電力檔案管理工作的現代化思考

華能羅源發電有限責任公司 段欣邑

檔案信息是十分重要的資源，其中記載著電力企業的組織結構變化情況、人員崗位流動情況、歷年經營數據信息等，對這些檔案信息進行妥善管理和應用顯然能夠從根本上提升電力企業未來的發展質量，因此在新的時代背景下加強電力檔案現代化管理可謂是勢在必行。然而從實際情況來看，只有少部分電力企業在這方面取得了成果，絕大多數企業的電力檔案管理工作仍停留在傳統模式下無法寸進，為解決這一問題，有必要對本課題進行研究。

一、電力檔案管理工作的重要性

一個電力企業想要在殘酷的市場競爭環境下求得生存，它的管理戰略作就需要做出一定的調整，即將電力企業的資源結構、發展基礎以及管理模式等方面的內容和現代化發展緊密的結合，從而制定出企業未來的發展計劃。電力企業中的檔案管理工作非常重要，它不只是記錄了電力企業的過去和現在，還給電力企業將來的發展提供了資源，因此在實行電力檔案管理工作時企業要深入挖掘和使用這些知識，在電力企業的今后發展中合理地運用，從而體現出電力檔案管理在企業發展過程中的價值。

在企業管理中的應用現代化的網絡技術使企業對于檔案管理的手段發生了改變，例如通過云端、電子文檔、網盤、光盤等一系列存儲方式使電力檔案的管理模式相較于傳統的電力檔案管理模式發生了巨大改變，從而實現了電力檔案現代信息化的管理。在這樣的背景下，傳統的管理手段已然不能適應現在企業管理模式的需求，怎樣才能保證電子檔案管理的安全性、有效性、完整性以及可靠性就成為現代化企業管理檔案過程中面臨的主要問題。在企業管理過程中運用現代信息化技術提高了管理檔案工作過程中的辦公效率，因此，在現代化的環境下，企業需要不斷地提高檔案的管理水平與服務系統建設水平，實現現代化電力檔案管理模式的構建，從而促進企業的全面發展。

二、電力檔案管理工作現狀及問題

電力檔案管理是電力企業日常經營工作的組成部分之一。在電力企業不斷擴大規模、不斷進行體制改革的今天，電力檔案管理的深度和廣度都發生了改變。為了適應這種新情況，檔案管理人員需盡快建成具有價值的檔案信息系統，使檔案信息能夠得到妥善合理的應用。近年來，我國的信息化技術越來越成熟，在很多行業當中發揮了不可替代的重要作用，而電力企業檔案管理人員應牢牢把握住這一發展新機遇，借助信息化技術擺脫傳統電力檔案管理困局，借助先進的技術方法實現管理工作的創新。已經有一些電力企業建成了符合實際情況的檔案信息化管理系統，該系統具有錄入信息、調閱信息、身份驗證、自動信息分類等多種功能，在電力企業檔案管理工作中扮演了極為重要的角色，從根本上提升了電力企業檔案管理工作的質量。當然，這并不意味著我國電力檔案現代化管理已經完全成熟，其中仍舊存在許多方面的問題亟待解決：首先，檔案管理制度體系還不太完善，電力企業因其特殊性，對做好檔案管理有著更高的要求。電力企業在檔案的鑒定、利用、保管、移交方面都有明確的管理制度。大部分電力企業能夠嚴格遵守相關制度，但還是有一些基層企業沒有重視制度的作用，具體工作沒有按照相關制度執行，導致一些制度成為擺設。其次，部分企業的管理層人員不能認識到檔案現代化管理的重要性，因此在資金等方面未能給予足夠的支持；再次，檔案管理工作人員未能及時掌握信息化技術的應用和操作方法，在新系統建成后無法得心應手地工作，導致了電力檔案現代化管理效率的大幅度下降；最后，一些電力企業的檔案現代化管理流于表面，除了引進信息系統之外毫無建樹，也不利于檔案現代化管理工作的開展。

