大型集中采購項目投標文件易發多發新問題及改進措施探討

曾東瑜

摘要：集中采購逐步邁向常態化、大型化、綜合化，投標人將面臨更新更高的要求，投標文件的編制也顯得越發重要。本文剖析了集中采購項目投標文件的編制中易發多發問題，提出了改進措施及建議。

關鍵詞：集約采購;投標文件;新問題;改進措施

一、前言

隨著現代企業的不斷發展壯大，企業為增加規模效益，取得更好的采購成本優勢，往往著手實施集中采購的新策略。集中采購形式逐步邁向常態化和制度化。集中采購所具有的采購量大、采購總額高、需求覆蓋各地、采購要求嚴格等顯著特點，對投標人提出了更新更高的要求。投標文件的編制“時間緊、強度大、要求高”，投標人往往要在較短時間內組織精銳力量，按照招標文件要求實施卓有成效的編制工作，按時遞交出一份完美展現企業優勢、特色、實力及能力的投標文件。投標文件是參加投標的主要有效法律文書，更是事關競標勝負的關鍵性文件，投標文件編制需要加強專業化、規范化，以利于投標人在激烈的競爭中贏得先機，占得主動，取得成功。

二、投標文件編制中易發多發的新問題及改進措施

招標文件要求投標人的投標文件必須對其“實質性”要求作出響應，要求所提供的有關資格證明文件、提交的投標保證金、技術規范、合同條款等要與招標文件要求的條款、條件和規格相符且沒有重大偏差。目前投標人的投標文件中易發多發的新問題主要有：

（一）資格證明文件不全。通用資格、專用資格要求響應不到位。這種情形通常表現為提供的通用資格證書、專用資質證書已過有效期，可能是投標文件編制過程中不夠細致，盲目復制、套用本公司去年或早期其他項目投標文件材料，導致提供的通用資格證書、專用資質證書為舊版本或已過有效期而不覺察，導致評標時因提供的證書無效而被否決投標。這種情況不是投標人無相關有效證書，只是因編制人員的粗心大意而釀成投標的失敗。有些項目的通用資格、專用資格中要求投標人具備標的物相應的業績，若業績不滿足要求也同樣將導致被否決投標。改進措施是加強投標文件的審核把關，對招標項目資質條件要求逐一響應到位。

（二）技術規范書“*”號條款響應不到位。不少技術規范書中設置有加“*”號的關鍵條款，要求投標人必須滿足，否決將導致否決投標。投標人普遍關注對項目通用資質、專用資質要求的響應，對技術規范書往往研究不夠，重視程度不足。若編制投標文件時存有疏忽，就有可能對技術規范書“*”號條款響應不到位造成被否決投標。改進措施是將技術規范書特別是“*”號條款的響應作為編制投標文件的重要審查點，確保對技術規格書中主要參數響應到位，不超出偏差范圍，從而在技術評分要素評審中取得較高分數。

（三）格式要求響應不到位。招標文件對投標文件格式是有專門要求，若投標文件出現簽字、蓋章不到位則可能導致投標被否決。主要情形有：1.投標文件封面無法人代表簽字，無加蓋公章或經授權的電子印章。2.法定代表人授權書失效，出現法定代表人授權書無法人代表簽字、無加蓋公章或授權人、被授權人簽錯位置的重大紕漏。3.電子印章效力證明文件失效，存在無法人代表簽字、無加蓋公章或授權的電子印章與實際加蓋的電子印章不相符的問題。改進措施是強化投標文件格式的審核把關，確保投標文件授權到位、簽字蓋章到位、授權的電子印章與實際加蓋的電子印章相一致。

