信息化背景下高校會計憑證影像化工作研究

西安交通大學財務處

引言

近幾年隨著國家財政撥款和競爭性科研項目經費總量的增加和撥款渠道的多元化，巨大的基礎性財務審核工作之后，面臨著高校內外部多維度、多類型的檢查和審計。會計憑證作為具體財務數據的統計依據或業務活動的具體體現，翻閱會計檔案則是審查的一項重要工作。如何利用信息化的先進技術，規避傳統紙質會計憑證唯一性和查閱煩瑣等問題，降低時間成本和人力成本，實現高效、便捷地會計檔案管理工作，則是高校財務部門在會計檔案電子化和財務數據信息化方面亟待解決的事項。

一、高校會計憑證影像化系統建設的意義

（一）提升會計憑證查閱效率和會計檔案信息質量，滿足多校區運行模式的需求

對于查閱者而言，在整理好的紙質會計憑證裝訂之前，利用高速掃描儀等設備，將原始憑證和記賬憑證掃描成像，圖像質量清晰且保留時間長，這種電子影像化檔案大大提高了憑證查閱的效率，尤其在科研項目結題驗收或審計高峰期，免去了查閱人排隊等待、查找、搬運、復印、拍照等工作，同時高清的檔案圖片杜絕了裝訂導致重要檔案信息被遮蓋，滿足了審計檢查的需要。而對于財務部門檔案保管工作而言，會計憑證影像化保留了會計憑證的原貌，首先，不會因為頻繁翻閱紙質會計憑證造成檔案散落、損毀、丟失、篡改的風險，也不會因為保存時間久或保存環境變化等因素造成油墨揮發、字跡不清等現象。

S大學近年來的蓬勃發展，已建立兩處新校區，財務處秉著“以人為本”的服務理念，在各校區均可進行報銷業務，為了避免會計檔案在運輸過程中發生丟失、破損等情況，S大學在各校區分別設立了財務檔案室。2015—2019年S大學會計憑證數分別是188722份、180847份、212856份、233849份、275108份，會計檔案數的增加和各類檢查審計工作的增多，勢必會造成會計憑證調閱量跨越式的增長。會計憑證影像化切實落實了“放、管、服”的文件精神，做到了“讓信息多跑路、讓人少跑路”的服務理念。

（二）實現數據共享和數據信息化，促進高校智能化財務管理發展

目前，S大學已建立了財務網上綜合服務平臺，利用網上報賬系統、財務查詢系統、統一支付平臺等系統實現了財務部分數據信息化，與資產管理系統、科研管理系統、銀校互聯系統等系統的對接，實現了部分數據共享。但是，會計憑證中的附件資料作為業務活動的原始基礎性數據，需要作為財務共享服務中心的數據支撐進行影像化和數字化，利用大數據技術，對影像化會計檔案進行數據分析和挖掘，從而推動高校智能化財務管理的發展。

此外，會計憑證影像化系統將歷年來高校的財務活動做到了有據可查、有圖可證，在監管和保存高校日常財務活動、提高會計檔案管理水平的基礎上，還為內部財務管理者提供了決策的歷史數據資料庫和培訓的原始資料。

二、高校會計憑證影像化系統構架

會計憑證影像化系統涉及高校財務管理的各個環節，需要學校各部門協同作業，并不僅僅是用設備完成簡單掃描、上傳、存儲的工作。參照銀行影像化系統，結合S大學實際情況，構建高校會計憑證影像化系統，如圖1所示。

高校會計憑證影像化系統三大主要功能是影像采集、影像質檢和影像應用。

（1）影像采集功能是在該筆業務報銷完畢后，使用高拍儀等掃描設備進行集中批量的影像采集，再通過掃描軟件將記賬憑證上生成具有唯一性的條形碼與已掃描的圖像信息自動關聯并保存至服務器中。

