做好大數據背景下檔案管理工作研究

李曉東

摘? 要：大數據浪潮，風起云涌。在這一背景下，作為檔案管理工作，也要就盡快融入其中。運用大數據，可以讓檔案管理工作更加精確、簡化、細致、深入，不僅可以降低人工成本，而且能夠極大地提高工作效率，提高信息化管理工作質量。有必要作進一步的研究和實踐。

關鍵詞：大數據;檔案管理

何謂檔案？檔案，就是指“人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄”。原始記錄性是它的本質屬性。隨著時代進步，信息技術逐漸代替人工，但不可否認的是，不少單位的檔案管理仍然是以人工管理的形式存在。人工管理的形式，不可避免地會出現各種細節失誤，無法有效保障檔案的精確和安全。因此，要想提高檔案管理工作的效率和質量，必須適應大數據背景，將信息技術與檔案管理與有機結合，運用信息技術來解決檔案管理工作中可能遇到的各種問題，實現工作新突破。

一、為什么要做好大數據背景下檔案管理工作研究

（一）這是解決當前檔案管理存在問題的需要

具體存在哪些問題主要體現在以下幾個方面呢？一是重視程度有待進一步提升。隨著時代發展，傳統檔案管理標準已經無法適應當前發展需求，必須以發展的眼光高度重視檔案管理工作，更新理念，強化培訓，創新方法，采取行之有效的方式解決潛在問題，滿足人們對于更加精確、完善的檔案資料的需求。二是制度體系有待進一步完善。當前檔案管理的規章制度還不夠完善，存在檔案不全面、質量不高等問題，相關的制度并沒有發揮真實的作用，無法更好地滿足當前經濟社會發展需求。檔案管理信息化進程與經濟社會發展水平不契合，沒有形成完整的系統。檔案管理信息化系統發展尚不成熟，檔案管理資料的作用只是提供服務咨詢和材料證明的作用，在實際的使用和服務上都缺乏創新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發與挖掘的深度。三是標準規范有待進一步提高。當前檔案管理部門大都知道將信息化技術應用于檔案管理，但是如何具體運用卻缺乏一個具體的標準和規范。這就直接導致檔案管理信息化進程緩慢乃至停滯。只有標準化、規范化的改革操作，才能使信息化技術更好地應用于檔案管理工作，發揮其最大效用。總體而言，當前檔案管理標準化、規范化水平太低，信息化運用不規范、不健全。四是人才質量有待進一步增強。不可否認的是，當前檔案管理信息化工作存在較大的人才缺口，當下的檔案管理人員缺乏大數據背景下所必須的專業素養。特別是高等院校，對于檔案管理人才的培養沒有給予足夠的重視，開設相關專業的課程很少，導致輸出的檔案管理人才也非常少，無法充分滿足信息化檔案管理工作的需求。

（二）這是檔案信息化管理的先天優勢所決定的

其具體主要表現在以下幾方面：一是可以極大地提高辦公效率。運用信息化，可以極大地緩解人工壓力，減少失誤，提高效率，提高質量。二是可以提高資源共享度。極大地縮短檔案查找時間，最大限度地實現資源共享。三是可以最大限度地提高傳遞速度和傳遞的安全性。運用信息化檔案傳輸通道，可以實現查找、傳輸、接受同步，避免了傳統郵政系統傳遞的少慢差費以及丟失等事故，提高了效率和安全性。但是，信息化建設也存在數據的差異性、較大的分散性、管理的延后性等問題，在具體應用過程中，要及時做好數據的更新和完善，避免形成“技術依賴癥”。

二、如何更新理念實現檔案管理信息化、數據化

（一）健全檔案管理規范體系

檔案工作是以部門的工作重心和關注熱點為中心來組織和提供信息的。要在信息化時代使用信息技術做好檔案管理工作，就必須著眼長遠，健全檔案規范體系，統一管理工作各項標準，實施穩步的規劃并加以落實，在實際工作運行過程中，打造出一套完善的電子檔案管理辦法。

（二）筑牢檔案管理技術支撐

要做好檔案管理信息化工作，必須有先進的技術做支撐。要在充分調研的基礎上，有針對性地開發相應的APP，確保產生出的電子文件安全、精確、有效，滿足人民群眾對于檔案管理的需求;要將檔案管理軟件與自動化的辦公系統緊密融合，減輕工作人員壓力負擔，有效提高管理工作效率。同時，人力因素也是信息技術高效、安全運行的重要因素，必須做好業務培訓，使檔案管理人員不斷向專業化邁進。

（三）更新檔案管理基礎設施

當今社會已經是網絡化、信息化、數據化的時代，要想不斷提升檔案管理工作質量，必須配備相對完善的檔案管理標準化、系統化、規范化、通用化的軟件和硬件。在做好軟硬件設施配備和更新的同時，還要進一步加強對相關檔案管理人員的培訓，使其熟練操作相關設備，既能熟練地導入，還能保證數據的完整、精確和安全。同時，要運用各類軟硬件的過程中，要著眼形勢發展好和實際需求，做好必要的更新、升級，確保所用軟件的靈活性、通用性、連續性的特點，確保安全，避免失誤。

當前經濟社會發展日新月異，電子政務發展的速度更是出人意料。總之，在大數據背景下，信息技術的飛速發展為檔案管理工作提供了多元化的途徑，檔案信息化資源呈高速發展的態勢。在基礎檔案管理具體工作中，運用信息技術的手段可以有效提高工作效率，給服務對象提供更加精確、高效、系統、全面的服務，發過來也對信息技術的發展機遇了重要動力。作為檔案管理部門，必須充分運用信息技術為檔案管理的高效、安全運用提供技術加持。

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