新進館檔案潛在安全風險因素分析及防控

文·孫允明 竇梅

在影響實體檔案安全的風險因素中，檔案保管環節起著非常關鍵性的作用。接收進館檔案是各級綜合檔案館館藏檔案的主要來源，但由于新進館檔案受進館單位檔案館庫建設、檔案裝具、庫房環境條件及有害微生物防治等方面的影響，給檔案安全帶來潛在安全風險。根據《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25-2010）要求，“接收檔案用房可由接收室、除塵室、消毒室等組成?！薄稒n案蟲霉防治一般規則》（DA/T 35-2017）要求，“新接收進館檔案，在檔案入庫前應進行消毒。”“要建立健全新進館檔案消毒制度。新進館檔案經仔細檢查后，區別不同情況，采取物理或化學殺蟲、滅菌的方法進行消毒?！币虼耍瑢π逻M館檔案采取科學有效阻斷式的除塵、消毒滅菌、殺蟲技術處理，把影響館藏檔案安全的潛在風險因素阻斷在檔案入庫之前，對確保館藏檔案安全保管和利用具有重要的現實意義。本文以山東省檔案館進館檔案消毒滅菌技術應用實踐為例，通過對新進館檔案有害微生物檢測和進館單位檔案保管環境現狀調研分析，提出了新進館檔案潛在安全風險控制措施，為確保館藏檔案安全保管提供了有益借鑒。

一、新進館檔案有害微生物檢測

山東省檔案館2016年至2020年共接收進館120多個單位近60萬余卷（件）檔案。為防止有害微生物隨新進館檔案進入庫房，山東省檔案館對新進館檔案開展有害微生物檢測實驗，利用恒溫恒濕培養箱、高壓滅菌鍋、電子顯微鏡、冰箱及有害微生物檢測儀器等設施設備，對進館檔案的卷盒、卷皮、文件表面進行取樣，恒溫恒濕培養箱培養，觀察檔案是否攜帶有害微生物，了解進館單位檔案保存現狀。同時，通過對比進館檔案滅菌前后霉菌菌落的數量，判定滅菌效果，以便制定科學治理方案，防止有害微生物的擴大與蔓延。

本研究抽樣選取某全宗文書檔案的卷盒表面、卷皮表面和文件頁面部位，采用沙氏瓊脂培養基（SDA）直接接觸法，分別于臭氧消毒滅菌前后取樣培養，觀察滅菌效果，分析真菌種類。

檢測發現：在臭氧消毒滅菌前，有7個樣品發現真菌菌落（表1）。A1、B1、C1卷盒表面分別有28、22、10個，A2、B2、C2位卷皮表面分別有24、5、2個，A3為文件頁面僅有1個，真菌主要為根霉和毛霉。根霉在37℃～40℃生長很快，毛霉在高溫、高濕度以及通風不良的條件下生長良好。進一步研究發現，卷盒和卷皮真菌數量較多，是因為進館單位檔案保管環境條件差，導致卷盒和卷皮長期裸露而積累了大量塵垢引起的。

表1 新進館檔案臭氧消毒滅菌前后檢測情況一覽表

二、新進館檔案潛在安全風險調研分析

為了盡可能真實地了解進館單位檔案保護狀況，課題組就影響新進館檔案安全的潛在風險因素設計了調查問卷，借助對省直進館單位檔案工作人員培訓之際，以現場填寫方式收集了100家進館單位的調查問卷，并對調查結果進行了分析。

（一）檔案庫房建設情況

各進館單位檔案庫房均為鋼混或磚混結構。其中有1家單位庫房為辦公室改建，有3家單位沒有設立專門檔案庫房。在防光措施方面，有7家單位有遮陽板，85家單位安裝了窗簾，其他單位沒有防光設施。

（二）檔案裝具類型

從檔案裝具選擇看，有47家單位安裝了密集架，36家單位配備了雙門櫥，8家單位配置了五節柜，2家單位在建。

（三）庫房溫濕度調控及空氣過濾系統配置

在溫濕度調控方面，有32家單位庫房未滿足標準規定的室內溫濕度要求，占比32%。在空氣過濾系統配置方面，僅有25家單位配備了空氣凈化設施，占比25%。

（四）殺蟲滅菌技術應用

在防霉方面，1家單位采用了真空充氮技術，31家單位采用了臭氧滅菌技術，43家單位采用了放置防霉劑的方法；在防蟲方面，有1家單位采用了真空充氮技術，69家單位采用了放置驅蟲劑的方法。調研中還發現，有1家單位保存檔案有霉菌發生，1家單位有蟲害發生。

通過以上數據分析，課題組認為新進館檔案潛在安全風險主要由以下幾個因素引起：進館單位檔案庫房保管環境差，沒有定期進行檔案除塵清潔處理，庫房空氣過濾系統安裝不到位；庫房未滿足標準規定的室內溫濕度要求，為蟲霉發生提供了生存條件；個別進館單位檔案有蟲霉發生，沒有采取科學有效技術方法進行處置，為接收單位帶來安全隱患。因此，把好新進館檔案入口關，控制傳染源，做好新進館檔案消毒滅菌工作非常重要。

