工程檔案收集歸檔的問題與對策探討

郭星辰

摘要：工程檔案主要指的是工程項目從前期準備、中間實施、結尾驗收等環節中所保存下來的具有較大利用價值的文字信息、影像視頻以及數字圖表等不同的記錄資料。要想讓工程檔案發揮出其應有的作用和價值，就必須要保證檔案信息的齊整性和精準性。本文主要結合目前工程項目及檔案管理的實際情況，重點分析了工程檔案收集歸檔過程中出現的問題及解決問題的基本對策，希望此次研究能夠對工程檔案工作的開展提供有價值的參考意見。

關鍵詞：工程檔案;收集歸檔;問題及對策

1.工程檔案收集歸檔的問題

1.1缺乏多樣性的收集歸檔載體形式

很多建設單位都是在工程最后的竣工階段才明白需要提前做好工程檔案的專項驗收的相關準備工作，這時才開始聯系本單位檔案部門，聯系上級檔案驗收組織部門，檔案部門介入的時間晚，因此檔案專項驗收都存在突擊收集、突擊整理、突擊驗收的情況，往往就只顧上必需的基本紙質文件材料的收集歸檔，聲像、電子檔案等特殊載體文件材料未能積累和收集歸檔。

1.2缺乏完善的收集歸檔內容

存在的問題主要是項目前期的報批文件欠缺或者是復印件、初步設計和專項設計文件收集歸檔不全，工程建設管理有關規章制度、辦法未歸檔，工程建設協調的重要專業會議文件材料歸檔不全，重要合同、協議未收集或收集不全，重要設備隨機資料、招投標文件、購置手續歸檔不全，概算、預算、決算及建設計劃等文件材料歸檔不全，監理資料歸檔不全或編制不規范，工程整體竣工驗收文件材料欠缺等。特別是工期長的工程建設項目，經過多年建設，人員多次更換，收集歸檔內容不齊全問題尤為嚴重。

1.3缺乏規范的目錄、頁碼編寫形式

一是裝訂成冊的資料沒有冊內目錄，或者目錄只簡單羅列本冊資料的主要內容，而沒有標注其所在頁碼。二是頁碼編寫不規范，因為成冊資料包含的內容多，由許多個小材料組合而成，組卷單位在組卷時往往會把各個小材料打印好，再由復印部統一裝訂，因此資料里面的頁碼都是各自成一小段的，不是連續的頁碼;還有就是夾進去的圖表、說明書、合格證等零散材料，沒有頁碼;最后是資料裝訂好后，又增加了部分材料，增加的這部分材料也沒有頁碼，造成整冊資料頁碼不連續。

1.4竣工圖簽章折疊不規范

從原則上來講，竣工圖上的竣工圖章都是由施工單位進行加蓋的，是在施工與監理單位的共同確認下進行簽字的。竣工圖問題一般都會表現出以下幾個方面：第一，圖紙上未加蓋有效的竣工圖章。按規定，即使是施工時未做任何變動的施工圖，做竣工圖歸檔時也要加蓋竣工圖章，否則，就不能認定是竣工圖，沒有相關單位和人員的簽字，如果日后有工程質量問題，將無從問責。第二，竣工圖章不規范。有以下幾種情況：其一是竣工圖章太簡單。只是簡單刻制一個“竣工圖章”或“竣工”字樣的印章蓋上充當竣工圖章。其二是竣工圖章填寫不規范，手簽的完全是一個人的字跡，不是由相關責任人員分別簽字的。其三是把所有責任人員簽字都刻到竣工圖章里面直接加蓋到竣工圖上。這樣的竣工圖章對責任追究是完全無力的。

