電子文件檔案管理系統設計與實現探討

謝亞非

【摘要】電子文件檔案管理系統是企業信息化管理的重要組成部分，在企業檔案管理中可以實現有效應用。電子文件檔案管理系統在企業管理中的應用具有諸多優勢，目前正逐步被應用到企業的管理工作中，對于信息化管理水平的提升具有一定的促進作用。本文主要介紹了電子文件檔案管理系統應用趨勢發展情況，分析電子文件檔案管理系統設計思路，分析電子文件檔案管理系統設計和實現策略。

【關鍵詞】電子文件;檔案管理;系統設計

電子文件檔案管理系統主要是借助計算機系統，為電子文件的掃描、生成、存儲等工作提供路徑，其主要的工作任務是進行電子文件的收集、分類、歸檔以及存儲，這種檔案管理模式和傳統的紙質檔案管理有很大的區別，相對來說，這種管理模式更加高效、先進，這也是目前企業現代化管理發展的重要內容。而要實現電子文件檔案管理系統的相關功能，需要做好相應的系統設計，促進設計功能有效實現。

一、電子文件檔案管理系統應用趨勢

就電子文件檔案管理系統來說，這種管理系統能夠借助電子化的文件信息收集技術和設備，確保電子文件檔案收集效率提升，保證全面性和多樣性。其主要的系統應用趨勢大致如下：

（一）向規范化發展。電子文件檔案管理系統的主要工作目標是保證電子文件檔案的完整性以及全面性，提升文件準確率和可靠性，而電子文件檔案管理系統收集的信息內容越來越多樣化，因此，確保全面可靠是有難度的。所以，在電子文件檔案管理應用中，需要針對電子文件檔案管理系統的具體操作和執行進行規范化處理，形成相應的電子文件主要格式、大小等，保證檔案完整性和全面性，同時要保證電子文件檔案本身的管理價值和應用價值。

（二）向一體化發展。目前，相關技術快速發展，信息技術一體化的應用不斷增多，而電子文件檔案管理系統實現一體化也是必然的發展趨勢和要求。電子文件檔案管理系統實現一體化發展，能夠保證電子文件檔案管理可靠性不斷提升，保證電子文件檔案的真實性，借助相關的一體化技術設備，實現電子文件檔案安全、高效的管理目標。

二、電子文件檔案管理系統設計

（一）系統功能需求。通過對于電子文件檔案管理系統業務需求的分析，這些功能包含打印、報表制作、信息查詢等，對于系統的管理權限劃分可以分為普通以及系統界別。普通權限管理員能夠依照自身擁有的權限實施電子文件檔案的注冊審核、填寫檔案調用申請、進行檔案清理等，提供管理員審核處理。普通權限管理員還可以進行系統數據瀏覽，但不能進行信息修改。這一權限管理者主要是針對單位人員的。企業檔案管理人員被設定成系統管理員級別，負責處理和反饋電子文件檔案信息。此外，工作人員還能夠實現信息整合，操作系統生成報表，管理員可以根據實際情況進行關鍵字段設定，對于關鍵詞句進行標識，管理員可以對于相應數據信息進行操作和修改。兩類型權限管理員都可以執行輸出打印。完整的電子文件檔案信息管理是通過眾多功能模塊和他們的子功能模塊相結合的，借助相關模塊之間的協作，實現檔案管理的全部內容。就功能性模塊設計的具體內容來看，還可以進一步進行劃分。

（二）系統主要模塊設計。此電子文件檔案管理系統設計中，主要包括以下幾大模塊：1.登錄模塊;2.用戶注冊模塊;

3.用戶信息管理模塊;4.其他系統模塊。其中，登錄模塊主要是為已經進行系統注冊的用戶進行登錄操作，用戶在注冊后可以使用用戶名以及密碼登錄到主頁界面中，滿足用戶瀏覽網頁和進行電子文件系統管理的需要。用戶注冊模塊主要是針對注冊過程設置的，用戶需要按照相應要求來進行用戶名、密碼、確認密碼等操作，按照系統提示將必填的項目填寫完整，包含用戶姓名、企業、性質等，完成注冊后就可以進入管理員信息模塊。用戶信息管理模塊是針對已經完成注冊的用戶企業來操作的。用戶在登錄相應模塊后可以輸入之前設置的用戶名和密碼進入用戶界面，用戶信息管理模塊管理的是用戶的企業信息，因此其他用戶是無權進行該用戶信息改動的，但是用戶自身可以修改個人信息。這一模塊還能夠滿足用戶信息的不同展示界面需要，能夠方便管理員進行電子文件檔案的查詢、檢索、修改、歸檔、分類、存儲、刪除、新增等操作功能需要。系統設置管理模塊也是針對已注冊企業用戶的功能模塊，已注冊的系統企業管理員可以按照相應的需要進行系統中檔案設置項目的更改。

