文書檔案管理辦公自動化應用分析

徐敏

【摘要】文書檔案管理一方面能夠客觀地反映各個單位的研究成果以及工作過程，另一方面能夠為未來的工作方案制定提供更加有力的指導和參考，確保我國各項事業能夠更加健康有序地發展。基于此，本文首先研究了文書檔案管理辦公自動化應用的優點和缺點，之后從三個方面對文書檔案管理辦公自動化應用的方案進行研究，以供有關人士參考。

【關鍵詞】文書檔案管理;辦公自動化;應用方案

從我國現階段的發展來看，自動化技術在各個方面有了良好的應用。文書檔案管理涉及的工作內容較為復雜，整體的工作較為繁瑣。借助現代化的設備進行自動化的管理，能夠有效提升工作效率。

一、文本檔案管理自動化應用的優勢

（一）促進資源共享。原來的文書檔案管理，都是手工操作，歸入文件管理庫。這種管理方法不方便人員進行后期查詢，在大量信息資源中查找比較困難。與此同時，大量的資源和空間用于檔案管理，造成空間和資金的浪費，不利于在企業內部進行成本控制。借助于自動化管理系統，可以進一步突破文書檔案管理的時空限制，使之更加體系化、更完善。利用因特網進行互動，可以有效地實現資源共享，保證文書檔案的查詢和資源的傳遞。在資源分析、數據處理、檔案規劃等方面，自動化技術實現了文本資源的統一管理，有效提高了資源的利用率。與此同時，保證人員能及時分析和使用數據。資源在各個信息平臺之間的傳輸效率不斷加強，各個方面的人員能夠進一步根據實際的需要對數據資源進行選取和整合，進一步促進資源的利用效率提升。

（二）提高辦公效率。文檔管理自動化主要是指在文檔管理過程中，將計算機技術與文檔管理相結合。傳統的文書工作當中采用手工操作的方式，對傳統的文書檔案管理工作進行分類統計、歸檔。實際操作效率較低，這種工作方式浪費了大量人力物力，并且存在較大誤差，這對于提高工作效率有很大影響。辦公自動化系統可以進一步處理文書檔案中的數字文本，利用電腦的輔助操作對數據庫進行歸納，保證每個文本能夠歸入相應的類別當中，確保各方面操作的效率。與傳統檔案管理相比，文書自動化管理具有更明顯的優點，能進一步簡化工作流程，減少紙張浪費，提高工作效率，方便人員后期查閱資料。由于應用范圍很廣，而且發展速度很快，文書自動化管理將成為未來發展的主要趨勢。文書自動化管理可以更持久、穩定地保存文件，利用計算機處理技術，使文件信息的分類自動實現。這種工作模式可以避免外部環境對文書的影響。與此同時，文書檔案管理自動化可以進一步提高數據檢索效率。在多次查詢過程中，同一數據容易出現多次查詢、效率不高的問題。在同一時間多次使用工具，導致數據容易被破壞或丟失。電子技術平臺能有效防止數據被破壞，使數據被多次重復使用。檢索過程中，只要輸入文件號名稱，就可以進行快速查詢，進一步提高整體檢索效率。

（三）文本安全性較高。紙質書籍檔案儲存時間短，操作過程中容易造成紙張損壞，并且書中的數據資源可能隨著時間的推移而出現損壞。文件一旦被破壞，將會造成信息丟失。在傳統的管理模式中，經常采用多次書寫的方式進行備份，避免資料丟失。這不但會造成大量的紙張浪費，而且會導致工作量增加，工作效率受到影響。通過電子文檔管理借助因特網管理的方式，能夠有效建立電子數據文件，在相應平臺中通過移動硬盤、VCD、DVD、優盤等數據存儲設備，將文本資源傳輸到載體中。在文書管理的過程當中，通過多道防火墻、安全軟件等對內部的資源信息進行管理，能夠較好地屏蔽外來的侵害，隨著安全管理設備的不斷升級，未來的資源安全管理將會進一步提升。

二、文本自動化管理缺陷分析

與傳統的文書檔案相比較，在電子自動化背景下，電子文件的可修改性受到很大的限制。若電子文件自身存儲不夠清晰，人員在后期閱讀和查找中，很難辨認字跡內容。同時不同人員對查閱文書檔案的要求各不相同，在電子平臺當中，電子文檔具有統一的字體和字體大小，造成很多人難以辨別，導致閱讀困難。此外在文件變動方面，人們也很難對電子文件進行蓋章、簽名處理。對于后續的資料修改帶來較大的約束。這個問題還需要進一步研究和分析，進一步提升文本管理的靈活性。在管理人員方面，根據現階段工作的情況，自動化的檔案管理系統對管理人員的整體素質提出了更高的要求，而我們國家的自動化管理人員大多數水平有限，許多管理者的技能和要求都難以達到所需的水平。隨著文書檔案數據庫的不斷擴大，對檔案綜合管理質量提出了更高的要求，管理人員技能應當進一步提升。一部分人員知識儲備較窄，眼光僅限于傳統的管理方法上，很難接受新技術和新理論。一些員工電腦操作能力較差，不能主動學習電腦技術、云計算、數據處理等。如果工作人員的操作技能不足，在數據進行分類時容易產生一些困難，導致數據誤用、錯誤分類以至后期查找困難等。

