大數據時代電子檔案管理現狀與發展趨勢概述

張曉紅

摘 要 隨著大數據時代的到來，人們原有的生活模式和工作模式都發生了巨大的變化，而檔案事業也將面臨新的發展空間。電子檔案取代傳統紙質檔案已成為大勢所趨的方向，電子檔案的應用直接提升了檔案管理工作的效率，使其在保管、維護、開發和利用方面都更加便捷高效。本文針對大數據時代下，當前電子檔案管理工作進行分析論述，探究其未來發展趨勢，促進電子檔案在企業管理工作中的應用。

關鍵詞 大數據時代;電子檔案;發展趨勢

前言

在新時代信息化快速發展的同時，將產生數量龐大的電子檔案，電子檔案成為對信息資料收集和儲存的主要方式，其對行業的發展具有積極的促進作用。在大數據時代下，對電子檔案工作也提出了更高、更嚴格的要求。由于電子文件檔案的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒等威脅。因此，對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。所以針對大數據時代下檔案管理模式進行研究，采用最先進的大數據挖掘技術，可以更好地對檔案文化資源進行控制，充分發揮電子檔案的價值，達到促進電子檔案管理的目的。

1當前電子檔案管理現狀

（1）檔案管理的標準化。目前大部分企業在檔案管理方面缺乏完善的管理制度，缺乏精通檔案管理相關技術和精通計算機相關技術的綜合性人才。部分企業還采用傳統的管理模式，檔案收集及檔案管理缺乏規范性，經常出現檔案丟失現象或者信息缺失現象，企業在其檔案利用及相關評估方面也缺乏合理性，無法體現檔案真正的利用價值。檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎[1]。

（2）充分利用計算機網絡。由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門對一些重要的電子檔案在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統培訓，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

（3）電子檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。紙質文件內容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區別，一旦被刪改，復制或篡改內容都很難被識別。

（4）電子檔案信息安全問題日益突出。隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。同時，電子檔案在發送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網絡作為生存基礎的電子文件處于這樣一種惡劣的網絡環境之中會面臨著巨大的風險。接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。應嚴格管控檔案管理部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

2大數據背景下完善電子檔案管理措施

（1）檔案設備與技術投入。基于大數據社會背景，企業要想有效解決其目前的困境，一方面需加大檔案管理所需硬件的投入;另一方面需加強軟件方面的建設及相關投入力度。在建設相關管理隊伍的過程中，不僅要配備檔案管理相關專業的人才，還需配備計算機相關專業的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作質量。

（2）采取切實可行的信息保護措施。信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。為防止電子檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果[2]。

（3）重視和提升檔案管理人員素質。在電子文件日益發展的今天，伴隨大數據的廣泛應用，培養和造就一批精通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，提升相關工作者的綜合素質，要多渠道引進專業技術和管理人員，任用素質高、責任心強的人員做文書、檔案工作，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。電子檔案管理從起步到目前的發展，逐步取代傳統紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業化發展是不可忽略的方向。

（4）加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保電子檔案信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

3電子檔案的發展趨勢

隨著檔案數量和內容的日益增多，利用者對檔案的快速準確和便捷的需求日益迫切，我們要利用現代的科技手段，提高檔案管理技術的現代化，從而提高檔案的利用率，這必將成為未來檔案開發利用的發展趨勢。隨著計算機普及和電子文件的大量涌現，如何做好電子檔案的現代化管理已迫在眉睫，積極開展對各類檔案資料的收集，利用當前的網絡技術，實現電子檔案信息資源共享[3]。

4結束語

在大數據時代背景下，電子檔案的不斷發展是時代進步的必然，確保電子檔案的安全是21世紀檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，使檔案資源得到安全、可靠的保護。盡管相關的法制還需要完善，相關的技術也需要提升。但在相關部門、檔案工作者的共同參與和共同努力下，電子檔案必將走向更加良性的發展軌道，為新時代的社會主義建設、為企業改革和發展提供更好的服務。

參考文獻

[1] 電子文件歸檔與電子檔案管理規范：GB/T18894-2016[S].北京：中國標準出版社，2016.

[2] 林曉娟.電子檔案網絡安全若干問題分析[J].信息技術，2017（1）： 179-180.

[3] 闞娟.淺談檔案管理中的電子檔案管理[J].辦公室業務，2017 （10）：72.