（2）影像質檢功能是影像掃描人員利用專門的技術手段對采集圖像的完整性、有效性和一致性進行檢測和復核，若出現掃描不清晰、未識別或掃描缺漏等情況時，必須通過影像補錄功能及時進行重新掃描。在影像校驗功能中，對于檢驗成功的影像化資料，還會利用文字識別軟件將識別出的記賬憑證中各要素自動建立精確的索引，若系統提示異常時，可手動建立索引。

圖1 高校會計憑證影像化體系基本框架

（3）影像應用功能是將會計影像資料分級別應用到高校的運營中來。第一，對于會計憑證影像化資料，進行保密級別分類，同時對于經費負責人、各級職能部門管理者等在內的所有憑證查詢人員設置規范的查詢權限，檔案保管員須對訪問數據的范圍及查詢過程進行記錄和監督，降低財務信息泄露的風險。被授權的查閱者可以線上進行影像化資料的多維度檢索，并對檢索結果進行數據統計、下載等工作。第二，會計憑證影像化是財務共享服務中心建設的數據基礎，利用大智移云技術實現業財融合。會計憑證影像化系統嵌入財務管理系統后，并與學校其他職能部門的管理系統進行對接，打破地域限制，做到會計信息數據共享、實時查詢，實現跨校區“零接觸”辦理業務，滿足了擁有不同查詢權限師生的不同需求。

不同的功能對于高校會計憑證影像化系統的效果發揮著差異化影響，缺一不可，因此需要進行全面管理。高校會計憑證影像化系統，主要通過系統整體調配管理、工作站與終端設備交互、在其他相關系統的輔助下通過工作站運行來完成全部工作。影像采集功能主要是通過工作站與終端設備交互實現，因此開展相關工作的過程中需要重視工作站與終端設備之間的技術聯系與工作協同。影像質檢、影像補錄、影像校驗功能主要是通過工作站完成，工作站開展工作過程中需要重點關注這三項功能。影像應用需要業務運營風險系統以及其他系統、外部查詢系統共同完成。工作站與終端設備作為整套體系的核心，起到整體信息調取互通以及信息采集審核的功能，利用工作站與其子系統相互協同達到監督審核的效果。終端設備通過影像采集功能，完成影像的初步采集并上傳工作站，進而進行影像質檢、影像補錄、影像校驗工作，上述完成后，相關人員可利用工作站進行相關影像數據的調取及核查。

三、S大學會計憑證影像化系統中存在的問題

（一）會計憑證輔助信息缺失

目前高校建立的會計憑證影像化系統中影像資料僅是會計記賬憑證及其附件，沒有針對該筆業務活動除必須作為報銷附件外的其他相關輔助資料。因缺乏對原始輔助資料的必要影像采集，無法對業務活動進行全面評估，導致在財務監督管理或檢查審計過程中不能及時發現問題，“責任到人”變成了空話，高校會計憑證影像化系統建設的效果沒有得到充分的發揮。

（二）圖像識別功能待完善

S大學的會計憑證影像化系統的功能停留在事后影像采集和存檔的初級階段，并不能針對影像化圖像資料中相對雜亂的信息進行圖像識別、提取與標記。當學校管理者、審計人員、經費負責人等需要某一類或某一項信息時，無法快速且全面地檢索到相關信息，即使會計檔案影像化后減少了翻閱紙質憑證的時間和人力，但仍需花費大量時間在圖像資料中尋找相關數據，嚴重影響了會計憑證影像化系統的積極作用，不利于提高財務管理的效率。比如，稅務部門檢查要求提供某期間內某一稅號以該單位某一開戶行為開票方信息開具給本高校的發票及其報銷情況，完成這項工作如同“大海撈針”。

