檔案信息化建設現狀及改進策略分析

覃雪娟

（柳州市自然資源和規劃檔案館?廣西?柳州?545000）

摘要：檔案管理工作是一個系統化的工作，具有一定的工作難度。隨著社會經濟的深入發展，檔案信息化建設逐漸引起了人們的重視和關注，為了有效推動檔案信息化建設的發展，檔案管理部門需要創新工作模式，重視信息化建設，利用信息網絡技術提升檔案管理的效率。基于此，本文闡述了檔案信息化建設現狀以及改進的有效策略，以供參考。

關鍵詞：檔案信息化;建設現狀;改進策略;管理

信息網絡技術的深入發展，對檔案管理工作產生了重要的影響，社會大眾對于檔案信息化建設的關注程度也在逐漸加強。相關部門在展開檔案管理時可以利用大數據技術以及云計算技術來提升檔案管理的效率。信息網絡技術既可以實現數據的儲存，還能夠對數據展開針對性的分析，將信息數據以更加直觀地形式呈現出來。信息化檔案管理有著很高的適配性，能夠更好地幫助工作人員采集數據以及整理數據。因此，在信息網絡時代，工作人員需要主動應用信息化技術提升檔案管理的效率。

一、現階段檔案管理現狀分析

（一）檔案管理制度和體系不完善

我國在社會經濟發展過程中，很多單位對于檔案管理的重視程度存在不足。從客觀的角度展開分析，要想展開科學有效地檔案管理，需要單位研究制定出完善的檔案管理體系和制度，并結合單位的實際情況以及發展趨勢，對檔案數據變化情況展開針對性的分析，這樣才能使得檔案管理更加的完善，管理規則也會更加具有實效性[1]。但是在當前階段，很多工作人員在工作過程中對于工作的職責缺乏正確的認知，檔案管理中存在的問題也很難及時解決，在細節管理中存在定位模糊等問題，這些問題如果不能得到有效地解決，檔案管理的信息化進程也會受到影響，管理制度體系也會處于失衡狀態，在執行過程中也會逐漸失去意義和價值。

（二）對檔案資源的利用程度不高，缺乏工作效率

在當前階段，社會中仍然具有一些單位對于檔案管理的價值缺乏正確的認識，檔案資源得不到有效地開發和利用，單位內部也缺乏完善的信息化檢索系統，這也影響了檔案信息化的穩定性和持久性。對于閱讀者來說，在后續的審閱過程中也存在很多的不便之處。一些單位的管理者對信息化信息檔案的使用效率也存在懷疑，對于這種工作方式存在一定的抵觸，從而導致信息化檔案管理很難有效地貫徹落實，信息檢索系統利用效率不高，管理制度也存在很多不完善的地方。

（三）檔案信息化建設缺乏專業的人才

對于檔案信息化建設來說，要想取得良好的建設效果，是離不開專業的信息化人才推動的，雖然技術設備有了長足的進步，但是很多單位中仍然缺乏專業的技術人員。企事業單位對于管理人員的培訓力度重視程度存在不足，這就導致管理人員的技術水平并沒有得到顯著的提升，有的技術管理人員在工作過程中不思進取，未能切實有效的提升工作質量[2]。針對這種發展現狀，有關部門在發展過程中應該積極響應國家和政府的號召，結合科技發展的要求，打造專門的技術團隊，專門負責信息化技術管理，并將相關責任落實到個人，定期對管理人員和技術人員展開考核和培訓，不斷提升他們的職業技能水平，這樣才能在工作崗位中發揮出更大的價值。

