新時代背景下電網企業(yè)檔案信息化的思考

陳曉亮 孟寧

摘要：本文本文在基于新時代的背景的前提下，通過分析電網企業(yè)檔案信息化工作的特點、存在的問題和所面臨的挑戰(zhàn)，發(fā)現存在的問題，從立足檔案信息化建設“一個中心”，推動檔案數據治理和優(yōu)化檔案管理“兩個端口”，實現檔案資料完整和查詢利用便利兩個等方面闡述，闡述如何提高新時代背景下電網企業(yè)檔案信息化工作。

關鍵詞：電網企業(yè);檔案信息化;大云物移鏈

在中國特色社會主義進入新時代之際，電網企業(yè)檔案工作作為新時代中國特色社會主義事業(yè)的一部分，也迎來了一個新時代的發(fā)展時期。同時，“大云物移鏈”等形勢對檔案的特性和檔案工作產生了深刻的影響。本文通過分析新時代電網企業(yè)檔案信息化工作的特點和所面臨的挑戰(zhàn)，尋求提高新時代背景下電網企業(yè)檔案信息化工作的對策。

一、 電網企業(yè)檔案信息化的背景

（一）1.適應國家檔案信息化建設的迫切需要

習近平總書記在浙江省檔案館調研時曾指出：“要提高檔案信息化水平，運用現代化技術做好檔案管理工作”。2020年6月20日，十三屆全國人大常委會審議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》，新增“檔案信息化建設”一章，奠定了為信息化在的法律上奠定基礎。全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確提出，要實現以信息化為核心的檔案管理現代化。面對檔案工作的新形勢形式，檔案管理智能化程度、規(guī)范化水平、信息化進程更應該緊跟時代步伐、以適應時代轉型的要求。

（二） 2.服務于電網發(fā)展中心的必然要求

“善理疾者絕其源”，檔案作為是企業(yè)的核心資源和重要資產，檔案信息作為可視為企業(yè)的“數據倉庫”，。在依法從嚴治企的大背景下，面對各種新興傳播平臺的廣泛應用，如何在實現檔案信息完整、檔案安全儲藏保管、檔案開發(fā)利用便捷，更好得服務于公司改革發(fā)展、經營管理、安全生產、風險管控等各方面工作，對于企業(yè)持續(xù)健康高質量發(fā)展具有現實而長遠的意義。

（三3.）解決數據共享的切實需要

近年來，眾多公司加快部署全業(yè)務統(tǒng)一數據中心部署，以信息驅動業(yè)務，以、數據管理企業(yè)，逐漸明確促進了資源集約、專業(yè)貫通、末端融合的發(fā)展趨勢和管理要求十分清晰和明確。但從在公司層面看，由于專業(yè)系統(tǒng)較多，存在一定程度的信息孤島現象，缺乏需求互通、數據共享的平臺。

檔案管理平臺作為各類資料和數據的最終歸集點，如何使檔案信息跨單位、跨業(yè)務、跨門類的共享利用、知識挖掘，更大程度地發(fā)揮檔案價值，減少重復錄入，是當前檔案工作研究的課題方向。

4.（四）落實“放管服”要求，切實減輕基層負擔的有效手段

由于公司中各類型檔案數量大、種類雜，傳統(tǒng)歸檔方式高度依賴人員的熟練程度和專業(yè)能力，導致基層負擔較重。通過引入檔案智能化整編、算法等先進的信息化手段，運用電子檔案平臺豐富的接口，可以能切實落實國家“放管服”的要求，有效減輕基層檔案人員的負擔。

二、 新時代背景下電網企業(yè)檔案信息化存在的問題

（一）1.認識問題

一是對檔案信息化的重要性認識不足。表現為各檔案部門自身對檔案信息化建設重視不夠，造成單位信息化與檔案信息化的脫節(jié)，檔案信息化與檔案業(yè)務工作脫節(jié)，“兩張皮”現象比較普遍。

二是對電子檔案認識存在有偏差。表現為認為沒有將形成的電子數據不是視為檔案，不需要缺乏專門的檔案部門進行管理，。一方面，認為電子檔案不可靠、不可信，沒有想辦法把將電子檔案管起來妥善保管;;另一方面，缺乏對認為電子檔案特殊性的認識就是檔案，沒什么特殊性，不需再作特別的規(guī)定。

（二）2.實踐問題

檔案信息化建設總體滯后。

首先，從政府角度看，由于認識所限，沒有把檔案信息化統(tǒng)籌到政府信息化大局之中，導致檔案信息化建設或被遺漏掉，或被邊緣化;從檔案部門角度看，存在著缺少沒有超前謀劃、沒有和主動融入的問題，導致有些地方和部門的檔案信息化建設舉步維艱。

二是其次，電子文件不歸檔、電子檔案失管現象時有發(fā)生。辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)沒有電子文件歸檔功能的情況不在少數，電子檔案管理缺乏系統(tǒng)平臺支撐的情況比較普遍，數字檔案館（室）建設總體滯后，從而導致的電子文件不歸檔、電子檔案失管的等問題難以解決。

