淺析人力資源檔案管理信息化建設的必要性

馬永香

【摘要】人力資源檔案管理工作是一項有關人力資源社會保障辦公室的重要工作，隨著時代科學技術的快速發展，對于人力資源檔案管理的信息化建設就顯得十分重要，在此基礎上，本文對人力資源檔案管理現狀進行了分析，重點講述了對于人力資源檔案管理信息化建設的必要性，提出了人事檔案管理信息化建設的安全措施，以期為提供參考。

【關鍵詞】人力資源檔案管理;信息化建設

隨著科技的不斷發展，社會的不斷進步，在快速發展的信息技術世界里，人類社會也得到了全面發展。先進的技術和先進的管理理念被人們廣泛采用，在人力資源檔案管理的路途中為其發展創新。檔案管理的工作是人力資源檔案管理的一個重要的內容，在科技飛速發展的21世紀中，我們應該與時俱進，利用先進的互聯網、數字化信息化的檔案媒介，加強建設先進的檔案信息體系，將落后的紙制的檔案管理變為先進的電子信息管理，這也將提升檔案信息管理體系的進程[1]。加快人力資源檔案信息管理的效率以及資源的共享，對檔案管理工作不斷完善。信息化建設已成為現代人類最重要的生活和工作方式。信息化的快速發展中增加了對信息以及數據的儲備量的要求，同時加快了信息交換的速度。對信息的現代化建設會促使人力資源管理有更新的發展。人才是時代發展中的第一要素，在激烈的市場競爭中，信息化也為人才資源的管理提供了更詳細、更好的管理方式。在此基礎上還需要制定戰略人才計劃，讓信息化在具體工作中有所提升和發展，公司不斷轉型升級和不斷發展提升。

一、人力資源管理概念

一個公司的發展離不開人力資源管理，是一個公司各項管理起步的重要組成部分。人力資源管理不單單包括人才管理，還包括未來發展規劃、單位制定和管理制度、優化管理流程等。人力資源部門制定的一些未來發展規劃可以有效防范單位風險，提高人員配置的合理性。信息時代，人才需求旺盛，為吸引更多優秀人才到企業工作，需要制定足夠的工資系統，才能讓人才與單位一起進步。

二、人力資源檔案管理現狀

目前，我國人力資源檔案管理工作雖然取得了一定成效，但仍有一些問題需要相關負責人及時解決。這些問題有：首先，人力資源檔案管理人員記錄信息的數據庫沒有一定的準則，現如今，部分人力資源社保辦已逐步實施人力資源檔案管理電信化管理。但在實際運行中，相應的數據庫沒有一定的標準，所開發的軟件平臺的兼容性和通用性很低，給系統組網帶來了困難。部分人力資源社保辦沒有建立檔案管理信息，這使得檔案定制更加困難。其次，對于人力資源管理人才的廣泛缺乏，也使得人力資源管理工作目前需要更加專業、廣泛的人才參與，以提高檔案管理的效率。但是，從人力資源和社會保障局目前的人才狀況來看，檔案管理人才尤其是職工檔案信息管理人才短缺，對職工的檔案管理質量有一定的阻礙作用。最后，檔案管理不統一，現如今，人力資源和社會保障辦公室各部門之間的聯系不夠緊密，無法實現資源共享，難以提高人事檔案管理的效率。

三、人力資源檔案管理信息化建設的必要性

1、人力資源檔案管理的客觀需求

影響人力資源檔案管理的原因很多，其中人力資源檔案管理的重要因素是，檔案信息的使用環境和檔案信息的存儲模式。因為，人力資源檔案管理的原因是真實的，人力資源檔案管理的結構受到不同程度的制約。所以，人力資源檔案管理一般是不會被外部原因所影響的，檔案信息的使用受到很強的局限性。隨著社會經濟的進步，人們對于落后的管理方式無法滿足人們當前的要求，因此應該創新改進當前落后的管理方式，這樣才能夠滿足當前社會發展的要求。針對檔案信息資源我們應該要充分利用它，并且要強化其資源的建設，這樣才能促進檔案信息進一步發展讓更多的人能夠使用。

2、人力資源檔案管理的信息化結構是現代化管理的唯一路徑

因為檔案管理長時間都是存在封閉或是半封閉的形式，所以導致了檔案的存儲方式和使用的環境受到了限制，從而也造成人力資源檔案管理的變得很特殊，許多人甚至不敢發展使用檔案信息管理的資源。隨著社會經濟不斷發展人們對于個人檔案信息的要求要求越來越高。我國信息科技的快速發展以及人力資源檔案信息化被更多的人使用，因此也使其變得更加重要，人力資源檔案信息化建設推動檔案管理系統的完善以及檔案管理的開發利用，促進信息資源的共同享有。

3、人力資源檔案運用信息化有利于提升檔案服務水平

人力資源檔案管理工作是為了給企業、事業單位提供方便的存在，方便人才隨時能夠被挖掘，制定措施，提高企業、以及事業單位的管理水平能力。與傳統的檔案管理方式比較，人力資源檔案信息化的使用更有利于檔案服務水平的提高，已成為時代發展的必然要求。第一，人力資源檔案管理信息化，可以將傳統的紙質檔案資料轉化為數據存儲在計算機中，輸入相關人才信息即可實現智能查詢，能夠減少人的成本和時間成本[2]。二是，在進行數據庫信息核對中，對檔案的規范化也提出了相關的要求。第三，信息化管理下的人力資源檔案能真正發揮檔案本身的價值，而不再被認為是一堆廢紙。而是可以為公司和機構提供真正重要的信息。

