加強信息化和標準化 推進事業單位人事檔案管理的規范化

涿州市交通運輸局 寧宇

注重開展事業單位檔案信息化管理，一方面能夠改善檔案管理現狀，提供新的發展思路；另一方面也能夠強化檔案管理效率，提高檔案管理的科學性與合理性，從而更好地發揮事業單位檔案的應用價值。當下，許多事業單位也在積極地進行檔案管理信息化改革工作，加大信息化技術在檔案管理中的應用，但是在實際開展工作過程中，依舊存在較多的問題，不僅阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，同時也無法充分發揮檔案管理信息化優勢，對事業單位檔案管理的深層次發展產生不利影響。為此，本文分析了事業單位檔案管理信息化建設的意義，指出了其中存在的問題，在此基礎上提出了加強檔案管理信息化建設的舉措，為推動事業單位檔案管理信息化建設不斷發展提供支持。

一、事業單位人事檔案信息化管理的相關概述

信息化的檔案管理工作指的是電子化的檔案管理工作，即利用互聯網來對相關的人事檔案進行數據化處理。一方面，通過這樣的方式可以讓事業單位人事檔案管理人員更少地出現管理失誤，所有的數值都由電腦來進行精密計算，讓人事檔案管理人員的工作量得到減少。另一方面，在將人事檔案內容進行數據化處理放入電腦后，會增加檔案的安全系數，并且為紙質檔案做了備份，如果紙質的重要檔案出現了丟失情況，可以通過電腦備份再打印一份相關檔案。另外，在事業單位的人事檔案管理中，還需要對檔案管理制度等其他方面進行改進，通過在事業單位中，實現人事檔案的信息化管理，能夠提高檔案管理效率，實現動態管理目標。在信息化建設基礎上，能夠在進行人事資料變動時，不再受到時空局限，將其動態性特征凸顯出來，實現對于人事調整的動態管理，同時，也會降低檔案管理人員的工作強度和壓力。而且，在信息化管理之下，能夠對于事業單位人員的具體表現，進行準確記錄，利于實現記錄的保存，讓檔案資料更加規范，整個流程也更加高效、便捷，具有較強的人性化優勢，實現工作效率的提高。另外，通過人事檔案管理的信息化，能夠更加便捷的調查檔案信息在查詢的時候，更加便捷，并且提高各項人事決策的科學性。管理者在針對人事調整做出決策之前，也要利用人事檔案資料開展人員的甄選。通過信息化的人事檔案管理，在這樣的模式下，能夠讓信息和資料的查詢更加快捷。信息化的人事檔案管理以計算機技術為依托，可以實現多樣化的查詢手段，如高級檢索、快速檢索，不僅能夠對于紙質檔案的存放位置，實現精準定位，而且還能夠對于人員的各項基本信息，如出勤、獎懲、業績等信息獲取更加便捷。相比較傳統的檔案查詢方式來說，信息化人事檔案管理能夠在人員信息資料查詢和應用的過程更加便利，為人事決策提供有力的信息資料支撐和依據。以上便是關于事業單位人事檔案信息化管理的相關概述。

二、事業單位人事檔案管理出現的問題

（一）檔案管理信息化建設未形成統一規范

事業單位檔案管理信息化建設是一個長期、復雜的工作，需要在建設過程中嚴格遵照統一的規范進行，從而為后期開展信息化檔案管理提供便利。在將紙質檔案轉變為數字化檔案時，工作人員應當按照相應的標準進行轉化，保證數字檔案的規范性。然而，從當下事業單位檔案管理信息化建設現狀來看，許多事業單位沒有建立完善的檔案分類標準，也沒有嚴格落實國家相關規范與標準，同時在進行轉化中存在文件標題與內容不吻合的現象，這些問題都導致了事業單位檔案管理信息化建設工作進程緩慢，取得的效果也不理想。

（二）管理手段單一陳舊

目前，很多事業單位多采用人工管理的方式，以滿足于紙質材料的歸檔整理為主，信息化手段在人事檔案管理中的工作得不到落實和應用。再加上人事檔案的嚴肅性和高度機密性，很多事業單位領導人員從安全角度出發，對人事檔案信息化建設項目的重視程度不高，甚至人員規模小的單位更是認為沒必要開展人事檔案信息化項目。

