信息管理系統對工程檔案同步歸檔支撐的研究與實踐

翁非

【摘要】本文在研究與實踐的基礎上，以問題為導向，從提升歸檔及時性、完整性、規范性出發，依據PDCA管理模式提出檔案信息管理系統支撐工程檔案同步歸檔的思路和方法。

【關鍵詞】信息管理系統;工程檔案;同步;歸檔;PDCA

國網電網有限公司重視工程檔案管理工作，不斷探索和強化檔案信息管理系統對工程檔案同步歸檔的支撐和促進作用，開發了工程檔案外網系統，國網福建省電力有限公司（以下簡稱福建公司）先行先試，以問題為導向，通過研究與實踐優化工程檔案外網系統功能，提升了歸檔協作效率，有力支撐了工程檔案同步歸檔管理，取得良好的效果。

一、影響工程項目同步歸檔的主要問題

（一）歸檔不及時。1.管理方面。在工程建設中，歸檔工作常處于從屬地位，難以有效融入項目建設流程中，做到文件形成即同步歸檔，導致實體檔案收集、整理不及時。2.技術方面。現場檔案人員一般不具備公司內網（指企業內部廣域網或局域網）環境，難以實時整理電子檔案，造成歸檔滯后。

（二）歸檔不完整。1.管理方面。項目歸檔過程包括項目前期、工程前期、工程建設、竣工投產等階段，涉及多個部門和多個參建單位，組織協調工作量大，導致歸檔完整性難以保障。2.技術方面。檔案人員對每個項目實際情況不夠明確，歸檔文件的范圍不夠清晰明了，導致檔案人員日常跟蹤收集歸檔針對性不強，歸檔工作處于被動地位。

（三）整理不規范。1.管理方面。由于參建單位多、項目建設周期長、人員變動大，建設單位提出的歸檔整理要求難以落實到位，造成各參建單位檔案的整理質量不一，出現返工重新整理等額外工作量。2.技術方面。檔案整理要求多而細，難以通過幾次培訓完整掌握。同時在歸檔整理過程中常有一些需要特別指導的情況。

二、同步歸檔對檔案信息管理系統提出的要求

針對以上問題，福建公司在項目管理層面建立同步歸檔工作機制的同時，在技術層面開展檔案信息系統功能優化研究，以實現對工程項目同步歸檔的有力支撐。

（一）歸檔及時性要求能實時整理歸檔。工程項目歸檔工作涉及多個參建單位多個崗位間的協作，以電網工程為例，包含建設單位檔案人員和各參建單位公司級檔案人員、質量技術人員、項目部檔案人員，電網工程項目歸檔工作組織詳見“圖1”。各參建單位除了項目部檔案整理人員外，還設置公司級檔案人員負責檢查和指導，質量技術人員負責審查歸檔文件的準確性。由于公司工程檔案最終存儲在信息內網系統，而各參建單位項目部檔案人員在施工現場收集整理檔案，因此必須具備在互聯網環境下實時整理歸檔功能才能將歸檔工作作為工程項目的一個工序，融入項目建設流程中，實現同步歸檔。

（二）歸檔完整性要求能實時進行檔案著錄信息的交互。在歸檔過程中，項目基本情況和應歸檔內容必須能實時傳遞給各參建單位項目部檔案人員，項目部檔案人員根據項目進展情況收集歸檔，同時參建單位公司級檔案人員、質量技術人員等監督指導人員能夠實時檢查已歸檔的檔案著錄信息，才能變被動接收檔案為主動跟蹤收集，實現完整歸檔。

（三）歸檔規范性要求能實時進行檔案整理情況的交互。一方面，建設單位檔案人員、各參建單位公司級檔案人員和質量技術人員可以通過系統隨時檢查歸檔整理情況，包括歸檔及時性、整理的規范性、歸檔文件準確性等，發現問題及時通知整改，整改情況及時反饋;另一方面，各參建單位項目部檔案人員在整理過程中發現的問題能及時提出，并得到有效指導。

三、檔案信息管理系統在支撐同步歸檔方面的不足

（一）在線歸檔方式，不能滿足及時性要求。檔案信息系統建設初期，工程檔案主要采用在線歸檔方式，各參建單位檔案整理人員通過內網集中整理檔案，檔案接收者在線核查和接收。在線歸檔方式規范了著錄和編目格式，促進了檔案整理的規范性，提升了歸檔工作效率。不足之處，對于沒有信息內網環境的檔案人員，收集到的文件材料不能在檔案信息系統中實時整理歸檔，可能導致歸檔不及時。