三、電力檔案工作現代化的改進措施

（一）健全檔案管理規章制度

中國現代化建設的成果十分明顯，特別是法制現代化建設更是取得了不容忽視的重要成就，近三十年間，我國的法制化進程越來越深入，法律制度的內容逐漸覆蓋各個行業和各項工作。檔案信息能夠在電力企業依法維護自身合法權益的時候起到決定性作用，因此必須要健全檔案管理規章制度、實現電力檔案管理現代化建設目標。檔案管理部門應牢牢把握住電力檔案現代化管理的機遇，根據工作中遇到的問題和總結的經驗建立相應的管理制度，利用績效管理措施、落實責任制度，讓檔案現代化管理的水平能夠得到穩步提升。

（二）加大檔案管理的投入

電力企業檔案管理工作具有一定的復雜性，對其進行現代化建設自然也比較困難，需要大量資金和人力資源的支持才能取得成果，因此企業方面可適當投入更多的物資和人員，保證檔案現代化管理的水平。首先，要加大物質資料投入力度，結合檔案管理實際需求建設檔案庫房、閱覽室、辦公室等專用建筑場所，同時積極主動地購進計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機等一系列現代化設備，并采購空調機、去濕機等配套輔助設備，為電力檔案現代化管理提供有力支持。其次，要加大工作人員投入比例。高素質的檔案管理人員能有效推動電力檔案現代化管理進程的發展，因此企業方面應根據實際情況安排專業化的檔案管理人才參與現代化建設，以保證現代化建設成果與電力檔案工作需求相匹配，確保電力檔案現代化管理的水平。

特別需要提到的是，在選擇參與現代化管理的工作人員時，除了要考慮工作人員的教育背景、專業程度之外，還需要考慮他們的學習能力、工作經驗、創新能力等，確保其能夠在電力檔案管理現代化建設中發揮應有的作用。

（三）應用現代化信息技術

互聯網信息技術的應用改變了許多行業的發展方向，其代表了二十一世紀現代化技術的基礎和根本，因此在進行電力檔案管理工作現代化建設的過程中務必要合理地應用信息技術。根據工作經驗來看，過去的紙質檔案已經無法滿足電力企業發展需求，無法快速準確地定位檔案信息，也就無法利用其中的內容提升電力企業發展水平，在這種情況下實現電力檔案數字化建設可謂是勢在必行。因此，電力企業方面應通過各種方式將檔案信息錄入到信息系統當中，并根據其錄入時間、內容分類等對數字化檔案信息進行編號、分類和保存。

另外，還需要盡快構建信息化檔案信息查閱平臺，使用戶可以在這一平臺上按照自己的需求查閱檔案資料，快速定位需要的信息，這解決了傳統紙質檔案查閱不便的問題。最后，要在利用現代化信息技術的同時保證電力檔案的安全性，比如可在信息化檔案信息查閱平臺中設置身份驗證，使用戶可根據自身權限訪問對應等級的檔案信息，而無法通過驗證的用戶則無法獲取內容，這就避免了檔案信息遺失泄露的問題，有助于電力檔案管理工作的進步和發展。

（四）運用現代化管理手段

電力檔案管理工作的現代化建設具有一定的難度，而運用現代化管理手段則能從一定程度上提升管理效果。第一，要充分認識到檔案現代化管理的重要意義，并對現代化建設的要求、標準進行研究，結合電力市場的實際情況、考慮黨和政府出臺的政策法規內容，建立檔案現代化管理制度，并對其中的細節進行研究，確保管理制度能夠落實到位。第二，要通過現代化管理方式優化檔案管理部門的能力及工作效果，借助績效管理優化檔案管理人員的工作積極性，解決過去消極怠工、敷衍了事的問題，保證檔案管理工作現代化建設的水平。最后，要充分利用現代化信息記錄手段豐富電力檔案存儲形式，解決紙質文檔存在的弊端，讓電力檔案在企業發展中發揮應有的作用。

四、結語

電力檔案管理工作質量決定了電力企業的發展水平。在新的時代背景下，電力企業必須要有意識地對傳統檔案管理模式進行調整，通過健全檔案管理規章制度、運用現代化管理手段、應用現代化信息技術等方式解決傳統檔案管理工作中存在的問題，保證檔案信息能夠得到安全、有效的儲存和便利、高效的應用。與此同時，還需要關注電力檔案管理工作現代化建設中存在的安全風險等，切實提升電力企業檔案管理水平。