（三）存在財務信息安全隱患

會計憑證影像化系統在方便調取會計檔案的同時，還需面臨網絡安全防護不足導致信息共享時財務檔案泄露和丟失的風險，如訪問權限設置不當、防火墻更新不及時、個人保密意識不強等，都會給黑客等人提供可乘之機，盜取會計資料，有些會計檔案還涉及有關單位甚至國家的機密。另外，存儲影像化會計檔案的介質也同樣重要，存儲介質若出現損壞或意外失效，都會造成影像化圖像資料的信息丟失。

四、完善高校會計憑證影像化系統的改進對策

（一）提升會計憑證影像信息的完整性

相較于會計賬目和財務報表等數據性的財務信息，影像化系統采集的財務圖片資料對于不熟悉財務的廣大師生來說更加的直觀、可讀性更強。會計憑證影像化系統與網上報賬系統、財務查詢系統等財務網上綜合服務平臺各子系統進行對接，實現了財務管理信息化。在方便會計檔案查閱的同時，通過財務系統與合同管理系統、招標采購管理系統、人事管理系統、資產管理系統等其他職能部門管理系統的對接，針對報銷憑證中同一業務活動的其他零散在不同管理系統中的關聯信息進行資料收集和影像采集，并關聯到會計憑證影像化系統的該筆報銷憑證中，并對所有影像資料進行分類信息管理，最大限度地還原高校運營中每項業務活動的所有相關信息，充分發揮出財務數據的積極作用，為管理者的決策提供有效且全面的支撐。

此外，完整的會計憑證影像化資料有助于高校進行大數據的挖掘和分析研究，通過海量的數據進行事件發生可能性的前瞻性預測，以此減少高校財務管理的隱性成本。尤其對于審計和內部控制方面，大數據的分析結果能夠使審計和內控工作人員快速發現問題、找準方向，大大提高了工作效率。同時，大數據的挖掘和分析研究也會反作用于財務信息化的發展，對今后的數據收集會更全面、更有針對性，信息化系統相關功能的建立也會更加有效。

（二）實現會計憑證影像信息的圖像識別和機器閱讀功能

會計憑證影像化系統將紙質會計憑證轉變成電子圖像形式，初步實現了信息共享。為了進一步發揮影像化系統的積極作用，應用OCR圖像識別和機器閱讀技術，識別并獲取會計檔案中如發票號碼、開票單位及其稅號、開票金額、招標單位及金額、合同簽訂金額及蓋章單位名稱等關鍵信息，完成文字轉換和記錄，并對獲取結果進行分類標記，建立索引，形成一個可以在不同會計憑證內精準檢索和統計的財務數據庫。首先，可滿足專項審計等審計監察的特殊需求。比如，需查找某個時間段內某個單位開具的某個發票號段內的發票報銷詳情，以往財務人員只能通過賬務系統進行粗略檢索后，再通過人工翻閱成千上萬本有可能的紙質憑證來查找結果。OCR技術和機器閱讀技術的應用，可以輕松、準確、全面地檢索出所需信息，并保存成Excel文件以便財務人員進行后續的統計和加工，大大縮短了審計取證時間。其次，OCR技術和機器閱讀技術識別出的發票信息與財務報銷憑證信息的直接關聯，通過機器閱讀技術的匯總計算，實現系統自動核對和校驗報銷金額是否正確，協助財務人員進行日常的稽核工作。最后，通過文字識別功能將會計憑證的附件內容轉換成可編輯、存儲的數字信息，利用大數據技術進行數據分析、報銷行為判斷以及簽名筆跡真實性核查等人工難以完成的工作，以便發現財務管理中存在的潛在問題。

會計憑證影像化系統結合OCR圖像識別和機器閱讀技術，使得高校財務部門從以前的以核算、監督為主的財務會計職能轉變成對財務數據篩選、加工、分析后進行預測、規劃、決策、控制的管理會計職能，為預算管理、績效評價、責任考核、內部控制、風險預警等方面提供數據支撐，提高了財務數據分析的全面化，拓寬了高校財務工作的高度和深度，使得財務部門更好地服務于高校的快速發展。