（四）報價要求響應不到位。報價方面比較常見是金額報價，往往設置有最高限價，有的甚至要求同步報單價且單價報價不得超單項限價。若粗心大意出現報價超最高限價的情況，將導致被否決投標。有的框架采購項目按投標費率報價，若誤按下浮率報價，就會出現嚴重錯誤。改進措施：1.把握限價要求，確保報價不超限價，確保簽字蓋章到位。2.集中采購項目報價時要進行詳細的摸底和了解，要結合駐點場租、差旅費、駐點人工成本等新增支出，考慮服務數量及服務區域的變化因素，對集中采購項目因涉及的區域及單位原始數量及分布情況、品牌情況、購置年限要有一個大體了解，對每年項目中新增數量及淘汰數量要一個大體的預估，做好報價預判，以利于保持合理獲利空間，以便報出一個切合實際的合作價格，促進最終成交，達到雙贏的目的。

（五）其他方面存在問題。其他方面問題主要是投標文件工期超招標文件計劃工期，投標保證金繳交不到位（未提交投標保證金或金額不足、保函有效期不足、投標保證金形式或出證銀行不符合招標文件要求）及存在投標文件弄虛作假（偽造假資質，偽造假業績）等惡劣行為。改進措施：1.作好工期（服務期）響應，確保與招標文件要求相一致。2.杜絕僥幸心理，據實編制投標文件，如實提供資質證明文件及業績材料。3.及早足額繳交保證金，要現金繳交方式外，要了解是否可采用銀行保函、保兌支票、銀行匯票或現金支票等其他方式，以減輕相關負擔。）

三、投標人方面的其他改進措施

（一）要時刻把握招投標政策新動向，防范后知后覺錯失良機。加強招投標新形勢分析，提升對招投標新要求的適應性。招投標工作在國家、各省份、各行業層面都時不時有面臨新形勢、新要求，作為市場供方主體的投標人要時刻加強宣貫學習和研究，時刻把握招投標發展的脈搏和節拍。要及時地了解清楚招投標領域的新動向，“慢熱型”或后知后覺都有可能導致在招投標過程中響應不到位，出現偏差甚至錯失良機。

（二）加強投標策略研究，提升投標人的投標專業性。隨著招投標日益規范化，投標人要倡導講誠信、講信譽，摒棄得過且過、弄虛作假等舊習、陋習，要全面提升投標專業性，適應這種公平公正公開的競爭方式，要重新審視新形勢新要求，強化技術革新和發展，立足以優異產品和高質量的投標文件展示企業實力，從而在招標項目競爭中取得優勢，贏得中標。

（三）自發開展編制技巧內部培訓，提升投標文件整體編制質量。各個電子招投標平臺均有投標人投標文件編制方面的工作指引，各個投標人可以加強系統的專項培訓，提升投標文件的編制技巧和質量水平，獲得更高分，做到各項可能導致否決的條款的響應文件的編制工作，減少因投標文件因響應不到位、內容方面存在嚴重缺陷導致投標文件被否決。

（四）痛定思痛，舉一反三，形成整改提升機制。設置電子招投標系統否決原因查詢功能模塊。評標結束后，在中標候選人公示的同時，充分依托電子招投標系統否決原因查詢界面查詢自身被否決原因，從中了解自身資格條件的不足，在后續資質儲備中予以系統提升;了解自身投標文件編制方面存在的易發多發、導致否決的相關問題，痛定思痛，日積月累，形成案例庫，形成整改提升機制，進一步提升投標文件的編制質量和水平，促進后續投標工作中得到規避、防范和全面提升，促進投標人的投標工作邁向一個新臺階。

結束語

（一）對投標人而言，投標文件是投標過程中一項非常重要的環節，是加大中標幾率的利器，也是成交與否的關鍵。集中采購是在采購集約化新常態下，集中采購成普遍的采購形式，日益呈現出高技術、高質量、大型化、復雜化、綜合化的諸多特點，對投標文件編制也提出了更新更高的要求，作為采購市場主體之一的投標人迫切需要采購新措施，作出新改進，適應新常態，提升軟實力，尋求高質量發展新支點新動能。

（二）電子招投標為投標人的投標工作提供了極大的便捷性，投標文件的電子化為投標工作的高效推進奠定了良好的基礎。投標人要充分利用數字化、電子化便利條件，提升對投標文件易發多發問題開展系統匯總和統計分析，針對性落實改進措施，提升投標文件的整體水平。