檔案管理的現(xiàn)狀以及對策研究

趙國軍

摘要： 高效的檔案管理工作目前正在由最初傳統(tǒng)模式邁向規(guī)范化現(xiàn)代管理模式。此文章對于高效檔案管理工作存在問題，提出了一些規(guī)范化管理體制與機(jī)制創(chuàng)新對策與建議，希望能對提升高效檔案工作科學(xué)化水平有所幫助。

關(guān)鍵詞： 檔案信息化;管理;計(jì)算機(jī)應(yīng)用;現(xiàn)狀

1 檔案管理的重要性

檔案形成部門對檔案材料進(jìn)行歸檔是檔案工作中最基礎(chǔ)的一環(huán)，要保證材料收集的齊全完整，對年度重要性文書檔案材料做到應(yīng)收盡收，不僅需要校內(nèi)各單位細(xì)心收集整理，還需要各單位內(nèi)部人員分工明確，協(xié)力完成。為了加強(qiáng)檔案的綜合管理，明確檔案工作職責(zé)，建立了各單位的檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員名冊，有助于各單位相關(guān)人員切實(shí)履行崗位職責(zé)，確保各類材料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)歸檔。擔(dān)任機(jī)關(guān)單位兼職檔案員的一般為部門行政職員，全面了解本部門重要檔案材料內(nèi)容，在整理本部門檔案的過程中也可對一年的部門工作進(jìn)行梳理。擔(dān)任教學(xué)單位兼職檔案員的一般為學(xué)院教學(xué)秘書，是各學(xué)院教學(xué)類文書材料經(jīng)辦人，熟悉本院系各類材料保存、收集、整理工作。? [1]

1.1 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)

檔案館每年會對各單位兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷加強(qiáng)各單位兼職檔案員的檔案材料立卷歸檔意識，指導(dǎo)大家如何整理日常文件、如何做好檔案整理和系統(tǒng)歸檔工作，促使大家養(yǎng)成對產(chǎn)生的文書檔案及時(shí)歸檔的習(xí)慣，強(qiáng)化規(guī)范歸檔的工作流程，為每年度的檔案整理移交奠定基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理的考評制度

這些舉措使得各單位有保存價(jià)值的檔案資料能夠做到應(yīng)歸盡歸，確保了歸檔的流程清晰，職責(zé)分明。根據(jù)考評制度，檔案館會為歸檔規(guī)范齊全的兼職檔案員頒發(fā)優(yōu)秀兼職檔案員證書。

2 重要的檔案管理模式

2.1 推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展

高效率的檔案管理模式可以大大提稿企業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理人員的工作效率，平時(shí)工作中多總結(jié)多發(fā)現(xiàn)多改進(jìn)，運(yùn)用目前社會發(fā)展趨勢研究新的檔案管理模式。高效信息的采集和高效管理，運(yùn)用開發(fā)利用科技檔案資源，將企業(yè)的發(fā)展與計(jì)劃與檔案管理相結(jié)合，挖掘科技檔案中實(shí)用的科技信息，讓其變成為企業(yè)發(fā)展、實(shí)施以及企業(yè)投入生產(chǎn)的重要依據(jù)。充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)智能化的優(yōu)勢，加快新產(chǎn)品研究的進(jìn)度，提稿企業(yè)的發(fā)展步伐。

2.2 企業(yè)的生產(chǎn)效率需要提升

企業(yè)的生產(chǎn)離不開人事檔案管理，高效的檔案管理模式是對于企事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，是一個(gè)企業(yè)能夠長遠(yuǎn)發(fā)展持續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)檔案管理人員自身的素質(zhì)，在實(shí)踐中加以完善，各類實(shí)踐活動中加以總結(jié)優(yōu)化工作效率，讓高效的檔案管理模式在企業(yè)中發(fā)揮承上啟下的作用。讓檔案資料更具實(shí)用性，高效率。在最短的時(shí)間內(nèi)做好登記收錄 儲存等一系列的工作，有條理，有規(guī)劃 ，并且實(shí)用性很強(qiáng)，充分利用好高效檔案管理，有助于人才的合理規(guī)劃，不同的人才給與不同的分工，提稿工作效率，更加合理的完成人員工作的分化機(jī)制，分析每個(gè)工作人員在各自崗位的的具體情況，并且及時(shí)準(zhǔn)確的向企業(yè)高層管理者提供有價(jià)值的高效檔案信息。發(fā)展和完善企業(yè)的管理模式，讓高層管理者有更好的參考依據(jù)，是各部門工作綜合管理方面的非常重要的一塊。? [2]

2.3 生產(chǎn)設(shè)備相關(guān)聯(lián)