2.解決工程檔案收集歸檔問題的對策

2.1加強工程檔案的歸檔要求和質量審核

要想有效解決竣工圖、竣工資料以及監理資料中所出現的質量問題，就需要工程建設單位將工程檔案的質量審核要求及歸檔要求等利用文字的方式確定下來，而對于歸檔時間、歸檔份額及相關內容等利用復印的方式確定下來，其主要目的是為了能夠確保歸檔資料的清晰程度，并且這些內容還需要羅列在施工合同與監理合同中。對于施工單位來講，必須要提供出齊整、規范且質量合格的竣工檔案;對于監理單位來講必須要盡到嚴格監督和審核竣工檔案的職責，并且還要能夠提供出滿足質量審核需求的監理資料，只有做到以上幾點，才能進行工程及監理費用的結算。工程檔案質量作為權衡工程質量的關鍵性依據，必須要將其納入到工程質量的管理程序中來。

2.2加強工程建設項目檔案培訓和管理

一是加強工程建設項目檔案的業務培訓和指導。檔案驗收組織單位可以建立建設項目檔案驗收專家（人才）庫，對工程建設單位進行建設項目檔案的業務培訓和指導。開辦建設項目檔案管理培訓班，參加單位不僅要有建設單位的檔案部門，也要有建設單位的工程管理、合同管理、設備管理、招投標管理等參與工程建設的相關業務部門，還要有設計單位、施工單位、監理單位等參建單位，對他們進行建設項目檔案收集、分類、整理、驗收等相關業務培訓，并進行定期的業務指導。二是嚴格落實工程建設項目檔案管理登記備案制度，有建設項目的建設單位要按要求提前申報備案，加強驗收組織單位對建設單位建設項目檔案的管理，以便檔案部門提前介入，及時指導建設項目文件材料收集歸檔工作。

2.3建立健全工程檔案收集歸檔制度

要將“三納入”“三參加”“四同時”的制度進行嚴格落實，因為此項制度是確保工程檔案資料完整的重要前提。第一，要先貫徹落實好“三納入”制度。對于工程施工單位來講，不僅要將檔案工作納入到領導級別的議事日程中，還需要將其納入到工程建設管理與崗位人員的職責當中去。第二，要貫徹落實好“三參加”制度。就檔案部分來講，不僅要加入到工程建設的計劃會與平衡會中來，還要加入到竣工驗收會及設備開箱會中來，這樣可以為工程檔案的收集歸檔提供有效的業務指導。第三，要貫徹落實好“四同時”制度，工程檔案工作不是只落實在工程建設的某一個階段，而是需要向其貫徹落實在建設過程中的各個階段，確保同時開展。

2.4工程檔案的管理和保密

對于工程檔案來講，其包含的內容大多都是與工程單位相關的比較重要的一些的檔案信息，這些檔案信息的最大價值不僅在于其信息內容的含量，還在于對建設單位的建設意義，甚至對國家的發展進程也具有非常重要的促進作用。所以，對于此類檔案信息必要進行的妥善的保存和管理，而保管場所不能僅僅局限在辦公室或者一些其他的辦公場所，而是需要將其保存在能夠滿足國家相關標準的場所，當然，在保存過程中，必須要做好以下措施，即防盜措施和防潮防熱等措施的處理。由于工程檔案的保存工作具有非常大的重要性，所以，在選擇工作人員方面，必須要讓其具備一定的專業技能和先進的專業知識，能夠在保存那些較為重要的檔案信息方面采用相應的工作手段。因此，總結為檔案保存程度的好壞與工作人員的專業技能及職業素養水平等具有非常緊密的聯系。另外，檔案收集歸檔人員還需要注意檔案的信息的保密性，堅決不允許出現信息泄露的現象。

總結

工程檔案收集歸檔是檔案規范整理的前提和基礎，是檔案專項驗收的必要條件，而檔案專項驗收又是工程竣工驗收的必備條件。由此證明了檔案收集歸檔工作在整個工程建設中發揮著非常重要的作用。所以，要想確保此種成效的有效開展，就需要相關工作人員能夠及時發現其中存在的問題，并做好相關問題的記錄和保存，只有這樣為工程建設項目的順利竣工及驗收提供重要保障。

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