（三）管理流程設計。這里的電子文件管理系統設計中，需要針對相應的系統模塊管理流程進行設計，管理流程的設計主要分為流程規則以及系統內部結構設計。對于流程規則的設計要結合相關的系統管理標準來設計，考慮到各個管理工作有相應的子系統功能，因此，必須要進行優先級別區分，設計好對應的子系統，做好系統的功能排序。此外，在進行系統的設計中，還需要針對相關電子文件的具體應用環境分析，結合環境的特殊性與否，制定相應的流程規則，保證電子文件的有效應用。還要結合該檔案管理系統設計的輸入和輸出要求，在具體的系統結構設計過程中，做好相關活動要素控制，對于相關的文件進行編輯和整理，形成相應分類，為實施電子文件的信息化管理做好準備。針對電子文件檔案管理系統的設計，要確保系統設計的功能滿足需要，相應的操作能夠有效實現，必須要做好文件的流程設定，并進行順序設定，實現檔案規范化管理目標。在實際的設計過程中，需要做好資料的提前收集工作，針對相關的內容進行編輯整理和劃分，為檔案有序、規范管理奠定基礎。

（四）業務流程設計。在電子文件檔案管理系統設計中，相應的業務流程設計對于系統的功能實現具有重要影響。在進行管理系統的業務流程設計中，一般需要把握三大點內容，也就是確保文檔收集、鑒定和整理三部分內容能夠對應相應的業務流程。因此，在進行設計時，需要將這三部分內容放在重要位置：首先是做好檔案的收集整理，這一步需要通過辦公自動化系統來實現對于相關文件的有效搜集和整理，實現歸檔。其次是根據相關文件屬性來實施統計。最后是進行存儲。在管理設計中，需要實施對于檔案的整體整理，對于相關文件的價值實施判斷，進行歸類。針對系統中沒有價值的文件部門進行及時清理，保證系統空間足夠。相關管理人員可以根據文件日期、類型來有效管理文檔，保證整體的電子文件檔案管理系統合理化，保證系統資源合理利用。

三、電子文件檔案管理系統設計實現的前提

（一）建設電子文件歸檔專遞網線。當前，計算機信息管理網的建立和發展為開展電子文件檔案管理提供了可能，重要文件通過電子掃描的形式存檔，能夠借助網絡平臺實現高效共享，相關文件可以在業務部門中挑選，能夠對于相關職能活動提供一個概貌信息基礎，對此，實現電子文件檔案管理系統設計之前，需要首先做好電子文件檔案管理系統的專遞網線設計，確保相應的計算機信息管理網絡暢通，能夠建立起相關的設備之間的信息傳遞通道，例如，掃描設備和計算機的信息通道，為相關電子文件檔案管理提供專用網線通道。

（二）選擇電子文件信息的匯集點。現階段，基于辦公自動化的發展應用需要，人們對于信息工作的標準化、系統化要求不斷提升，計算機信息系統開發也逐漸從傳統的分散對立轉向現階段的集中統一，在電子文件檔案管理系統設計實現過程中，需要計算機以及信息管理部門提前做好規劃，統籌本單位信息管理工作，開發集中統一的信息系統，為電子文件尋找信息的匯集點，創造相應技術設備和人才條件，確保電子文件檔案管理目標的實現。

（三）促進相關部門職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。企業電子文件來源非常多，類型多樣、內容海量，要對海量電子文件實施歸檔，做好文件檔案的有序管理，必須要建立相關的規范化操作和管理制度，用制度來指導相關工作的開展，讓電子文件檔案管理更具有針對性和指向性。想實現這一目標，相關部門之間應該盡快達成一致，針對相關電子文件歸檔制度進行明確，為相關工作開展提供可靠的制度保障，促進電子文件檔案系統有效應用。

四、結語

電子文件檔案管理系統設計對于提升企業檔案管理工作效率，促進企業管理信息化發展等具有重要意義，針對目前企業檔案管理工作設計和需要，設計相應的電子文件檔案管理系統，需要把握系統設計中的相關要點，做好電子文件檔案管理系統設計基礎工作，確保電子文件檔案管理設計目標的實現。

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