很多企業(yè)的生產(chǎn)中用到的設(shè)備也是需要管理的，把企業(yè)用到的所有設(shè)備加以規(guī)劃分析，建立明確的檔案管理工作，了解使用情況以及裝備結(jié)構(gòu)，這些工作必須細(xì)化再細(xì)化才能為企業(yè)后面的發(fā)展提供更好的服務(wù)。每一個(gè)設(shè)備都有一個(gè)明確的檔案信息，同一種功能的大型設(shè)備和小型設(shè)備之間的區(qū)別等等，以及使用的年限，何時(shí)引進(jìn)，何時(shí)保養(yǎng)等等，為以后添加更換新的生產(chǎn)設(shè)備提供更加及時(shí)、更加準(zhǔn)確的信息，可以減少生產(chǎn)資源的從中浪費(fèi)并且保障財(cái)務(wù)資金更好的運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 目前檔案管理的現(xiàn)狀分析

3.1 加強(qiáng)對檔案管理的重視

很長時(shí)間以來，大部分人以及包括一些領(lǐng)導(dǎo)和干部對檔案工作的認(rèn)知都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，對于單位來說不是特別重要，也不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行啦。說明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。需要糾正和改變。

3.2 一些檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密

檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得各類檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)檔案管理的很多設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等等。加強(qiáng)人員管理提高專業(yè)度非常之關(guān)鍵。

3.3 管理工作不到位

有些檔案管理的工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致檔案的不完整等現(xiàn)象。必須進(jìn)行梳理整頓。

3.4 宣傳檔案管理人員對檔案管理的重要性

一是檔案管理人員對各類別檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新等。

二是檔案管理人員基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

4 檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對策

（1）社會是告訴發(fā)展的，檔案管理也要不斷的創(chuàng)新，不斷優(yōu)化，跟上時(shí)代步伐。檔案的高效管理要明確細(xì)化到每一項(xiàng)，使整體的檔案分類升級提稿，不斷整合舍棄一些不好的管理方法和策略，不斷的反思檔案管理中不足的地方，不斷的學(xué)習(xí)加強(qiáng)檔案管理人員自身的能力，進(jìn)入機(jī)器使用過程中去觀察，掌握每個(gè)環(huán)節(jié)的具體步驟流程，不管是技術(shù)問題還是檔案的建立意義都會更加明白，對于各類檔案了如執(zhí)掌、資料做到“胸中有數(shù)”（2）要明確檔案管理在企業(yè)中所發(fā)揮的作用，在一個(gè)企業(yè)中，每個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)部門所負(fù)責(zé)的工作都是至關(guān)重要的，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開每個(gè)人才的付出和努力，認(rèn)真記錄登記每個(gè)人才的優(yōu)勢和缺點(diǎn)。讓每位人員都能在自己的崗位發(fā)揮出更為重要的優(yōu)勢，例如，一個(gè)產(chǎn)品的誕生是包含著很多人共同努力的結(jié)果，甚至好幾代的領(lǐng)導(dǎo)都為此付出了不懈努力，凝聚著每個(gè)人員的汗水，每個(gè)部門之間的配合等等，是每位人才共同努力的結(jié)果。這個(gè)過程中高效的檔案可以提供重要的資源信息、更加精準(zhǔn)的匹配人員分工，細(xì)化每個(gè)人員的工作內(nèi)容，提高工作效率，縮短工作時(shí)間周期。高效有條理的檔案管理是一種無形資產(chǎn)、整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都離不開高效的檔案管理。? [3]

5 檔案管理模式需要不斷地升級優(yōu)化

最初古老的檔案管理工作是一種非常被動的管理方式，現(xiàn)今社會的發(fā)展飛速，之前的模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在企業(yè)的需求。高效率的檔案管理才能跟上企業(yè)的發(fā)展、為企業(yè)助力，服務(wù)，不斷優(yōu)化企業(yè)的人員管理，實(shí)踐中找到最為合適的檔案管理模式。企業(yè)的推進(jìn)和發(fā)展需要高效的檔案管理體系。企業(yè)成長的全過程更加需要檔案管理人員的輔助分析，企業(yè)發(fā)展的越來越好，檔案管理工作也要跟上節(jié)奏，不斷的升級。對于檔案管理人員定期加以培訓(xùn)，強(qiáng)化專業(yè)能力，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，研發(fā)最適合其發(fā)展的智能模式系統(tǒng)并且不斷加以升級和分析，不斷的探討總結(jié)不足之處，加以改進(jìn)。聘用專業(yè)有能力的檔案管理人員是企業(yè)長久發(fā)展的基礎(chǔ)保障，根據(jù)檔案管理分析可以細(xì)化每一位員工的工作內(nèi)容，專業(yè)特長，讓其發(fā)揮優(yōu)勢，在自己最適合的崗位貢獻(xiàn)自己的一份力量，任何企業(yè)的發(fā)展都是需要每位員攜手并進(jìn)，共同努力的結(jié)果！