四、人力資源檔案管理信息化建設的保障條件

在人力資源檔案管理的發展中我國應當具備相應的條件，企業的人員信息檔案在信息化管理方面有較多阻礙，這些阻礙是現實存在的，管理人員應該要重視并且想盡辦法掃除阻礙，為檔案信息系統的結構性發展創造保障條件。只有滿足人力資源檔案信息化的保障條件，才能促進人力資源檔案信息化的發展，實現檔案信息化。

1、進一步完善人事檔案信息化架構的相關法律法規

根據檔案行政管理現狀來看，按照規范合理的工作流程，積極執行各項檔案管理事務，從檔案行政、技術、經濟的角度，加強對信息化人力資源檔案的系統建設，能更好的保證人力資源檔案管理的質量，更好的維護所屬檔案人的人身權利以及相對的知識產權，加強檔案管理職責，加強對人力資源信息的統一管理。同時應建立完善信息保密制度，對本單位內部檔案管理人員進行嚴格紀律的訓練，通過權限分類確定訪問者的數量，從而進一步確保了文件管理的安全性。

2、提高檔案管理人員的專業素質

在信息技術飛速發展的今天，人力資源檔案的信息化與高質量、專業的檔案管理密不可分。企業、事業單位培養的現代檔案管理隊伍，應以現代檔案管理的要求、利用計算機操作的相關知識、專業的檔案管理軟件、扎實的檔案管理專業知識等為基礎進行檔案管理意義。第一，要努力吸引優秀的復合型人才從事人力資源檔案管理工作，更新工作隊伍，增加人才。第二，對現有檔案管理人員加強培訓和重視檔案管理工作的教育，確立對應的檔案管理的規章制度和培訓流程。第三，建立獎勵機制，來增強檔案管理員工的積極性。

3.加強檔案隊伍建設，提升人力資源檔案信息管理人才

為人力資源管理的工作吸引人才看似很容易的工作，但在實際過程中卻非常復雜，工作量非常大。所以，需要大量優秀人才在管理過程中共同努力，以提高工作質量。特別是信息化時代的海量數據，需要人力資源進行分析和處理，這就需要更多的專業人才。新時代人力資源管理不僅需要專業的人才管理知識和實踐管理經驗，更需要信息技術全面應對新時代人力資源管理的能力[3]。在信息化人力資源管理建設過程中，首先要整合大數據，以大數據分析的形式發現人才發展規律。在吸引人才時，重要的是要突破固有的觀念，通過更多的信息渠道招募更具有實力的檔案管理人才，或通過對內部有能力的員工的培養來使之成為人力資源專員，通過人才的引入來提高人力資源的管理水平。

4、完善組織管理體系

隨著信息技術的不斷發展，各大企業應先樹立信息化人力資源檔案管理的意識，同時加強對管理體系的建立、完善[4]。第一，將檔案法律法規作為檔案管理中的重要法則。這是實現人力資源檔案管理信息化的前提條件，應嚴格遵守。在相關法律的約束下，相關檔案管理工作負責人才能具備正確的管理意識和思想觀念，才能更加自發的投入到人力資管檔案管理的信息化建設中[5]。第二，企業領導應對檔案相關責任意識有充分的關注，在得到充分的關注下，檔案管理工作才能得到更好的開展，緊跟時代步伐，成為時代的先行者。通過電話或視頻會議、個人約會或現場建議等方式，讓自己成為榜樣。引導員工培養管理人力資源檔案的意識，以及如何讓他們快速了解信息技術時代的科學技術。

5.有效保障檔案數據庫的安全運行

多種多樣的因素將會影響人力資源檔案信息安全，比如與網絡、應用、管理等密切相關。

計算機的相關因素會影響人力資源檔案信息管理系統的安全，但這個因素對于人力資源檔案信息管理安全的影響不是最大的。網絡安全主要由網絡系統中的軟件系統和硬件系統影響，外部損壞對網絡安全并不會存在威脅[6]。應用安全是指檔案信息的電子傳輸能夠保證檔案信息的安全性，并且電子信息不會因為別的因素破壞或泄露。管理安全是指文件安全信息管理，則檔案信息的管理一定根據相關的規章制度進行，以確保檔案信息的安全[7]。為了保證人力資源檔案跨利益管理系統的正常和安全操作要求應用高科技計算機技術，保證軟硬件的正常運行和檔案信息的安全。

五、結束語

當今是一個信息快速發展的社會，信息技術被更多領域應用。人力資源管理信息化是時代發展和技術進步不可或缺的前提，而在這個過程中，面臨的機遇也將同看不見的挑戰一同存在。這是不能否定的，對于人力資源檔案管理的信息化建設已經成為了在人力資源獲取中的重要競爭優勢。因此為了更好的建設信息化的人力資源檔案管理，我們應以科學謀劃為前提，結合實踐不斷完善，在實踐中找尋更加便捷、高效的檔案服務。

參考文獻：

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[2]楊淑芬.人力資源檔案管理信息化建設的必要性分析[J].辦公室業務，2019（12）：74+84.

[3]黃衛東.人力資源檔案管理中運用信息化的必要性探究[J].辦公室業務，2017（18）：169.

[4]高文峰.淺談人力資源檔案管理信息化建設的必要性和保障條件[J].黑龍江檔案，2014（03）：38.

[5]云云左.事業單位人力資源管理信息化建設的模式初探[J].現代經濟管理，2020，1（1）：13.

[6]王心欣.大數據時代背景下企業人力資源管理信息化建設的創新途徑研究[J].中國管理信息化，2020，23;434（20）：60-62.

[7]李喬喬.政府部門人力資源管理信息化建設策略研究[J].產城（上半月），2020，000（002）：1-1.