事業單位文書檔案管理工作常見問題及對策

劉加雙

摘要：新時代事業單位要建立系統完善的管理體系，圍繞著文書檔案管理運轉中的問題完善管理制度，對管理設備進行不斷更新和完善，使文書檔案的各項內容有效優化，并配備高質量的專業管理人才和技術人員。本文主要分析事業單位文書檔案管理工作常見問題及對策。

關鍵詞：文書;檔案;管理;問題;對策

引言

文書檔案，亦稱“普通檔案”，是機關、團體、部隊、企事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”“政務檔案”“行政檔案”。文書檔案是一個團體、單位各項方針政策、黨政工作、內部管理、業務活動等的具體體現和及時備案，是上傳下達、溝通協調、開展工作的重要載體。

1、文書檔案規范化管理的意義

1.1促進事業單位快速發展

實現文書檔案管理規范化可以解決傳統文書檔案管理工作隨意性大、標準低、配合不足等現實問題，可以保證文書檔案信息的完整，理清事業單位行政工作的發展脈絡，記錄事業單位各項工作的基本進程。健全、完善、規范的文書檔案管理體系可以確保文書檔案實現有效分類，優化組合和科學編目，規范化的文書檔案管理方式還能夠進一步檢查問題和提高文檔的質量水平，間接反映行政工作的得失，發現日常工作中存在的疏漏，以及總結事業單位的發展變化。文書檔案管理工作得到切實有效地強化，可以進一步促進業務工作的快速發展，有助于為事業單位的各種決策提供詳實、準確、全面的數據信息支撐，從而達到推動事業高效率和低成本的運轉。

1.2加快提升行政工作效率

文書檔案規范化管理越來越依托信息化管理方式，基于現代化管理體系建立了規范性文書檔案的運轉機制實現了文檔的自動化存儲。首先，確保文書檔案的相關格式和內容能夠得到有效優化和規范，同時有針對性的優化運轉流程、檢索方式，系統化地編排文書檔案的相關內容，構建更行之有效的文檔歸檔體系。其次，文書檔案管理充分實現規范系統地整理，這樣可以從根本上有效推進文書檔案智能化的開發以及綜合性的利用，為實現大數據檢索與云存儲運轉提供了必要條件。

2、文書檔案管理工作中常見的問題

2.1檔案工作認識不深入

雖然文書檔案隨時隨地產生，內容涵蓋單位工作的方方面面，但一旦形成，很難經常查閱利用，且不產生任何經濟效益，所以許多人對文書檔案工作并沒有足夠的重視，僅僅簡單地認為，只需把這種文件資料整理好，需要的時候能提供參考就可以了。較之于文書檔案重要的歷史依據和憑證作用，這一觀念顯然是不夠深入的。而在現實工作中，文書檔案工作的管理部門一般是辦公室，辦公室龐大繁雜的工作內容決定了此項工作僅僅占據日常工作的冰山一角，平時疏于管理，只是在需要查閱文書檔案的時候才會關注此項工作。

2.2硬件設施不完備

文書檔案管理工作由辦公室負責，但辦公室場所有限，一般難以提供專門場所存放歷年文書檔案，即使有專門檔案室也是條件簡陋，遠遠達不到檔案存儲空間、防護條件等要求。文書檔案查閱利用不能提供專門的閱檔室，每年的文書檔案整理工作沒有專門的整理場所，這給檔案整理、保管、利用等一系列工作帶來了極大的不便。還有檔案柜、密集架等設備問題，仍存在不符合存檔要求，甚至滿足不了所需的情況。

2.3缺少必要的領導重視

當前，事業單位領導對文書檔案管理的重視不足，無法形成一個科學的文書檔案管理機制，相關部門也沒有高度關注文書檔案管理工作的重要性和必要性，在實際的操作過程中，缺乏信息的溝通和資源的共享，相關部門各自為政，無法實現協同作業，在這樣的情況下就會影響到文書檔案管理工作的正常有序開展。例如，部分領導在日常工作中沒能發揮公文的指導和組織作用，不能通過文件的形式記錄事業單位基層干部反饋的新問題、提出的新建議，無法以文件的形式記錄事業單位的各項行政工作。還有的事業單位領導不能在決策或重大項目的實施中調閱行政檔案，無法通過行政檔案為事業單位的機構改革提供強有力的支持。大部分事業單位還未能深刻的發揮文書檔案的積極作用，無法優化文書檔案的運轉體系，也未能調動文書檔案管理人員的積極性，更好地挖掘文書檔案潛在價值。

