高校實驗室安全工作檔案管理探究

文·孫薇

高校實驗室是培養大學生動手實踐能力與研究創新能力的重要場所，也是提升學校科研水平的主要平臺。近年來，隨著高等教育的快速發展及綜合改革的不斷深化，各高校實驗室儀器設備不斷增加，實驗隊伍不斷壯大。教育部每年定期發布《高等學校實驗室安全檢查項目表》，組織專門力量開展高校實驗室安全檢查，實驗室安全工作被推到了新的高度。檔案管理是實驗室安全管理的重要組成部分，教育部《高等學校實驗室安全檢查項目表（2021）》指標中明確要求，要“建立實驗室安全工作檔案，包括責任體系、隊伍建設、安全制度、獎懲、教育培訓、安全檢查、隱患整改、事故調查與處理、專業安全、其他相關的常規或階段性工作歸檔資料等；檔案分類規范合理，便于查找”，意味著高校實驗室的安全工作不能忽視安全工作檔案的管理。因此，有必要對安全工作檔案進行理論研究和實踐探討。

一、實驗室安全工作檔案管理現狀

（一）實驗室安全工作檔案管理方式粗放

調研山東省內高校及部分省外高校，實驗室安全管理的職能歸屬各不相同，大多數高校成立了實驗室管理機構，如實驗與設備處或實驗教學中心，全面負責實驗室建設及安全管理，但也有的學校實驗室安全工作歸屬資產處或教務處管理。由于職能歸屬不同，各高校對實驗室安全工作的重視程度和管理水平也不盡相同。專門成立實驗室管理機構的高校，對實驗室建設工作以及實驗室安全管理工作已逐步建立一套完整科學的管理體系，而實驗室安全工作歸屬于資產處或教務處的高校，由于職能不聚焦，管理方式較為粗放，缺少頂層設計與統籌規劃，缺乏精細化管理，在對二級學院實驗室安全管理與建立方面指導力度明顯不足，同時二級學院也因學校層面沒有統一指導，各學院間實驗室安全工作檔案建設也明顯不平衡。

（二）實驗人員缺乏檔案意識和專業知識

各高校目前還沒有在實驗室安排專職檔案員管理檔案的意識，而實驗人員數量有限，一般也不會有實驗員專職負責實驗室檔案管理工作，因此實驗室對檔案工作的認識和重視程度普遍不高。同時，各高校招聘實驗人員的專業背景多與實驗室所涉學科一致，而非檔案專業，學校兼職檔案員隊伍中也鮮有實驗室管理人員，因此實驗員極少能接觸到專業的檔案業務培訓，無法勝任檔案管理工作需要。

二、加強實驗室安全工作檔案管理的路徑

（一）完善實驗室安全工作檔案內容

為確保檔案工作規范有序，學校校級實驗室管理機構應全面梳理實驗室安全工作檔案清單，并以安全檢查為切入點，從人為、物質、環境、管理四個維度入手（見表1），分析影響實驗室安全的主要因素以及與之相對應的實驗室安全工作檔案的類目，并定期檢查各實驗室安全檔案建立情況，以查促建不斷強化實驗室人員檔案意識，豐富完善安全檔案內容、提高檔案精細化管理水平

表1：實驗室安全工作檔案清單

（二）健全實驗室安全工作檔案管理制度

目前，很多高校建有完善的實驗室安全規章制度，如實驗室安全管理辦法、實驗室準入制度、危險化學品管理辦法等，但安全工作檔案管理制度多是空白或非獨立性。因此，高校應盡快出臺《實驗室安全檔案及臺賬制度》《實驗室基本信息收集整理制度》等相關規定，明確實驗室安全檔案歸檔范疇、格式要求，并安排專人負責資料的收集、分析、立卷、歸檔等工作，確保檔案收集齊全、整理標準、管理安全。

（三）加強實驗室安全工作檔案管理信息化建設

依據前文談到的影響實驗室安全的人為、物質、環境和管理四個維度入手，實驗室安全綜合管理系統可由以下模塊構成（見表2）。

表2：實驗室安全管理綜合系統

實驗室安全工作檔案管理應以實驗室綜合管理系統為平臺，構建適合自身的特點和需求管理模塊，積極融入實驗室安全管理的現代化機制中，及時、動態地管理實驗室安全工作檔案，并促進檔案資源的開發與利用，使檔案資源“活”起來。

（四）提升實驗隊伍檔案工作能力

當前各高校對實驗人員的培訓主要聚焦于實驗教學改革、實驗平臺建設、實驗室安全管理及文化建設等方面，對于檔案專業知識的培訓育涉及較少。因此，各高校檔案管理部門及實驗室管理部門應協同發力，將檔案業務培訓與宣傳工作覆蓋至實驗隊伍，加強實驗人員對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等檔案法律、法規的學習，使其充分認識檔案管理的重要性，增強檔案工作責任意識，掌握歸檔文件整理規則，查找實驗室安全工作檔案管理的不足，并積極運用信息化技術提高檔案管理工作效率和檔案資源的開發利用。同時，還可定期組織實驗人員交流活動，通過觀摩、研討、頭腦風暴等形式不斷激發實驗人員檔案管理的積極性和創新能力。

實驗室安全檔案建設是對實驗室安全管理全流程、全方位的真實記載，具有系統性、復雜性和不可再生性，其最終也將助推實驗室規范管理和高效運行，為實驗教學、科研和管理服務提供基礎數據和決策依據，因此各高校應進一步強化安全紅線意識，以實驗室安全工作檔案建設為抓手，以信息化技術為推動，細化管理、精準發力，持之以恒抓緊抓實實驗室安全管理，切實為參與教學科研實驗的師生安全保駕護航。