科技館檔案管理工作數(shù)字化的思考與實踐研究

高波　王洋

摘 要：科技館檔案為科研生產(chǎn)活動提供重要參考，在社會發(fā)展過程中扮演著重要的角色。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術快速發(fā)展的條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會對檔案管理的需求，科技館檔案進行數(shù)字化與信息化轉變必不可少。因此，開展科技館檔案管理工作的數(shù)字化與信息化變革的研究具有重要的實踐意義。本文首先說明科技館檔案的主要特征，然后分析科技館檔案數(shù)字化的意義與作用、科技檔案館數(shù)字化建設中存在的問題，最后提出科技館檔案管理工作數(shù)字化建設的策略，希望可以為促進科技館檔案管理工作的發(fā)展提供助力。

關鍵詞：數(shù)字化建設;檔案管理;科技館;互聯(lián)網(wǎng)

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展推動諸多領域與產(chǎn)業(yè)的變革，科技館檔案管理目前正處于數(shù)字化管理轉型的關鍵時期。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展與在科技館檔案建設中的應用，科學技術以及電子設備硬件逐漸替代人工管理模式成為科技館檔案管理中的中堅力量。雖然科技館檔案數(shù)字化管理中人力投入較物力投入少，但科技館檔案管理人員在科技館檔案管理工作中仍承擔著重要的責任。要注意的是在進行科技館檔案數(shù)字化管理建設過程中還要進行管理模式等的轉變，保證模式與技術相協(xié)調，真正意義上實現(xiàn)科技館檔案的數(shù)字化管理。

1 科技館檔案的主要特征

1.1 專業(yè)性

專業(yè)性是科技館檔案區(qū)別于其它檔案的主要特征。科技館檔案在內容與領域方面具有明確的定義：科研館檔案是科研、生產(chǎn)活動的真實記錄，所形成的檔案特定于專業(yè)的技術領域，是相應的專業(yè)技術活動產(chǎn)物。要保持科技館檔案的專業(yè)性對科技館檔案管理工作具有較高的要求。首先，科技館檔案在收集、整理以及歸檔等方面的工作人員要充分了解相應的科學技術，從而保證對檔案的整理與歸檔符合檔案的分析與劃分需求;其次，可視化、大數(shù)據(jù)、云計算等方面的工作人員要充分掌握相關領域的知識與技能，為科技館檔案的數(shù)字化管理提供保障。

1.2 成套性

科技館檔案是科研單位或企業(yè)科研生產(chǎn)活動的記錄，是一個項目、一個課題或一個產(chǎn)品開展的整個過程的記錄，因此具有成套性的特點。成套性對科技館檔案的管理具有重要作用，一方面科技館檔案的成套性保證了檔案信息的完整性與獨立性，十分便于檔案的分析與保管;另一方面科技館檔案的成套性為檔案信息的查閱提供了便利，其詳細地記錄了時間、環(huán)境條件，還有相應條件下科研活動的進展，為后續(xù)科研活動的開展提供重要的參考價值。

1.3 多樣性

由于科技館檔案可以包含所有的科研生產(chǎn)活動檔案，因此科技館檔案的類型與種類繁多，科技館檔案具有多樣性的特點。科技館檔案的多樣性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是科技館檔案所涵蓋的領域較廣，并且一個領域還包含多種科研檔案的開發(fā)和利用，科技館檔案在檔案類型上具有多樣性;另一方面，科技館檔案的存儲與表現(xiàn)形式多樣，即使同一類型的科技館檔案受單位需求的影響也可能具有不同的存儲與表現(xiàn)形式。隨著數(shù)字化技術的發(fā)展，由于科技館檔案多樣性造成的科技館檔案管理難題已經(jīng)得到了良好的解決，為科技館檔案的管理提供了諸多便利。

