事業單位檔案管理創新模式淺析

趙宏坤

摘 要：創新是事業進步的靈魂，而檔案是寶貴的信息資源，在知識經濟時代，檔案管理自然需要加強建設和推進。我國事業單位檔案管理工作需要不斷創新，不斷完善，摒棄過去的傳統檔案管理方式，只有這樣，才能實現檔案的科學管理和利用。本文主要針對事業單位檔案管理創新模式進行分析和討論。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新;現狀

一、事業單位檔案管理現狀

1、信息開發投入不足

事業單位檔案主要可以分為兩種，一種是單位內部管理過程中產生的大量檔案，如會議記錄、財務資料、基建計劃、人事管理等管理活動形成的檔案;另一種則是在業務執行過程中形成的業務檔案。而這兩類檔案應用的對象和范圍存在著根本的不同，其業務檔案大多是公共服務過程中形成的，其信息資料就具有了社會性，在很多領域還具有了權威性，具有很大的應用價值，還往往需要保密和加強管制。面向社會的這些檔案資料與內部管理檔案存在著較大的不同，而當前的檔案管理模式主要是出于內部管理的需要設立的，或者是由傳統的行政管理模式沿襲下來的，在社會服務功能上存在著制度上的缺陷。這種缺陷在幾個方向上突顯出來，一是設置了過多的應用限制，很多調用的手續和條件在當前來看只不過無謂地增加使用者的不便，而沒有任何實質的意義;二是在信息保護方面的工作又很不夠，尤其涉及到大量的事關公共安全和個人隱私的檔案信息，沒有完善的法規和制度來對信息進行處理和保護性開發;三是對事業單位檔案作為數據資源的價值沒有正確的認識，未進行更進一步的數據處理和信息開發。

2、檔案管理制度不健全

在事業單位成立之時，就已經建立了檔案管理制度。而面對新的環境、新的形勢，事業單位的經營與發展也出現了巨大變化。若是事業單位仍然采用傳統檔案管理制度，顯而易見是難以滿足新需要的，甚至會引發檔案管理工作大混亂。在進行檔案管理時，傳統檔案管理制度明確了相應部門與具體責任人，也建立了規范的工作流程，此時優化與調整事業單位現有結構，必然會適當地增減有關部門，若是還采用傳統檔案管理制度，那么執行效果不容樂觀。與此同時，責任不能有效落實到個人，也容易使事業單位人員鉆空子，當落實檔案管理工作時就會手忙腳亂，嚴重時還會出錯，事倍功半。同時，對于檔案管理工作的監督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。很多事業單位檔案甚至出現了泄露、販賣等等現象，有損單位形象。

二、事業單位檔案管理創新模式研究

1、實行分類管理與開發

事業單位檔案十分繁瑣，很多檔案信息涉及群眾的切身利益，只有做好檔案細化、分類、管理、更改工作，才能夠為檔案的利用和管理打下堅實的基礎。

首先，應當把內部管理檔案和業務檔案進行分類管理。內部管理主要是滿足管理需要，其管理制度由單位依據國家相關法律法規制訂執行，也可以在傳統的管理制度上加以改進。而業務檔案的管理則要強化其社會服務功能，在管理模式上進行大膽創新，其主旨是消除一切不合理的應用限制和條款。

其次，對業務檔案進行進一步開發應用。事業單位的業務檔案作為一種社會服務的信息數據匯總，蘊藏著豐富的社會價值和經濟利益潛力，但這些數據需要我們做出進一步的開發和處理。信息資源的開發的第一步基礎工作有賴于整個數據庫的統一管理，由于數據庫的統一管理未實現，數據匯總中就存在大量的重復和冗余，這樣的數據資源質量是很差的，需要我們作進一步的處置;另一方面，事業單位檔案信息大部分具有社會公共安全和個人隱私保護的問題。我們要對這些信息資源進行開發利用，就要進行數據的脫敏處理，把相關社會公共安全和個人隱私的部分保護和隔離開來。

2、針對檔案管理中的思維方式和思路創新

在當前的事業單位發展過程中，檔案管理工作尤為重要，要運用創新思維不斷提高檔案管理工作質量和效率，要提高檔案管理人員的工作能力，保證檔案管理工作的實效性，要真正在事業單位內部發揮出檔案管理的實際價值，加強交流，重視交流，在交流中轉變思維，從而培養優秀的專業人才，保證檔案管理工作有效開展，從實際入手，促進事業單位檔案管理智能化發展，要學會構建完善的檔案管理體系，善于借用網絡，加強對于檔案管理的信息化建設，運用科學的方法進行檔案管理資源的錄入、存儲以及利用，要做好檔案信息交流工作，運用信息技術實現檔案管理的信息互通，便于工作人員開展工作，同時要派遣相關的檔案管理人員外出學習，掌握先進的檔案管理技術，確保整個事業單位內部檔案服務水平和意識不斷提高。

3、加強事業單位檔案保密工作

首先，檔案的庫房管理是檔案保密的重點，從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定興建，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本事業單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的 保護，產生法律效力的時限。

4、提升檔案管理工作人員的素質

伴著檔案管理的持續推進，各樣科技技能逐漸廣泛應用，這就需要檔案管理部門重視有才能人員的培育，提升檔案管理的科學化水平。首先，有關部門可以依照檔案管理工作的特征，定期展開必要的培訓工作，對管理職員做出有目的性的培訓，不斷提升檔案管理職員的責任感，并改善檔案管理職員的有關工作才能，把檔案管理工作和科學技術相結合，并使用科學技術來改進檔案管理。其次，事業單位務必增大有才能人員引進體制，搞好整頓檔案管理體制，經過人才引入提升檔案管理職員的整體素養，有關工作部門增大資金投入，注重檔案管理的關鍵性，提升檔案管理職員的學習思想，不斷增強才能，提升檔案管理水平，運用多種管理方式，實現檔案管理工作符合中國經濟發展和社會發展水平，實現中國檔案管理創新。

結束語

基于信息時代背景下，我國事業單位檔案管理工作迎來了新的發展機遇，但是也承受著更為嚴峻的挑戰。為此，事業單位要果斷出擊、勇往直前，順應時代發展變化與要求，根據事業單位檔案管理現狀，從多方面探索創新，從而切實提高檔案管理效率與成果，促進事業單位的可持續發展。

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（慶安縣農村合作經濟經營服務站? ?黑龍江? 綏化? 152400）