電子檔案單套制背景下企業檔案工作制度調適研究

文·王鵬

隨著全社會數字化轉型的到來，特別是新修訂《檔案法》的實施，電子檔案單套制管理已成為企業檔案工作必須面對的現實問題，企業檔案工作的相關制度有必要根據新形勢、新要求進行調適，以適應電子檔案單套制管理的需要。

一、企業檔案工作制度及其現狀

企業檔案工作制度主要包含企業檔案工作規章、管理制度和相關業務規范標準。

企業檔案工作規章，是以企業名義制定并以公文形式發布和公開的制度。它與企業其它職能形成的制度平級，其作用重在明確檔案工作在企業的地位和作用。常見的有崗位責任制、檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案工作應急預案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定等。

企業檔案工作制度，是以檔案部門名義制定，要求企業各職能部門或專項工作應遵守的有關檔案管理的規定。常見的有文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度等。

企業檔案業務規范標準，是以檔案部門名義制定，主要包含對企業檔案工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等具體業務的規范性要求，其目的重在明確企業檔案工作的具體操作要求。常見的有檔案分類編號辦法、檔案整理規范等。

目前，企業檔案工作制度主要是建立在傳統檔案管理模式的基礎上，即傳統載體檔案的單套制管理或者傳統載體和數字化后形成的副本同時存在的情況下的制度體系。而電子檔案的產生、收集、整理、鑒定、保管、統計、利用與傳統載體檔案相比有著較大區別。重點體現在管理對象由傳統載體轉向數字檔案轉變，管理方式由手工管理向系統管理轉變，管控模式由行政管理向協同治理轉變，利用方式由被動服務向主動服務轉變。現有的基于傳統載體和傳統管理模式的檔案管理制度體系已不能滿足電子檔案單套制管理的需求，因此需要探討電子檔案單套制背景下，企業檔案工作的制度調適問題。

二、電子檔案單套制背景下的企業檔案工作制度調適

制度體系的建立是一項比較復雜的工作，企業要本著整體謀劃、系統重塑和全面提升的原則不斷修訂和完善。為了能夠科學規范、安全有效地開展電子檔案單套制管理，目前應重點針對企業檔案工作的原則性要求、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限、分類編號辦法、檔案整理標準、全宗卷歸檔范圍等方面進行調適。

（一）對企業檔案工作有關原則性要求的調適

一般來講，每個企業都會制定《企業檔案工作規定》或《企業檔案工作辦法》等，這是企業根據檔案法律法規，結合經營管理模式和實際，制定的本企業檔案工作管理方面的綱領性的制度。這個制度對企業檔案工作的基本原則、管理體制和工作人員職責及各項業務內容作出原則性規定。在電子檔案單套制歸檔尚未成為主流的數字化轉型初期，應將單套制管理的相關要求在《企業檔案工作規定》中明確。

第一，應該貫徹落實新修訂《檔案法》中關于“來源可靠、程序規范、要素合規”要求，在總則中增加電子檔案單套制管理要求，最好以單獨條款注明本企業檔案工作開始數字化轉型，逐步實行電子檔案單套制管理，符合條件的電子文件不再要求必須打印歸檔等細則。

第二，在文件材料形成、積累與歸檔要求中明確電子檔案的形成途徑、收集方式和歸檔要求，對業務系統要求與電子檔案管理信息系統銜接，逐步實現各類電子檔案全生命周期的管理。

第三，在檔案整理條款中明確單套制管理的電子檔案的整理原則、標準及內容要求，明確傳統載體檔案與電子檔案整理方式的相同點和不同點。

第四，在檔案保管保密條款中就電子檔案保管的原則、方法及庫房條件和標準作出要求，對異質異地保管、備份制度、四性檢測等要求應重點明確。

第五，在檔案信息開發利用條款中明確電子檔案利用規定和審批權限和流程。

（二）對文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定的調適

按照國家檔案局第10號令要求，各企業制定了《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，這是企業檔案收集工作的重要保障。在電子檔案單套制管理背景下，建議在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表中增加“載體形式”一欄，用以標注歸檔材料是電子檔案還是傳統載體檔案。隨著檔案工作數字化轉型的不斷推進，電子檔案必然會逐漸成為企業檔案構成的主體，屆時文件材料歸檔范圍和檔案保管期限制度的修訂必將更加完善。

照片類歸檔范圍和檔案保管期限表（示例）

（三）對檔案分類辦法的調適

企業檔案的分類辦法，體現了企業檔案規范化管理水平的高低。一般來講，企業應根據各自經營管理的職能，依據企業檔案工作的原則和要求，編制本企業檔案分類編號辦法，主要包括編制說明、檔號示意和分類大綱三部分。筆者建議企業應根據以下兩種情況確定單套制管理的電子檔案的分類。

第一，企業信息化總體水平較好，企業信息化部門軟硬件配備齊全完備，技術能力和條件滿足全面開展電子檔案單套制管理的需求。這種情況下，電子檔案的分類與傳統載體檔案的分類保持一致。如開展電子憑證類檔案單套制管理，這類檔案的分類為會計類，類目編號與傳統紙質憑證類檔案的編號一致，即KJ3+年度。再如，開展部分管理類檔案單套制管理，電子檔案的分類與紙質管理類的檔案保持一致均為管理類，類目編號都為GL+年度+保管期限號。

第二，企業信息化水平較低，企業軟硬件條件尚不滿足大范圍開展電子檔案單套制管理，但仍有一些檔案只能以電子的形式歸檔的電子檔案。這種情況下，可以單獨設置一個代表電子檔案的類目，比如電子檔案類，按年度設置二級類目，其類目編號為DZ+年度。

（四）對檔案整理標準的調適

第一，應對電子檔案單套制歸檔的范圍、時間、節點、流程和載體等，特別是對各類電子檔案元數據采集的內容要有指引性的規定。目前青島市已開展單套制管理的企業均已參照行業標準制定企業各類電子檔案的元數據采集標準，比如《管理類電子檔案元數據采集標準》《車輛管理類電子檔案元數據采集標準》《電子發票元數據采集標準》等。

第二，在整理要求中要明確單套制管理的電子檔案的組件、組盤、分類、排列、編號、編目、格式轉換和數據包的組合及存儲要求。

第三，要增加對檔案收集、移交和歸檔等環節的四性檢測。具體內容可以參考《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和《文書類電子檔案檢測一般要求》等。

（五）對全宗卷內容的調適

全宗卷是企業在開展檔案管理過程中形成的專門案卷，具體包括收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和新技術的應用七部分。在電子檔案單套制管理的過程中，會產生一些與傳統載體檔案管理時期不一樣的信息，例如后臺日志信息。這些信息是否需要存、如何存等，也都值得進行探討。