6 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)問題仍然是高校檔案工作面臨的最突出和緊迫的問題。當(dāng)前高校檔案管理工作存在的薄弱環(huán)節(jié)主要還是檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高，檔案專業(yè)化、技能型人才匱乏，隨著檔案信息化工作的深入推進(jìn)，矛盾將會越來越突顯。檔案管理人員同意需要業(yè)務(wù)能力等專業(yè)素養(yǎng)，目前企業(yè)都越來越重視檔案管理人員的聘用和團(tuán)隊(duì)建設(shè)。擁有一支專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和必要條件，對于檔案管理成員要定期培新，持證上崗，對他們也要定期考核，制定一套獎罰制度，從體制上搞好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。一個(gè)企業(yè)的基礎(chǔ)扎實(shí)可靠了，才能能穩(wěn)健的發(fā)展壯大，抓好檔案管理這一項(xiàng)至關(guān)重要。

泛微OA以電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性為原則，以O(shè)A系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以電子化流程為脈絡(luò)，同時(shí)與其他專業(yè)檔案管理系統(tǒng)集成，為組織提供一套規(guī)范儲存、高效查閱的“數(shù)字檔案館”。現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的飛速發(fā)展更適合這種智能模式的檔案管理系統(tǒng)，更加高效便捷和實(shí)用。

7 電子檔案采集

對于內(nèi)部電子文件，系統(tǒng)中包括所有收文、發(fā)文、簽報(bào)、會議紀(jì)要等流程內(nèi)容都可作為電子檔案數(shù)據(jù)來源，真實(shí)發(fā)生，快速采集。

通過新建檔案流程，填寫檔案有關(guān)的關(guān)鍵信息：檔案號、編號二維碼、盒號、頁數(shù)、年度、存儲介質(zhì)、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規(guī)范模板。

對于外部紙質(zhì)檔案，泛微可以與高拍儀、掃描儀等外部設(shè)備集成，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便檔案管理員錄入。

用戶通過使用高拍儀進(jìn)行檔案的拍照，填完檔案表單信息后，掃描或拍照的電子檔會自動存入附件欄。完成紙質(zhì)檔案迅速轉(zhuǎn)換電子件歸檔。

8 電子檔案編碼

8.1 自動編號

對檔案進(jìn)行編號更有利于文檔的歸檔和查找。泛微的OA系統(tǒng)可以根據(jù)客戶自己的編號規(guī)則在表單中為每份檔案自動生成編號。

泛微OA系統(tǒng)通過詳細(xì)登記檔案信息，包含檔案名稱、檔案編號、檔案有效期、檔案所屬部門、檔案所屬單位、檔案所屬類目、檔案所在檔案室列號、層號、盒碼、盒號、電子檔等信息。

管理員每次在錄入檔案內(nèi)容的時(shí)候，根據(jù)編號系統(tǒng)就能自動完成檔案歸類，過去需要耗時(shí)幾個(gè)禮拜進(jìn)行分類的材料，現(xiàn)在一個(gè)管理員幾天就能完成。需要什么檔案直接根據(jù)實(shí)體檔案編號，就能在系統(tǒng)搜索到對應(yīng)的電子檔案信息，縮短排查時(shí)間。

8.2 檔案信息“條碼化”

每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經(jīng)辦人、創(chuàng)建時(shí)間、檔案類型、編號、使用狀態(tài)等”。

無權(quán)限的檔案，可進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)申請，申請審批通過后，具有短期的查閱權(quán)限，授權(quán)期結(jié)束后，權(quán)限自動取消。

全程無紙化操作，更節(jié)省時(shí)間。

同時(shí)，為了保護(hù)檔案安全和隱私，電子檔案獲取時(shí)會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現(xiàn)信息泄露可進(jìn)行追究。

9 電子檔案移交和銷毀

對于到期檔案，泛微通過檔案報(bào)廢申請流程，審批歸檔后檔案狀態(tài)更改為檔案報(bào)廢狀態(tài)，銷毀的檔案不再參與借閱業(yè)務(wù)。

10 電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺帳。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導(dǎo)出明細(xì)，方便統(tǒng)計(jì)。

11 結(jié)束語

簡言之，檔案的管理工作是一項(xiàng)光榮而艱巨的任務(wù)，簡歷一個(gè)高效的檔案管理工作模式也是至關(guān)重要的。而且，在實(shí)踐檔案工作中我們應(yīng)該在不斷的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的弊端，并且加以完善，并且加以總結(jié)，吸取教訓(xùn)。從而找到最合適的處理解決方案。

參考文獻(xiàn)

[1]? 裴友泉.論檔案管理模式改革的創(chuàng)新[J].中國檔案，2008（09）.

[2] 張長水.試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（05）.

[3] 王玉武.淺談高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].才智，2011（12）.