（三）檔案管理人員素質有待提升

事業單位人事檔案管理工作也需要專門的工作人員具體操作實施，然而當下很多事業單位在人事檔案管理方面配置的工作人員綜合能力和素養水平并不高，很多員工受到傳統檔案管理理念的限制和影響，缺乏對于新事物的接受能力，對于現代化的信息技術與大數據技術認知不足，而且并未真正參與過具體的專業技術實操的訓練和學習，使得事業單位人事檔案管理信息化建設發展進程難以有效推進，工作實施過程中容易發生失誤和疏漏，不能有效保障事業單位在進行重大決策時需要精準可靠的數據信息依據的實際需求。人事檔案管理工作表面上看起來非常容易，然而實際操作過程中其實是需要具備非常強的專業理論方法來實現檔案管理的科學規范化，專業方法和技巧有助于促進檔案管理模式的有效完善與完整。然而這個行業的工作環境、待遇整體水平并不高，因此大部分專業出身的人員主觀上并不傾向于選擇事業單位人事檔案管理工作，而事業單位為了充分滿足該崗位的人員需求，會選擇通過內部派遣調用的方式配置一些經驗相對豐富的老職工負責這項工作，或者有的事業單位通過招聘一些具備類似從業經歷的人員負責該工作，這樣組建起來的檔案管理隊伍缺乏足夠的專業性，因此也在很大程度上嚴重阻礙了人事檔案信息化建設發展的重要進程。

三、加強信息化和標準化，推進事業單位人事檔案管理的規范化措施

（一）搭建檔案信息云共享平臺

搭建檔案信息云共享平臺，是指事業單位人事管理內部的信息云共享，通過人事檔案資料庫構筑的形式，讓整個事業單位的人事信息成為一個動態有機體，能夠在保障個人信息安全的前提下實現資源共享，為組織內外部人事調動工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發光發熱，減少能力與職位不匹配的問題。除此以外，還可以從專業分類的角度，實現行業內部的數據資料共享，通過數據、智能識別等一系列技術搭建各專業領域高精尖人才數據庫，便于各行政單位根據實際需求引入高水平人才。

（二）完善人事檔案管理信息化基礎設施配置

事業單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現代信息化的基礎配套設施，想要充分促進檔案管理的創新、優化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規范，不斷豐富人事檔案館的內部資源，必須積極完善健全其信息化基礎配套設施，加強事業單位在人事檔案管理方面的電子化發展，促進軟硬件基礎配套設施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎信息化建設，有序構建事業單位人事檔案信息化的網絡管理平臺，不斷提升其管理工作的現代化可操作性，完善其系統建設與發展，積極落實事業單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數據信息處理方式有助于改善因為傳統人工錄入整理方式的效率問題，節省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學化與規范化，電子化檔案管理的平臺系統和傳統紙質檔案管理的方式有效融合，為事業單位人事檔案管理加上了雙保險，保障了檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升了人事檔案管理工作的有效性。

（三）對信息化檔案管理制度進行建立

在信息化檔案管理工作進行時，一定要建立相應的檔案管理規章制度，包括材料收入、整理、歸檔、保密、交接等制度和信息完整記錄考核制度等等，使干部人事檔案有章可循、有進出，堅決杜絕檔案的丟失、涂改、提取和偽造。讓人事檔案管理變得更加規范化與制度化的同時，還要確保每個人都要遵守相應的檔案管理制度，要將新的制度規定落實到現實情況之中，只有這樣才能夠讓信息化檔案管理在現實中得到更加良好的應用。

（四）構建健全的檔案管理信息化建設標準

事業單位在平時工作中，因為工作事務非常多，導致產生的檔案資料也是各式各樣，有些檔案資料是以文字形式記載的，也有些是通過圖片、視頻等形式呈現的，這就要求事業單位在進行檔案管理信息化建設工作中，不僅要進行紙質檔案向數字化檔案轉變，也要構建一個健全的檔案管理信息化建設標準，確保完成的數字化檔案能夠按照特定的規則與規律放置，提高檔案管理的規范性。當下，我國制定了紙質檔案數字化規范標準，事業單位在遵守該標準的同時，而且還要結合自身的實際狀況，構建符合自身情形的信息化建設標準，并且要貫徹落實到檔案管理實際工作中，例如，應當要規范檔案資料的轉化形式、保證檔案資料內容的完整性、確保資料主題與內容相符合等。

四、結語

事業單位人事檔案管理制度的建設是不斷探索長效管理機制最有效的方式。新時代，事業單位人事檔案管理遵循以黨管人才，為民服務的宗旨，結合檔案管理實際，針對新問題新情況及時制定對應的辦法和措施，全力維護事業單位人事檔案管理的公信力和權威性，更好地服務于選拔忠誠干凈敢擔當的干部和營造風清氣正的政治生態。