1.4 實用性

科技館檔案的實用性是引導科技館檔案管理工作方向的重要方面，也是決定科技館檔案資源開發(fā)和利用程度的主要依據(jù)。科技館檔案有著較長的生命周期，其科研價值可以持續(xù)很長的時期，始終具有較高的利用價值，許多的企業(yè)以及科研部門以科技館檔案為支撐開展后續(xù)的科研任務與生產(chǎn)活動。科技館檔案的數(shù)字化管理充分應用大數(shù)據(jù)等先進的科學技術，為科技館檔案信息的充分利用提供了更多支撐，進一步發(fā)揮了科技館檔案在科研生產(chǎn)活動中的積極作用。

2 科技館檔案數(shù)字化的意義與作用

科技館檔案的數(shù)字化管理可以突破傳統(tǒng)管理模式，通過將數(shù)字化技術的應用以及檔案信息管理系統(tǒng)的建立，對科技館檔案信息進行充分的開發(fā)與利用，并且實現(xiàn)部分科技館檔案信息的內容共享，促進科技社會的整體進步與發(fā)展。同時，科技館檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化建設后，借閱可以直接利用手機、電腦等客戶端登記，打破了空間的限制;在查閱時，也可以利用搜索引擎等，快速定位所需要查閱的內容區(qū)域;數(shù)字化管理還能夠實現(xiàn)對視頻、音頻等的管理，豐富了查閱內容，為客戶利用科技館檔案信息提供方便，有效提升了科技館檔案管理的服務水平。

3 科技館檔案管理工作數(shù)字化建設策略

3.1 加強檔案管理中信息技術的應用

針對科技館檔案管理的工作內容與工作特性，適當?shù)貞眯畔⒓夹g，例如考慮到科技館檔案中含有科研項目全過程的內容記錄，是影響科技發(fā)展的重要因素，要積極引進計算機安全技術，保證檔案的真實可靠性與保密性。例如設置嚴格訪問數(shù)字化檔案訪問身份驗證與權限設置，針對容易出現(xiàn)被修改與容易丟失的檔案文件采用軟硬件相結合的方式進行進一步的加密設置，對更為重要的檔案要采用物理隔離的手段，防止網(wǎng)絡安全對其造成威脅。

3.2 創(chuàng)新科技館檔案數(shù)字化服務

互聯(lián)網(wǎng)時代，科技館檔案信息資源的開發(fā)和利用渠道顯著增多，例如計算機、通信技術以及多媒體技術等都可以影響科技段檔案信息資源的開發(fā)和利用，改變科技館檔案的服務模式。服務水平已經(jīng)成為評價一個行業(yè)發(fā)展水平的重要方面，科技館檔案數(shù)字化服務的創(chuàng)新是保證科技館檔案管理水平提升的重要方面。科技館檔案數(shù)字化服務主要可以通過兩方面進行創(chuàng)新，一方面是利用通信技術完善網(wǎng)絡咨詢服務，另一方面是利用大數(shù)據(jù)技術為用戶提供個性化服務。

3.3 加大檔案管理數(shù)字化人才培訓

如今檔案管理數(shù)字化進程中數(shù)字化人才的培訓是關鍵，一方面要增強檔案管理人員的知識培訓，主要包括計算機網(wǎng)路、信息安全技術等方面的培訓;另一方面也要進行操作與服務培訓，主要包括使用大數(shù)據(jù)應用、信息處理技術等方面的培訓。培訓方式要充分結合請進來與走出去，例如，邀請專業(yè)老師進行技能培訓、邀請知名專家進行演講，派工作人員參加行業(yè)會議或出國交流等。

科技館檔案管理一定要重視數(shù)字化的建設，培養(yǎng)工作人員的數(shù)字化管理意識，加強對科技館檔案數(shù)字化管理的宣傳，積極應用先進的數(shù)字化技術，制定與完善數(shù)字化管理制度，進行數(shù)字化人才培訓，建立可靠的信息保障體系等，從科技館檔案管理的各個方面推進科技館檔案管理工作的數(shù)字化進程。

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作者簡介：高波，女，大專學歷，梨樹縣科技館副研究館員，從事檔案管理工作。王洋，大專，梨樹縣檔案館館員，研究方向是檔案管理、服務提供利用等項。