三、新進館檔案潛在安全風險控制措施

為了解進館檔案消毒滅菌技術應用情況，課題組對部分省級和市級國家綜合檔案館進行了電話調研。結果發現，省級檔案部門對進館檔案大都采用低溫冷凍、真空充氮等技術方法，而市級檔案部門采用臭氧空氣滅菌技術較為廣泛。但這些消毒滅菌設備容量普遍較小，每批次僅能消毒幾十或上百卷檔案，無法滿足省館每年將近10萬卷件檔案的消毒滅菌任務。因此，經過反復論證與實踐，并結合進館檔案有害微生物檢測情況，省檔案館選擇了臭氧消毒滅菌和低溫冷凍技術方法。

（一）臭氧滅菌技術的應用

臭氧是一種強氧化劑，具有很強的滅菌消毒、除味、去色、降解有機物的特性。一是臭氧能氧化分解細菌內部葡萄糖所需的酶，使細菌滅活死亡。二是透過細胞膜組織，侵入細胞內，作用于外膜的脂蛋白和內部的脂多糖，使細菌發生通透性畸變而溶解死亡。三是直接與細菌、病毒作用，破壞它們的細胞器和DNA、RNA，使細菌的新陳代謝受到破壞，導致細菌死亡。根據臭氧滅菌技術特點，省館設計建造了臭氧滅菌消毒室，配置了臭氧氣體滅菌設備和檔案消毒車，每次消毒檔案可達3000卷（件）以上，實現了臭氧氣體滅菌濃度可自動控制調節，通過對比進館檔案卷盒、卷皮及文件內頁等臭氧滅菌前后的檢測數據，滅菌效果十分明顯（表1）。

（二）低溫冷凍殺蟲技術的應用

低溫冷凍殺蟲法的殺蟲機理，就是將已發生蟲害的檔案放置于溫度低于害蟲致死溫區的環境中，并維持一段時間，使害蟲體細胞內的游離水結冰，生理機能遭到破壞，最終停止新陳代謝而導致死亡。由于不同蟲種對低溫的耐受力不同及檔案材料本身的吸附性、檔案的擺放形式和檔案數量的影響，省館對低溫冷凍溫度設置在-31℃～-35℃左右，殺蟲時間設置在48小時～72小時之間，冷凍殺蟲時采取逐漸冷凍方式，可達到較好的殺滅效果。

（三）臭氧滅菌技術和低溫冷凍技術應用工作模式的選擇

臭氧滅菌技術和低溫冷凍技術，是目前檔案消毒滅菌殺蟲比較成熟的技術。將臭氧滅菌技術和低溫冷凍技術共同應用于檔案消毒滅菌和殺蟲，既遵循各自技術特點，又滿足消毒滅菌工作的需要，并根據檔案形成時間和保管狀況進行科學選擇應用。實驗結果表明，建立健全各項規章制度，嚴格規范安全操作流程，科學調控溫濕度，嚴格控制臭氧濃度和低溫冷凍溫度，是確保進館檔案有害生物防治效果，確保檔案安全的重要保證。

（四）新進館檔案消毒滅菌工作流程

一是用吸塵器對新進館檔案進行除塵處理，主要是除去檔案裝具表面的塵垢；二是對檔案卷盒、卷皮、文件表面有害微生物進行取樣培養，觀察檔案是否攜帶霉菌，掌握霉菌種類和數量情況，為檔案消毒滅菌提供相關數據；三是采用震落法，抖動檔案使害蟲落地，觀察檔案中是否有害蟲，這種方法不受儀器設備限制，方便易行；四是采用低溫冷凍和臭氧消毒滅菌方法對進館檔案進行消殺處理；五是對消殺后檔案進行蟲霉取樣檢測（見工作流程圖）。

新進館檔案消毒滅菌工作流程圖

四、新進館檔案潛在安全風險點及防控

（一）新進館檔案潛在安全風險點

通過對新進館檔案有害微生物檢測和進館單位檔案保管環境調研分析，基本了解了進館檔案保存現狀，并根據檔案消毒滅菌技術的具體實踐，找出了新進館檔案保存過程中可能存在的潛在安全風險點（表2）。

表2 新進館檔案潛在安全風險點

（二）新進館檔案潛在安全風險防控措施

1.對新進館檔案安全風險控制關口前移

在接收進館檔案前，應對移交單位檔案保存現狀進行摸底檢查，檢查內容包括檔案庫房的建筑情況、檔案裝具情況、庫房溫濕度達標情況，是否采取了防光、防污染、防有害氣體及防有害微生物等保護措施。通過新進館檔案有害生物檢測和安全風險點檢查關口前移，控制傳染源，切斷傳播途徑，嚴守檔案安全關，才能確保進館檔案和館藏檔案安全保管。

2.做好新進館檔案消毒滅菌安全防護

當環境中臭氧濃度偏高時，臭氧對人體細胞也構成傷害，在具體操作過程中，操作人員應注意通風，避免臭氧濃度過高引起的毒性效應。操作人員應穿工作服、工作鞋、戴手套、口罩等安全保護措施；應確保檔案除塵室和消毒室衛生清潔，操作人員一旦受到傷害，應立即轉移至寬敞通風處，嚴重者應及時就醫救護。

3.做好低溫冷凍檔案安全風險控制

低溫冷凍殺蟲結束后，檔案不要立即出艙，低溫冷凍設備應有一個自然回復到室溫的過程。其目的是為了避免室內的熱空氣在檔案實體表面形成凝結水，避免損壞檔案風險。檔案應進行解析1～2天后，再出艙入庫上架保管。