現代化管理中的辦公自動化技術研究

周麗娟

【摘 要】基于社會的進步與我國經濟的進一步發展，健康逐漸得到人們的重視，同樣醫院出于自身發展，也逐漸提高其管理現代化水平。作為具有突破性、創新性管理方法之一的辦公自動化技術，將其有效應用于醫院管理工作及其后勤管理，以此形成現代化的工作機制，在一定程度上有助于提高醫院服務質量及經濟效益。文章將著眼于辦公自動化技術，簡要分析其在現代化管理中的相關應用。

【關鍵詞】辦公自動化;現代化管理;應用分析

【中圖分類號】TP317.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）01-0218-03

無論是科技進步還是時代發展，均要求國家醫療衛生機構做到管理制度的科學化、精進化，面對新的發展形勢，醫療衛生機構所面臨的挑戰也更大。基于此，醫院管理人員需要強化醫院內部控制及管理工作，積極汲取現代管理經驗，科學制定醫院后勤管理方案及制度，促進提升行業的管理意識與質量。

1 辦公自動化技術綜述

1.1 內涵分析

從字面上來看，辦公自動化是降低或徹底消除人工操作，借助信息技術、計算機技術處理辦公過程的具體事務。但受當前科技整體水平的限制，辦公與人員控制完全分離是難以實現的，因此當前關于辦公自動化廣泛認可的定義如下：將先進的信息處理技術、計算機技術引入辦公系統，各類業務主要通過計算機與有關先進設備加以高效處理;與此同時，該操作環節依舊以人為主導，在計算機系統中輸入工作人員處理的各項問題及工作模式，在業務方面實現辦公自動化。通過對辦公自動化基本內涵分析可知，人員是重要主體，計算機是具體操作工具，換言之則是在信息處理系統中轉存我們的大腦思維，通過先進的信息處理技術快捷處理辦公業務[1]。與以往辦公方式相比，辦公自動化技術更具科學性及實效性，而且因為需要引入一定的新興設備與科技，可以進一步優化調整企業內部管理體系與機制。辦公文件是辦公自動化的主要處理對象，具體種類有文件編程、設計與存檔等，上述有關過程依托于高效應用信息處理技術能得到最大限度地簡化。

1.2 應用優勢

在醫院管理中運用辦公自動化技術具有以下優勢：{1}依據運作具體情況調整相關工作流程，因此具有一定的靈活性。{2}具有強大的自定義工具，有助于企業管理電子化的實現。{3}可以建立具有強大的員工信息管理平臺，例如行政人員在關于日常安排、辦事指南與通訊名錄等一系列工作中打造便利通道[2]。{4}醫院內部構建電子化通信平臺，而且這一平臺具備方便、快捷、經濟等優勢。{5}可實現醫院內部信息的及時動態化收集、反饋與指導，進一步強化部門之間的密切合作。{6}實現醫院情報及資料的有效管理。{7}醫院建立起內部資源管理平臺，能提高資源利用效率。{8}加強醫院文化建設，有助于提高凝聚力。{9}醫院內部文書與辦公設置有效管理。{10}可在醫院內部構建檔案數字化管理平臺，進而為醫院人事檔案管理提供便利。

1.3 具體技術

辦公實現自動化可以在提升工作人員效率的同時提高辦公質量，進而有效應用多方面信息切實提升企業效益、效率。20世紀中后期是辦公自動化發展的伊始，其一出現就得到人們的廣泛關注，基于不斷發展的科學技術及進一步發展的內涵，使得辦公自動化越來越與社會發展需求相符合。以下對其中的典型技術進行簡述。

1.3.1 數據庫技術

辦公自動化系統能集中體現管理機構的綜合職能，其涉及財務事務、辦公室事務、行政管理、貿易事務、人資管理、管理培訓、管理計劃項目等方面，但上述主要管理領域均需要數據庫這一核心計算機技術作為支撐。基于處理事務需求的發展，數據庫隨之迅速發展，由原來的文件型發展到關系型、多媒體型。可以說在辦公自動化技術中，數據庫是其進行數據處理的“交通樞紐”，也有人將數據庫稱為辦公自動化技術處理數據的“心臟”[3]。