3、提高文書檔案管理水平的對策

3.1強化文書檔案工作認識

各級各類人員都應該看到，文書檔案的寶貴價值及文書檔案工作的重要意義，樹立文書檔案管理工作“功在當代，利在千秋”的意識。首先需要領導重視，這是做好檔案工作的前提，是檔案管理工作規范有序開展的保證，起著良好的激勵和督促作用。其次是要積極主動地做好檔案工作的宣傳，加大檔案普法宣傳及檔案專業知識教育，讓職工明白文書檔案管理工作的重要性，時刻緊繃檔案管理這根弦。如有需要，可以舉辦檔案知識培訓班、檔案技能競賽等，強化職工對檔案專業知識的了解與掌握。

3.2強化文書檔案管理意識

在信息化大背景下，文書檔案管理的改革必將要求相關工作人員轉變意識，認識樹立文書檔案管理意識的重要性，現在的醫院大多以救死扶傷為目標，缺少對文書檔案的認識，只有在遇到無法解決的問題才肯去翻閱文書，其實，于醫院而言，更需要把文書檔案管理信息化意識融入管理工作中，指導事業單位文書檔案管理工作的運行和流程，只有這樣才能夠讓文書檔案管理符合現代化時代的需求。同時，為了滿足文書檔案管理信息化的有效運轉，需要各單位投入一定的資金購買信息化設備和信息化資源，以此推動文書檔案管理信息化的發展，為醫院的行政部門減少不必要的人力，只有這樣，才能更好地救死扶傷，更好地為病人服務。

3.3積極創新文書檔案編研與開發利用技術，全面發揮信息優勢

立足信息時代，數字化檔案編研與開發利用發展迅速，檔案管理整體目標不斷提升。因此，對于事業單位的文書檔案編研與開發利用，需要充分發揮大數據與網絡技術的優勢，提升整體工作效率。具體講，以事業單位工作實踐為基礎，對傳統檔案編研與開發利用模式進行轉變，促使工作向著多元化、多載體化以及多層次化的方向發展，加速檔案信息化模式的構建。依托計算機技術，能夠開展現代化編研，維護檔案信息開發利用的即時性，降低檔案編研與開發利用之間的時間差，增強整個工作的實效性。除此之外，需要合理加大資源投入，重視檔案編研與開發利用方法的創新，提高檔案編研后的價值性，為檔案利用提供更多優質服務。

3.4提高案卷質量

案卷質量是辦公室文書檔案規范化管理的關鍵和核心因素。實踐表明，辦公室文書檔案資料收集是否完整、立卷方法是否科學、案卷裝訂是否規范等等，都會直接影響辦公室檔案規范化水平。為此，應嚴格把握文件立卷歸檔時效性，在辦公室完成階段性工作后，方可對其進行立卷或歸檔，而尚未辦結的事項則不得進行立卷或歸檔，否則會平添后期文書檔案管理次序。應嚴格把握文書檔案立卷重點。在堅持“以我為主”立卷歸檔原則基礎上，維護辦公室文書檔案卷宗完整性，防止因收集不及時或不規范，導致文書檔案散失。此外，要規范做好文書檔案立卷工作，確保“同一問題”立卷完整性。最后，是要做好辦公室文書檔案裝訂，如采用“三孔一線”裝訂法，左側裝訂等等。

3.5轉變各級人員對文書檔案管理工作的認知

的文書檔案管理中涉及到的文書檔案，不僅是組織內部、各部門間往來的文書，還包含組織與外部往來的文書。因此，文書檔案管理需要更加嚴謹的工作方式。目前，大部分管理人員對文書檔案的管理工作不夠重視，尚未意識到文書檔案對發展的重要保障作用，導致現階段文書檔案管理在流程上存在較多不足。要改變這一現狀，需要從投入力度、共同參與等方面進行創新。首先，大數據時代的到來對文書檔案管理工作提出了新的要求，傳統的手寫記錄不僅耗費人力，還存在較高的錯誤率。因此，相關部門應認識到文書檔案管理設施的重要性，改善管理設備，給檔案管理人員提供一個良好的管理環境，優化文書檔案的存儲環境，從而延長文書檔案存放的時間。其次，相關部門的領導要積極參與到文書檔案管理工作中去，對文書檔案產生新的認知，在共同參與的過程中找到文書檔案管理存在的不足，并及時進行優化。最后，文書檔案來自的各個部門，因此，部門間的良好溝通與協作也是保證文書檔案管理工作有序推進的重要方式。

結束語

各單位工作者必須從全新的角度去思考檔案管理與之相結合的方式方法及理論邏輯，構建在信息化時代中檔案管理與服務的系統框架，以充分利用新技術來推動檔案管理的發展。只有如此，才能更加準確、高效地開展工作，促進事業單位文書檔案管理的發展。

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（五蓮縣街頭鎮便民服務中心?山東?日照?262308）