三是電子檔案認定難、使用難。電子檔案標準不健全、管理不規(guī)范、法律效力不明確等問題比較突出，電子檔案的真實性、可靠性難以保障，跨部門、跨區(qū)域-一體化應用平臺建設滯后，難以實現導致電子檔案共享利用難以實現。

三、 新時代背景下電網企業(yè)檔案信息化工作的對策

（一） 1.立足檔案信息化建設“一個中心”，推動檔案數據治理

以檔案管理系統(tǒng)為平臺，各業(yè)務系統(tǒng)對接為依托，構建存量數字化和增量電子化并重的數字檔案資源體系，實現“一網查檔”的便捷服務，為公司檔案現代化管理提供重要支撐。

1.（1）實現增量檔案100%電子化。

一是推進線上線下同步歸檔，完善文書檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案等各類檔案的數字化要求，夯實檔案管理應用的“大數據”基礎。二是實現業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口對接，全面保證了電子文件的完整性和可靠性。三是嚴格審核電子化檔案電子化審核把關。對于線上無法歸檔的檔案，應下發(fā)入庫檔案電子化要求，確保入庫檔案100%電子化。

2.

（2）推進存量檔案數字化加工。

開展檔案數據治理建設，開展公司庫存實物檔案整理及數字化加工。一是開展存量檔案梳理，明確檔案數字化加工范圍，為數字化工作的實施打下堅實基礎。二是扎實推進檔案數字化加工。制定檔案數字化加工方案、技術標準和驗收規(guī)范，分步實施庫存檔案數字化加工，實現庫存檔案數字化目標任務。三是嚴把數字資源建設質量關。在開展數字化加工項目的同時，同步實施數據抽檢，通過“自檢+質檢+抽檢”的質量驗收流程，提高數字化成果質量。

3.（3）強化檔案數據共享。

檔案是企業(yè)的數據倉庫，檔案管理平臺是公司各類資料和數據的最終的歸集點。在檔案信息化建設的基礎上，應充分挖掘檔案信息管理平臺目錄檢索、全文檢索、自動推送以及輔助開展研編等功能。擴寬檔案查詢利用覆蓋范圍，在全公司系統(tǒng)實現檔案數據共享，充分發(fā)揮檔案價值，解決信息孤島問題現象。

（二） 2.優(yōu)化檔案管理“兩個端口”，實現檔案資料完整和查詢利用便利

針對檔案歸集和檔案應用管控機制變革，優(yōu)化“檔案歸集”和“檔案應用”兩個端口，重塑檔案歸檔業(yè)務流程，確保檔案完整，拓寬檔案利用范圍，使用神經算法、智能整編等手段，提升檔案歸集效率，便于利數據查詢。

1.（1）明確歸檔職責任務，確保檔案完整;應用智能整編等方法，提升檔案歸集效率。

制定下發(fā)年度檔案歸檔計劃，覆蓋全部類型和專業(yè)，建立重大事件、重要人物的專題檔案，明晰各單位歸檔職責、任務和歸檔期限，理清職責界面不清的局面，全面提高公司檔案資料歸檔的完整性。

在檔案平臺文書檔案方面，探索開展智能化業(yè)務研究，重新梳理原有檔案歸檔模式，針對歸檔反復比對及，重復查找的問題，以“收文、發(fā)文及線下文件”三大類型為著眼點，歸納總結不同類型的歸檔流程。樹立以“電子指導實體，線上指導線下”的理念和思路，應用智能整編技術，在省市縣三級開展試點，基本實現了線上文書檔案自動分類、自動鑒定、自動裝盒的功能，極大簡化人員人工操作，提升歸檔效率。

在電網建設檔案歸檔側，探索基于神經網絡算法的工程項目檔案智能組卷。通過TF-IDF算法提取特征向量，搭建神經網絡對其進行訓練，實現案卷與文件之間的映射，提升組卷的合理性。

2.（2）拓寬利用范圍手段，便捷查詢應用。

在豐富檔案數字資源的基礎上，充分發(fā)揮檔案信息管理平臺的作用。實現檔案利用權限全覆蓋，完善利用審批制度，提高檔案信息資源的利用效率。同時，建立健全突發(fā)事件檔案便利查詢應急響應機制，開通檔案調閱綠色通道，為一線應急搶修人員提供準確的檔案資料。

在利用，使用二維碼具有信息唯一性、容量大、成本低、保密性好的等特征，使用其對檔案目錄進行編輯，輔助檔案柜內檔案資料進行定位，簡化查找過程?；诒Ｃ芄芾硪?guī)定，兼顧服務的開放性和檔案內容的安全性。，采取將檔案一級目錄設定為開放式數據，方便掃碼獲取查閱，應當需進一步了解檔案內的詳細內容（如卷內文件目錄、圖紙等）時，增加身份認證環(huán)節(jié)，通過驗證后可繼續(xù)瀏覽檔案的具體內容，兼顧安全性與便捷性。

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