1.3.2 多媒體技術

文獻和書籍中常見的信息類型為文本信息。當前實現辦公自動化，主要是通過計算機直接將文本信息傳輸給使用人員，這樣能降低以往辦公模式在中間環節因為打印文本而造成的紙張浪費。即使文字本身具備的特征對信息化編碼不利，可是辦公人員能夠依據需要對文本加以有效加工與處理，如目前所應用的文本處理軟件Word等，其自身功能就很強大，工作人員只要扎實掌握其有關操作技術就能實現對其加工與處理。例如文字的字體與大小、段落格式、字體間距、制作表格等，僅需辦公人員熟練運用操作技巧，則能夠實現文本操作，從而節約辦公時間，因此在辦公自動化中多媒體技術的應用最為常見。

2 醫院管理實現辦公自動化的重要性分析

2.1 為工作計劃與決策提供必要根據

針對醫院日常活動而言，無論是各科室部門自身發展規劃、采購大型醫療設備，還是醫院發展整體方向、設計薪酬體系等，辦公自動化均為管理工作提供巨大便利。若想讓醫院管理計劃和決策與實際發展要求和現代管理理念相符，管理者一定要通過有效精準的信息為管理計劃與決策提供依據。管理人員需要在多樣、海量的信息中去偽存真，選出與醫院管理最相符的有用信息，進而精準判斷決策與計劃。由此可見，醫院管理實現辦公自動化為工作計劃與決策提供必要依據，讓信息化管理更為科學、實際，以此助推醫院更好地發展。

2.2 為醫院整體管理發展奠定基礎

站在醫院整體管理視角分析，醫院內部不管是關于各項信息在各主體之間的傳遞，例如醫護、醫患及管理者間，還是關于人資管理、財務分析系統、控制及管理醫療消耗材料、完善健康檔案等方面，均需要具有強大信息能力的辦公自動化技術予以支持[1]。與此同時，醫院管理離不開信息資源的強有力支持，可是信息不僅更新快、來源廣，而且具有廣泛的傳播途徑，因為采集與歸類信息是醫院實現高度信息化發展的核心基礎，其在醫院現代化管理中占據重要地位，一切經營管理在不同程度上都需要辦公自動化技術的支持。

3 辦公自動化技術在現代化醫院管理中的具體應用

辦公自動化技術為管理現代化的實現提供重要手段，也為管理者決策提供全面、詳細的數據資料，讓管理方法從定性發展轉向定量發展。與此同時，綜合應用辦公自動化多項技術，還能為集權管理轉向分權管理創造條件。基于辦公自動化的應用及推廣，我國已逐步形成一支具備較高專業水平的專家團隊。與此同時，進一步得到推廣與廣泛應用的辦公自動化系統，會引導我國逐漸形成具備中國時代特征的企業經營管理布局。對此，本文簡要分析辦公自動化技術在醫院有關管理領域的應用。

3.1 人力資源管理

對于醫院后勤部門而言，人力資源管理信息化的主要內容是建立全體工作人員信息綜合管理系統，其中包含工作人員的個人信息、工作崗位、專業職稱、資歷等信息模塊，在此基礎進上分析人才數據，實現有關人才需求與培養的深度整合，從而為醫院建立科學的人才培養及管理機制，科學制定管理培養政策與方向，為醫院招聘工作、培訓工作、解聘工資等提供數據依據。除此之外，通過辦公自動化技術打造人力資源信息管理平臺還有助于完善績效考核、薪資、晉升標準等相關管理機制和制度。關于合同中的外聘人員與臨時工，能借此建立完整的信息管理系統，由此申報、錄入、核準臨時工與外聘人員的信息并加以嚴格管理。

