構建高校精細化合同管理體系

摘 要 高等學校合同管理工作是高校內部管理工作的重要組織部分，是內部控制的關鍵環節，直接關系到高校的權益保護和健康發展。高校合同關系在內容上具有鮮明的高校特色。目前我國高校的合同管理相比其他領域的管理還較為薄弱，存在一些問題。本文以高校合同管理現狀和問題為導向，梳理合同管理中存在的風險點，并針對風險點，從合同管理組織架構、訂立、合同審核會簽、合同授權簽署、合同用印管理、合同變更、合同糾紛處理、合同驗收及檔案管理、合同信息化管理等方面進行研究，構建全生命周期的精細化合同管理體系，對防范高校合同風險，促進高校內部管理工作科學、健康、可持續發展有著重要的意義。

關鍵詞 合同管理 風險 精細化管理

一、高校合同管理現狀分析

高校合同關系在內容上具有鮮明的高校特色，圍繞教育教學、科學研究、人才隊伍建設、服務等功能而進行的基建、維修、采購、合作辦學、合作研究、資產處置、融資、服務等活動使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利義務關系。合同管理的風險就像河流中的暗礁，雖然遇到的機遇不多，但一旦遇到，就是重大風險。筆者通過從事高校合同管理工作發現，高校合同管理在合同草擬、歸口管理、合同審核、合同授權簽署、合同用印、合同臺賬登記、合同編號與歸檔等方面仍存在控制薄弱的情況。體現在：一是員工法律觀念和風險管控意識有待加強，未充分認識到合同管理的重要性，僅把合同當成實現資金支付的一種方式;二是制度建設存在滯后現象，未制定相關合同管理制度或存在制度不完善、執行不利的情況;三是合同文本不規范，承辦單位會出現使用對方當事人提供的合同文本的情況，合同文本的形式和內容的不規范引發的糾紛不斷增多;四是出現合同審核流程缺失、合同簽字無法人授權、合同加蓋部門行政公章等問題，合同審核、用印、簽署環節存在較大的風險;五是存在倒簽合同現象，使高校存在嚴重的法律風險，如發生不能履約或糾紛時，因沒有書面約定，最終會出現對學校不利的局面。

二、構建高校精細化合同管理體系的意義

合同管理是高校內控體系建設中的重要環節和組成部分，構建科學合理的合同管理體系是高校規范管理、依法治校的重要內容，加強高校合同內部控制是進一步深化高校管理體制改革、提升學校治理體系和治理能力現代化的重要舉措，是高校防范合同風險的保障，直接關系到高校的權益保護和健康發展，是高校提高信息化水平的客觀要求。

為進一步提高合同管理的工作質量和工作效率，加強合同管理的規范性，高校應堅持問題導向，逐步完善內控體系，通過查找合同管理的風險點、積極收集各部門的合同管理現狀和問題，部門間協調配合形成合力，把握巡視、審計整改工作等各類檢查的有利契機，以風險防控為目的，明確工作職責，理順合同業務流程，完善各項管理制度，并借助合同管理信息系統減少人工跑單，固化業務流程，建立符合高校管理實際的合同業務長效管理機制。

三、構建高校精細化合同管理體系的具體舉措

（一）明確合同職責劃分，實現合同管理科學化

高校合同業務涉及全校各個單位，如果工作職責不明確、界限不清晰，那么在之后的流程執行層面就會存在很大問題，工作落地難度大。高校首先應當明確合同業務的部門職責和分工。根據行政事業單位內部控制體系建設中分單位、業務和監督三個層面建設要求，高校應當建立合同綜合管理部門（單位層面）、合同承辦單位與合同歸口管理部門（業務層面）以及合同監督檢查部門（監督層面）這樣分層次的合同管理組織架構，并在責任主體明確的基礎上逐一確定各主體的工作職責。例如，合同綜合管理部門主要負責建立健全學校合同管理的綜合規章制度，建立合同編碼規則，合同用印管理與法人授權制度，統一保管并按規定出具學校法定代表人授權委托書，根據相關業務和工作需要明確法定代表人的授權內容，實行分級授權，對各類合同范本進行法律審核，協助承辦單位處理合同糾紛;合同承辦單位對合同的真實性和合規性負主體責任，負責合同的可行性分析論證，負責草擬合同文本并及時提交歸口部門審核;合同歸口管理部門負責歸口管理的合同模板與合同實施細則的制定、合同業務審核，并判斷是否需要提交法律顧問審核、指導合同承辦單位處理糾紛等工作;合同監督檢查部門負責定期檢查監督合同履行情況。通過細化部門職責，完善組織架構，合同管理能夠達到“分崗設權”的要求，層次明確、任務清晰。