二、完善檔案信息化管理工作的有效策略

（一）借助信息網絡技術對檔案信息進行搜集

在過去，很多單位在展開檔案管理工作時，都是以紙質資料的形式進行保存，并將這些信息放入專門的檔案袋中進行封存保管。這種保管方式具有很多的安全隱患，譬如說對于檔案室的溫度和濕度具有一定的要求，否則檔案信息很容易出現受潮和發霉的情況，導致檔案中的信息受到破壞，并且在審閱過程中，這些檔案信息檢索也具有一定的難度，不易攜帶，這在一定程度上導致檔案的利用效率不高。信息化的檔案管理模式可以通過數字存儲的形式對檔案信息進行保存，這樣紙質檔案在保管過程中的局限性也就不復存在，檔案信息的存儲數量也比過去有了質的提升，工作人員在整理和審閱過程中也更加簡單高效。這些信息數據被技術人員上傳到互聯網中，相關的人員如果需要查閱這些檔案信息，可以憑借賬號直接在互聯網中下載使用，這樣檔案信息的利用效率也比過去有了明顯的提升[3]。信息收集過程是一個相對較為繁瑣的過程，由于城市化進程的加快，社會大眾的生活的節奏變得越來越快，多數情況下人們很難展開深入的溝通。因此，相關單位可以結合自身的發展實際，打造信息化檔案管理系統，人們可以在智能終端上填寫相關資料和表格，就能夠在網絡中實現檔案的流通，并隨時可以結合自己的需求對檔案資料進行完善，這樣對于提升工作效率是非常有幫助的。

（二）轉化非結構信息，構建信息化的檢索目錄

對于檔案管理工作來說，非結構信息至關重要，需要引起管理人員足夠的重視，作為非常重要的信息資源，通過這些信息數據，能夠有效增強檔案的價值。需要指出的是，非結構信息是指那些不固定的資源，這些信息有著非常多的表現形式，譬如說網頁資料、多媒體資料以及圖片資料等等。隨著信息網絡技術的迅猛發展，非結構信息的整體數量相比過去也提升明顯，逐漸呈現出爆發式增長的情況，此時相關單位仍然使用傳統的檔案管理模式，對于檔案管理工作的效率會產生一定的影響。借助信息化技術可以對這些文檔信息展開數字化掃描，使他們能夠被計算機所讀取，這樣能夠顯著增強檔案管理工作的效率。目前非結構信息在利用過程中存在一定的挑戰性，該技術的有效利用對于我國的信息化建設是非常有幫助的。因此，相關單位需要重視培養管理人員的信息化意識，使他們能夠主動學習并應用信息化技術[4]。由于檔案有著很多種類，在分類過程中存在一定的難度，信息化技術能夠很好地解決這個問題，使得檔案管理工作更加的井然有序，方便人們查找和管理，借助信息化技術，企事業單位可以對檔案信息展開有效地分類，結合單位的實際情況建立完善的檢索目錄，借助這些目錄使得檔案分類更加的精確，增強了檔案管理的質量和效率。建設完成后，工作人員需要進行信息查閱時，只需要在鍵盤中輸入關鍵詞進行檢索，計算機可以非常快速的調出對應的檔案資料信息，提升工作的效率。

（三）重視對管理人員進行培訓

過去很多單位的檔案管理人員對于自身的工作職責缺乏明確的認知，在工作過程中存在渾水摸魚的情況，客觀地說，這種狀況不僅僅體現在檔案管理中，社會中很多行業也存在這種情況[5]。要想有效地解決這個問題，需要通過多種方法提升工作人員的職業素養，使他們能夠認識到工作的職責所在，具有一定的責任感和榮譽感，這樣才能夠提升他們的工作質量和效率。因此需要借助一些專門的培訓對他們的業務能力展開針對性的強化，提升他們的信息化技術應用能力，以此來促進企事業單位的信息化檔案管理進程，這樣才能滿足現代社會發展的需求，檔案管理工作才能更加的科學高效。

結語：

檔案的信息化建設是時代發展的必然要求，也是現代化檔案管理中的重點內容。有關單位需要借助各種方案提升自己的信息化管理水平，增強工作人員的信息化應用能力，營造良好的建設氛圍，這樣才能夠提升工作效率，促進企事業的創新發展。

參考文獻

[1]張繼東.檔案信息化建設現狀及改進策略分析[J].科技經濟導刊，2018，26（33）：234.

[2]劉路.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].傳媒論壇，2020，3（23）：114-115.

[3]劉娟，萬諾諾.新時期企業檔案信息化建設思考[J].辦公室業務，2019（24）：109.

[4]吳艷群.“互聯網+”背景下事業單位檔案信息化安全建設研究[J].傳播力研究，2019，3（35）：291.

[5]孫蔚.“互聯網+”視角下加強檔案信息化安全建設的策略[J].辦公室業務，2019（22）：93+121.