（三）建立完善的影像化檔案管理制度與人力資源庫

會計憑證影像化系統的建立隨之帶來的是完善的電子會計檔案管理制度和管理方式的制定。區別于傳統紙質版會計檔案管理，在深入了解影像化系統功能及影像化檔案的類別、保密程度等內容后，學習會計檔案相關法律法規，建立標準的影像化檔案分類別、分權級的管理制度，包括電子檔案的采集、使用、變更、銷毀等具體工作流程以及完善的監督管理制度，為財務部門開展相關工作提供良好的制度保障。

另外，為了保證會計憑證影像化工作的全面開展，以及電子會計檔案管理的特殊性，需要軟硬件設施的支持和計算機方面的專業人才的參與。首先，從用于存儲和備份電子會計檔案的服務器和影像采集時所用的自動掃描儀等專用設備，到軟件及其運行維護供應商和影像采集工作執行者，都需要進行嚴格的篩選，以保證系統運行的穩定和安全性。其次，會計憑證影像化系統建立、開發和維護的過程中，專業的計算機人才必不可少。對于電子會計檔案而言，網絡和數據的安全是日常財務工作的重中之重，系統的平穩運行是數據挖掘和應用的基本保障。在不能達到所有人都“一人多技”的前提下，適當地引進計算機、數學統計等專業的優秀人才，以滿足財務管理信息化發展的需要。最后，對于本單位財務人員而言，除了增強自身的業務能力、學習專業知識以外，還需要學習和掌握信息化系統方面的專業知識以便后期對系統進行具體操作，使會計檔案信息化發揮最大的效用。

（四）建立有效的電子會計檔案信息安全風險防范體系

會計憑證影像化系統的應用給財務實際工作提供了便捷和高效的同時，必須重視會計檔案信息的安全防范。相較于傳統紙質版會計檔案，電子會計檔案在日常維護和運營中存在更復雜的風險，也對檔案管理要求更加苛刻。電子會計檔案信息安全風險防范體系主要包括兩個方面，一是存儲安全，二是檔案信息使用安全。

存儲安全指影像信息采集保存時的安全、已保存信息不能被篡改、破壞、丟失、泄露以及存儲介質的安全。第一，執行專人專崗負責影像采集掃描工作，保證紙質版與電子版會計檔案的一致性；第二，影像化后的會計檔案須保存在專門的數據庫系統中，寫入和讀取相分離，實時同步主數據庫和備份數據庫，同時采用“雙機熱備份”的措施，防止存儲介質發生失效或損壞，以保證財務數據信息本身的安全；第三，設置專人負責管理存儲介質的安全和運行，同時設置防火墻和各級訪問權限，尤其是涉及國防、科技等機密檔案信息，避免黑客攻擊、病毒入侵導致盜取會計信息。

檔案信息使用安全指建立安全、嚴謹的使用權限控制體系，在限定時間范圍內給予符合條件人員的使用權限。網絡安全隱患是電子會計檔案管理面臨的最大挑戰。首先，采用加密技術和通訊模式處理數據平臺開放接口，存儲服務器不與互聯網直接連接，并設置接口對象認證機制，影像化系統自動記錄所有的檔案訪問日志。其次，其他管理系統須與財務系統建立一致的用戶身份認證機制，防止未授權的信息泄露。最后，對于電子會計檔案的保密程度進行分級管理，并嚴格控制使用者權限，對于涉密項目及其相關憑證信息須嚴格遵守國家保密規定，即使相關會計憑證進行影像化處理，也應區別對待，不得以Web形式分享至數據共享中心。

結語

本文闡述了目前高校建設會計憑證影像化系統的必要性及其意義，結合S大學實際情況，構建高校會計憑證影像化系統的基本框架，并介紹系統各功能的內容及各功能間如何協同工作。通過分析會計憑證影像化系統存在的問題，有針對性地提出具體的改進措施，為高校會計憑證影像化系統的完善化提供有益的借鑒作用。