三、文書檔案管理自動化應用對策分析

（一）健全管理標準。文書自動化管理進程在我國現階段的發展中逐步加快，未來自動化將會成為資源管理的大趨勢。因此在管理過程中，應積極制定相應的法律及制度，保證與管理流程、管理制度及實際狀況相適應。為進一步做好公司的文書檔案管理工作。應從以下幾個方面著手進行規定。從安全性來看，電子檔案安全質量需要進一步規定，基于電子檔案易于修改的情況，加強對文本資源真實性的管理。從技術層面來看，設置標準化的文件管理系統，保證運營技術的統一。從運營來看，在檔案管理中，很多部門將檔案管理與文件管理劃歸兩個部門，因此產生了部門對文本資料掌握程度各不相同，工作的銜接與協調有困難。同時各部門的職責不明確，缺乏規范容易造成越權行為。因此，在管理工作中要注重加強對文本管理職責的分配，在管理體制上，要把檔案管理和文件管理統一起來，制定統一的計劃，保證二者之間能同步發展，統一管理，在整理、歸檔、修改文件當中進一步監督工作制度實施。自動化的標準和規格必須嚴格執行，確保各項規則的落實，保證人員的文字信息處理水平和能力符合要求。同時，在數據資源的管理當中，應注重自動化系統的參數設置，保證企業內部有數據安全標準以及數據接口標準，制定更為穩定的文書管理制度。建立一定的文本管理規則監督制度，結合工作的實際狀況，全面落實工作的各項規定，確保工作內容與工作規定相互結合。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質。優秀的檔案管理隊伍，能進一步保證檔案管理質量。在自動化管理當中，要注重培養高素質的工作人員。首先，應該定期對員工進行培訓，通過定期外出培訓、講座等方式，使員工了解最新的技術進展，不斷提升自己的專業素養。其次。對人員工作觀念進行培養。很多工作人員在工作過程中，容易出現厭煩的情緒，這對于提高工作效率具有不利的影響。為進一步解決這些問題，在工作過程中，注重幫助員工樹立良好的意識，工作態度要端正，認真進行文本資源的分類、整合。督促檔案管理人員掌握必要的設備操作技能，持續學習并熟練運用應用軟件。采取以教為主、自學為主的培訓方式，協助員工樹立終身學習的意識，保證檔案管理人員的素質能隨著時代的發展而不斷提高。最后，在公司內部，應該重視公司環境建設，加強硬件建設和資金投入力度，確保公司的硬件環境優良，加強公司內部的網絡建設，為人員的培養提供良好的環境。工作內部環境中，可以適當采取考核制度對人員的工作狀況進行監督，結合公司的實際運營需要，充分對文本自動化管理人員進行考核，對于考核優秀的人員進行獎勵，對于考核沒有達到必要水平的人員進行再培訓，加強內部人員技能和意識的管理，進一步確保工作人員整體素質提升。

（三）文本自動化系統網絡隔絕。應在辦公室內網和外部網絡之間建立一定的隔離，保證內網與外部網絡的隔離。首先，路由器應該受到保護，屏蔽所有IP地址，把網絡連接到一個辦公地址上，保證聯網的合理性。其次，應當設置防火墻保護，目前防護中，許多防火墻采用了自動認證機制，具有濾波數據功能、可以訪問網絡中的數據行為、監視并關閉某些被禁止的業務、處理并記錄穿越防火墻的業務、發現并防范網絡攻擊的發生。文件管理中的每個自動化處理環節都應該受到管理，對于數據處理、數據歸檔和電子格式調整等方面更加全面，保證員工在進行文件檔案的整理工作時，能夠按照特定的流程逐步進行。系統網絡隔絕能夠進一步保護系統內部的安全性，結合工作的實際狀況，將工作數據進行統一的完善和保護，有效實施工作網絡安全管理條款。對內部系統的網絡機構以及網絡傳輸速率進行優化，針對日常管理工作當中存在的問題，有針對性地對內部網絡狀況進行提升，確保實際的管理效率。

四、結語

綜上所述，在我國的文書檔案管理工作當中，應當建立優秀的文書管理隊伍，制定合理的文書自動化管理標準，完善網絡的實際需要，確保工作流程能夠順利開展，進一步提升工作的整體效率。

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