（二）離線歸檔方式，不能滿足完整性和規范性要求。為實現工程項目檔案及時整理歸檔，國家電網有限公司開發了離線歸檔系統，可將內網中的項目信息和檔案目錄信息導出形成數據包，通過安全U盤人工傳遞，在單機環境下導入數據包，進行檔案著錄、整理、掛接電子文件等操作。整理完成后，再導出為數據包，在信息內網系統中導入目錄信息和原文信息，檔案接收者在信息內網進行核查和接收，離線歸檔方式詳見“圖2”。不足之處，一是項目檔案信息主要由互聯網向信息內網單向傳遞，難以進行檔案著錄信息雙向交互;二是數據導出導入過程較繁瑣，一般在檔案歸檔結束后一次性導入，建設單位檔案管理人員難以實時在線檢查歸檔情況、指導歸檔工作，難以進行檔案整理情況的交互。

四、外網歸檔方式的工作原理

在分析以上兩種歸檔方式優缺點的基礎上，國家電網有限公司開展了外網歸檔方式的研究和實踐。

（一）物理結構。在信息內網和互聯網之間增加信息外網區域，在該區域部署工程檔案外網系統。在信息內網外網邊界部署安全隔離設備，在互聯網邊界部署防火墻。為確保檔案信息安全，工程檔案外網系統不存儲任何檔案目錄數據和原文數據，外網歸檔方式詳見“圖3”。

（二）工作流程。依據PDCA（P計劃、D設計、C執行、A檢查）管理模式開展工程檔案同步歸檔工作。1.項目定義。建設單位的檔案人員在信息內網建立項目信息、配置該項目對應的參建單位信息以及相關檔案人員信息。2.項目設計。建設單位檔案人員可組織各參建單位檔案人員依據項目實際情況定制歸檔范圍，根據規范要求明確案卷目錄，導入檔案信息管理系統中。3.項目執行。各參建單位檔案人員可在信息內網開展該項目檔案整理，也可通過互聯網登錄工程檔案外網系統著錄目錄信息及掛接原文信息。在整理過程中遇到問題可實時提出，由監督指導人員進行解答。4.項目檢查。建設單位檔案人員、參建單位檔案人員和質量技術人員可實時查看項目歸檔情況，對發現的問題及時通過信息交互功能發送給各參建單位項目部檔案人員，項目部檔案人員整改后通過信息交互功能進行反饋，同時修正項目執行過程中的誤差，形成閉環。

五、工程檔案外網系統對同步歸檔的技術支撐

工程檔案外網系統實現了內網和互聯網之間安全便捷的信息交互，對工程檔案同步歸檔的及時性、完整性和規范性起到了有力的支撐作用。

（一）及時性支撐。在具備互聯網環境的情況下，各參建單位檔案人員可在項目部及時開展歸檔文件的收集整理歸檔工作，實時歸檔到內網系統，實現每周整理著錄本周形成的歸檔文件，每月集中上傳電子文件。將歸檔落實到周或月的范圍內。實時歸檔功能將歸檔工作有效融入項目建設流程中，有助于實現及時歸檔。

（二）完整性支撐。建設單位檔案人員在項目建設初期組織各參建單位檔案人員明確本項目的歸檔范圍，形成案卷級目錄并導入內網系統中，詳細的歸檔范圍表包含歸檔文件名稱和歸檔責任單位，各參建單位項目部檔案人員根據歸檔范圍表結合現場施工進度開展收集整理，有利于實現完整收集的目標。歸檔完整性可以精確到文件級。檔案著錄信息交互功能將項目歸檔范圍及時傳遞給項目部檔案人員，變被動收集為主動收集，有助于實現完整歸檔。

（三）規范性支撐。各參建單位的公司級檔案人員、質量技術人員可通過內網系統實時發布信息對歸檔工作提出要求，也可實時檢查項目部檔案人員整理的檔案目錄和掛接的電子文件并指出偏差，項目部檔案人員可通過工程檔案外網系統接收到相關信息，同時也可以回復落實整改情況，或提出問題。通過信息交互，第一時間糾正偏差，在同步歸檔的同時落實規范整理要求。檔案整理情況交互通過即時通信的方式有效彌補了檔案整理要求通過統一培訓無法傳達、執行到位的問題，有助于實現規范歸檔。

六、應用情況

2018年下半年起，工程檔案外網系統應用于國網福建省電力有限公司500千伏井門輸變電工程，實現每月同步歸檔。2019年，國家電網有限公司系統已全面推廣應用工程檔案外網系統，有力支撐了工程檔案同步歸檔工作，提升了工作效率。