公文管理工作中的常見問題及解決對策

王付容

【摘要】在各個領域的行政工作中，公文一直扮演著十分重要的角色，優秀的公文管理工作可以幫助信息有效傳達，提升工作效率。本文主要通過總結當前公文管理工作中常見的問題，并簡述解決公文管理工作中常見問題的辦法。

【關鍵詞】公文管理;常見問題;解決對策

引言：公文管理工作不能單純的理解為公文的寫作，而是包含公文編輯、下發、解讀等各個環節在內的綜合性工作。由于公文本身具有明確的規范性，在管理過程中，若不能有效解讀其規定并通過規定要求進行與展開公文相關工作，不僅會導致公文的效力消失，更會擾亂各環節行政工作從而降低工作效率。因此對于公文管理工作的常見問題，有關工作人員需要明確原因并針對性的采取措施及辦法進行有效解決。

一、當前公文管理工作中常見的問題

公文意識模糊

1.對于行政工作人員而言，一直存在公文意識模糊的問題。大部人工作人員在剛接觸行政工作時，對于公文工作沒能得到健全的培訓，因此對于公文的真正定義混亂，大多數憑借工作中對于公文的接觸，從而消化成自身理解，缺少方向正確的輸入，導致公文意識模糊。也因缺少方向正確的基礎，其公文方面的工作難以提升高度。例如，很多行政辦公室的工作人員會誤以為“紅色蓋章”的文件都是公文，此現象就是典型的由于缺少公文概念的正確輸入造成的，以自身接觸與理解來自行定義公文概念，在日后的工作發展中會出現十分低級的錯誤甚至是工作事故。而真正有關公文的定義是指，企業在組織管理工作中形成的規范性文件，具有一定法律效力，并非帶有“紅色蓋章”的文件即是公文。

2.分發混亂

公文在編制完成后，最重要的環節即是分發。在行政工作中，由于各個部門、級別、環節較為復雜，若有關工作人員缺少公文解析能力，那么對于公文的分發方向將無法有效區分，導致分發錯誤。而本身具有指定性作用的文件在分發錯誤的情況下將完全失去其效力，不僅浪費編制者的工作成果，更影響多環節、多部門的工作效率[1]。

3.制度有待健全

由于公文本身具有嚴謹的規范性和一定法律效力，其管理制度一般較為健全，且基本得到重視，但在此形式下依舊存在個別情況，導致公文的管理制度混亂，甚至失去效力。例如對于個別發展迅速的行政單位或部門，由于其發展形式良好，老舊的制度無法覆蓋其自身的發展，在新生事物或問題超出傳統公文制度的覆蓋范圍后，則會導致公文工作處于“自由”狀態，即脫離制度的管理，對此，工作人員會自行決定公文流程，進而出現一系列公文工作的相關問題。因此，為了保證公文工作良好進行，一定要時刻保證其制度健全，切忌個別原因忽視整體制度。

4.信息化水平有待提高

隨著科技的發展，各行各業開始邁入信息化時代，公文的相關工作也不例外，但在信息化的時代背景下，個別行政單位有關公文的信息化水平提升依舊不足，導致其工作效率在橫向比較下較弱。例如，在信息化較為普及的當下，很多企業對于公文的相關工作開始引入OA系統或其他自訂系統，通過信息化的軟件加持，可以有效提高公文的傳遞效率，極大節省了公文工作人員的工作時間，同時信息化系統能夠更為快速的反饋公文工作的問題，提高公文的整理效率。相較于傳統模式，信息化公文工作響應更為快速、傳遞更為簡便。因此，對于公文工作信息化水平較低的工作單位，一定要重視該方面的提升，保證工作效率[2]。

二、解決公文管理工作難題的對策

1.通過學習與培訓提高工作人員意識

為了從根本上做好公文相關工作，對于工作人員的培訓投入一定是必不可少的，只有員工從根本上了解公文的工作意義以及公文的內涵，才能在其良好的基礎上進行有效公文管理工作。同時通過加強員工對公文管理工作的正確認識，在系統的工作展開時，對于出現的問題能及時發現并反饋，優秀者甚至可以提出解決方案，幫助優化公文管理工。因此，積極開展工作人員對于公文相關知識的學習與培訓工作，可以為公文管理工作的提高與開展奠定牢固的基礎。

2.完善制度體系，規范公文管理

公文作為行政體系中各個級別、各部門傳閱的指導性文件，一定離不開明確的制度。在規范科學的制度指導下，不僅可以提升公文相關工作的效率，更能提高公文對于工作指導的正確性。而具有漏洞的制度體系，除降低工作效率外，甚至會造成工作事故。對于完善公文相關工作的制度體系，可以從以下方面著手：

規范公文格式。公文的格式問題一直是工作人員在公文制作過程中耗費最多精力的問題，因此有關人員需要將不同種類的公文格式進行規范與明示，形成統一的文件下發給各個環節與部門，使公文在制作過程中有明確的格式參考依據，減少格式錯誤的發生。

明確時限。公文的分發與整理都有嚴格的時間要求，有關人員需要將時限對應公文種類進行區分與明示，保證公文在編制過程中不延期，在會簽與分發過程中按時完成，增強公文的時效性，并在一定程度上壓縮完成周期。

確定流程。公文在編制完成后不代表其工作的完成，只有當公文按照自身效力在行政部門整體分發與會簽后，方為公文工作結束。因此對于不同種類的公文應該分發到哪個環節，對應環節應對公文作出何種處理，都應該具有明確的流程。因此，流程的確定能提升公文工作的準確性，提升其工作效率。

結束語

公文相關工作的順利開展離不開良好的公文管理，有關工作人員需要強化公文工作自身的重要性，提高工作人員的工作意識，并從公文格式、公文時限、公文流程等方面詳細的明確工作內容，為公文工作創建科學的工作環境，指明清晰的工作方向，從而解決公文工作的常見問題，提高整體工作效率。

參考文獻

[1]王文博.公文管理工作中的常見問題及解決對策[J].辦公室業務，2019（22）：4+10.

[2]文瑋奇.高校辦公室公文管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2021（05）：6-7.