志：員工書寫工作日志，管理人員可以通過工作日志了解員工工作情況;

（6）留言公告管理：協(xié)同辦公管理，進行消息傳遞、公告通知;

（7）部門職位權(quán)限管理：通知不同職位的工作職能;

（8）微信公眾平臺模塊：通過微信平臺接口實現(xiàn)實時推送消息的功能。

系統(tǒng)除了滿足以上功能性需求外，還需要滿足實時性、并發(fā)性、交互性、安全性、穩(wěn)定性等非功能性需求。

3? ?業(yè)務(wù)流程分析（Business process analysis）

本系統(tǒng)總的業(yè)務(wù)流程設(shè)計分為三個實體，分別為員工、部門管理人員、財務(wù)管理人員。辦公管理系統(tǒng)針對員工在公司辦公時使用，進行處理工作流程、修改工作進度、日常申請、報銷申請等等;財務(wù)管理人員除了普通員工的系統(tǒng)功能外，還增加了報銷審核、公司資產(chǎn)管理、財務(wù)統(tǒng)計報表功能;管理層可以通過辦公管理系統(tǒng)進行工作項目安排決策，實時了解員工的工作進展，并處理工作申請等事務(wù)，還可查看公司運作狀態(tài)（財務(wù)狀態(tài)、資產(chǎn)狀態(tài)等）。

4? ?數(shù)據(jù)流程分析（Data process analysis）

整個辦公管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流向是以項目工作數(shù)據(jù)、日常申請數(shù)據(jù)、報銷申請數(shù)據(jù)的流動為主，通過辦公管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)存儲進辦公管理數(shù)據(jù)庫。員工主要進行工作進度、工作轉(zhuǎn)交、日常申請、報銷申請，這些操作將對應(yīng)數(shù)據(jù)提交給辦公管理系統(tǒng)，辦公管理系統(tǒng)生成對應(yīng)的數(shù)據(jù)表傳遞給其他實體。財務(wù)管理人員接收到報銷申請表時，對報銷詳情進行審核。部門管理人員主要創(chuàng)建工作與任務(wù)并對工作進度進行監(jiān)督審查，以及審批員工的日常申請。數(shù)據(jù)流程圖如圖1所示。

5? ?系統(tǒng)設(shè)計（System design）

5.1? ?系統(tǒng)的總體布局及其運行平臺

本辦公管理信息系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，以PHP為開發(fā)語言，在前端界面使用JavaScript、jQuery、Ajax等Web開發(fā)技術(shù)，利用HTML5、CSS3讓系統(tǒng)兼容移動設(shè)備的瀏覽，使用Dreamweaver編程開發(fā)工具和MySQL數(shù)據(jù)庫進行開發(fā)，運用Apache作為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，微信公眾平臺開發(fā)利用已有的微信平臺開發(fā)接口，實現(xiàn)對應(yīng)功能[6-8]。

5.2? ?系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

在以上功能分析、業(yè)務(wù)流程分析和優(yōu)化的基礎(chǔ)上，本系統(tǒng)設(shè)計了項目工作管理、日常申請管理、財務(wù)管理、部門職位限權(quán)管理、日志管理、消息管理等六個模塊。其中項目工作管理分為項目管理、工作管理和項目工作進度等三個子模塊;日常申請管理分為創(chuàng)建申請、申請審核和查看申請等三個子模塊;財務(wù)管理分為個人報銷管理、報銷審核管理、財務(wù)統(tǒng)計管理和財務(wù)統(tǒng)計報表等四個子模塊;部門職位限權(quán)管理分為部門管理、職位管理、權(quán)限管理等三個子模塊;日志管理分為創(chuàng)建日志和查看日志等兩個子模塊;消息管理分為公告管理、留言管理和微信平臺等三個子模塊。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖2所示。

5.3? ?數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫作為信息系統(tǒng)的存儲器，作用至關(guān)重要，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計對整個系統(tǒng)運行的性能和系統(tǒng)業(yè)務(wù)擴展能力有著關(guān)鍵性的影響[8]。本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)表如表1至表7所示，分別為員工表、職位表、部門表、項目表、工作表、工作轉(zhuǎn)交表、報銷表。

5.4? ?系統(tǒng)界面

系統(tǒng)的界面設(shè)計進行過程基于用戶需求原則、可讀性和可理解性原則、應(yīng)用性和統(tǒng)一性原則等三大原則[9，10]。以下給出系統(tǒng)主界面，如圖3所示。

6? ?結(jié)論（Conclusion）

本文基于企業(yè)辦公管理需求調(diào)研，針對平臺辦公和移動辦公的需要，提出了平臺化辦公管理系統(tǒng)的功能需求，在業(yè)務(wù)流程分析和優(yōu)化、數(shù)據(jù)流程分析的基礎(chǔ)上，給出了系統(tǒng)設(shè)計方案，開發(fā)了系統(tǒng)原型。本系統(tǒng)的應(yīng)用可以充分提高人員的工作效率，充分支持企業(yè)業(yè)務(wù)的平臺辦公和移動辦公需要，提升企業(yè)的核心競爭力。

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作者簡介：

鄭樹航（1999-），男，本科生.研究領(lǐng)域：信息系統(tǒng).

賴旭銳（1992-），男，本科生.研究領(lǐng)域：信息系統(tǒng).

陳穎茵（1999-），女，本科生.研究領(lǐng)域：信息系統(tǒng).