（二）規范合同制度體系，實現合同管理精細化

根據上位法要求，高校應結合學校合同管理工作實際，制定相關合同管理辦法。制度的出臺要經過充分的論證、調研與征求意見，集思廣益，反復論證，保證合同制度實施的可行性。

制度應明確合同分類方式，即合同可以按照金額、合同性質或重要性程度進行分類，按合同性質對合同定義相應的歸口管理部門，對合同的訂立，審核會簽機制，授權簽署環節，合同用印流程，合同的履行、變更和終止，合同糾紛處理，合同統一編號，合同的驗收、備案與歸檔，獎勵與懲處等均應作出詳細規定;并明確合同審核單的具體格式，對于重大合同需經過分管校領導、法律顧問聯合會簽。至此，高校建立起“統一指導、分類歸口、分級授權、分工負責”的合同管理運行機制，明確合同分級授權簽署的流程，有效防控合同分級審批、授權簽署權限以及程序不規范的風險。

（三）構建合同信息系統，實現合同管理信息化

合同管理的內控規范必須通過信息化手段才能有效落地，否則就會流于形式。在預算管理系統、財務核算系統、采購管理系統、資產管理系統、工程項目管理系統等全部獨立建設完成的基礎上，合同管理系統作為經濟活動內控系統的重要一環，應按照“業務管理制度化、管理制度流程化、流程控制崗位化、崗位職責標準化、標準設定表單化、表單傳遞程序化、程序執行信息化、信息管理系統化”的工作理念來構建，從而實現學校整體的內部控制信息化。應明確以信息化建設固化內控體系的工作方案，按照“以預算管理為主線，以資金管控為核心，以合同管理為重點，以信息化建設為手段”的基本思路建設內控信息系統。

合同管理全生命周期信息系統應包含合同模板管理、合同錄入、合同修改批注、合同審核流程嵌套、合同電子簽章管理、合同法人授權管理、合同簽訂與執行、合同執行過程監控、合同歸檔、合同臺賬管理、多維度合同數據統計分析、合同變更、合同糾紛處理等模塊。除此之外，還要實現與高校相關經濟業務系統數據實時有效對接，如與采購系統、財務系統的數據對接，形成經濟活動一體化平臺。

合同業務系統最終能夠在減少合同管理人為干擾的前提下消除人工跑單現象，提高合同管理工作效率，使高校合同管理制度化、制度流程化、流程規范化與可操作化。

四、開展合同精細化管理的實施效果

（一）單位層面和業務層面合同控制進一步加強

合同管理相關制度的出臺能夠完善合同管理制度體系，實現合同管理制度從無到有，從有到規范，再從規范到提升。從內部控制規范業務層面和單位層面的角度全面規范合同管理流程，以提高工作效率為主線，有效防范學校合同風險，減少合同糾紛，維護學校利益，不斷提升學校合同管理的精細化、規范化水平。

（二）合同全生命周期的信息化管理系統初步建立

合同管理信息系統能夠實現合同全生命周期的信息化管理，保證高校合同管理“擬定-申請-審核-授權簽署-用印-統計分析”的內控流程有效落地，消除“信息孤島”，審批由電子化代替人工紙質跑簽的模式，提高內部管理工作效率，達到讓老師少跑路，讓數據多跑路的目的，實現學校合同管理制度化、制度流程化、流程規范化與可操作化。

（作者單位為西安電子科技大學）

[作者簡介：李晨如（1987—），女，陜西西安人，碩士，會計師，研究方向：高校內部控制、財務管理。]

參考文獻

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