3.2 檔案信息管理

醫院后勤檔案具體管理內容相對復雜。基于廣義視角分析，后勤檔案管理分為醫院建設檔案與醫院常規工作檔案兩類。通過辦公自動化技術建立后勤檔案管理平臺，有利于醫院后勤人員完善與整合各類檔案信息，為檔案查詢提供便利。關于建設檔案具體包含建設醫院所涉及的工程規劃、建設許可證明、建設平面圖、竣工驗收證明等各項檔案信息，從而在法律層面為醫院切實權益提供保障，此外可以為建筑維修提供文件與資料，確保有關工作的安全性與合規性，進而為醫院日常工作正常開展提供保障。常規檔案主要包含暖氣、水電與食堂、物業管理等信息。實現檔案信息化管理可確保上述工作更加及時、標準與合理，以此為醫院的日常運行提供必要服務支持，實現醫院配套設備的完整性，進而提高服務質量。

3.3 醫院網絡平臺管理

醫院信息科室應與信用良好的網絡公司展開合作，在醫院網頁上及時更新醫院相關內容，需在網頁上及時更新與管理醫院簡介、衛生常識、醫生介紹及部分醫院、衛生、醫療等方面的信息。通過注冊賬號，用戶能在醫院論壇中針對醫院建設提出個人意見與建議、評價醫院服務態度等，有關人員會盡快逐一解答問題。醫院網頁還會提供各科室醫生的在線免費咨詢服務，患者可通過網絡實現在線咨詢，隨時和醫生展開通話交流，這在一定程度上為人們提供更直接、更有效的指導，有助于醫患之間進行良好溝通[2]。關于醫院局域網，可以發布有關會議通知、職稱評定、人事招聘及改革等方面的具體信息，一方面有助于醫院職工充分掌握醫院發展實際情況，另一方面能真正實現無紙化辦公，在降低辦公費用投入的同時減少傳輸紙張數量，切實提高后勤工作效率，節約辦公資源。

3.4 后勤物資管理

對于后勤物資而言，實現管理信息化主要體現在以下工作內容：采購日常醫院消耗物與流轉資料、管理資源入庫登記、管理出庫確認、儲存物資等，并實現全方位的監督及管理。依托辦公自動化建立起的物資管理平臺重點針對物資有關管理人員具體采購需求、物資采購人員的實際采購情況，以及存管人員關于入庫物資情況、整合與分析系統本身的實際數據，準確且快速形成有關信息數據，而且能提出相應的應急處理辦法并加以快速響應，從而實現后勤物資管理工作的規范化與標準化和物資采購的高效化與科學化，提升醫院后勤整體物資管理效率、質量與信息化水平。與此同時，通過辦公自動化技術代替以往所需的大量人工，在一定程度上減少物資管理所需的人工成本投入[3]。醫院后勤物資管理應關注資金、物資采購信息、入庫信息、存儲管理及調用等有關環節之間的密切協調、相互配合，實現管理一體化。針對出庫工作需及時錄入與整合物資調用單據，保證物資的每一次使用均有據可依。

4 結語

本文針對辦公自動化展開綜述，探明其內涵、應用的必要性及其相關技術，并在此基礎上分析了該項技術在醫院管理領域的應用。由此可見，醫院管理工作中科學引入辦公自動化技術，有助于打造現代化、數字化醫院，提高醫院信息化水平，切實增強醫院管理人員的信息決策及管理能力，為文件管理實現標準化、網絡化、制度化與規范化提供保障。

參 考 文 獻

[1]趙艷陽.醫院內部辦公自動化系統建設[J].中國醫藥導報，2006（3）：118-119.

[2]侯真.醫院辦公自動化信息處理的計算機軟件應用[J].信息與電腦（理論版），2012（10）：165-166.

[3]胡斌.醫院辦公室辦公自動化技術的應用研究[J].信息系統工程，2016（8）：61.