探析檔案文件資料收集工作面臨的問題及對(duì)策

盛文清

摘 要：檔案文件資料的重要性時(shí)不言而喻的，是記錄歷史和社會(huì)發(fā)展的憑證。從國家級(jí)角度來講，檔案文件記錄這各種機(jī)密和指令，從社會(huì)角度講記錄著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，而對(duì)于個(gè)人記錄著自己的生平經(jīng)歷，從出生、學(xué)習(xí)、工作都需要檔案資料的證明。檔案文件資料影響著沒一個(gè)人，也為社會(huì)發(fā)展指明方向，只有做好檔案文件資料的收集，才能為自己證明、為社會(huì)發(fā)展證明，重視檔案文件的收集工作對(duì)檔案管理工作有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案文件;收集工作;問題及對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.026

國家的發(fā)展各項(xiàng)政策和指令的頒布，社會(huì)問題的反映和解決，個(gè)人信息查詢等都離不開檔案的記錄，檔案是為經(jīng)歷最好的證明。最好檔案文件資料的收集工作尤為重要，只有及時(shí)的在第一時(shí)間進(jìn)行檔案的收集分類，才能保證檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量。作為檔案管理工作的第一環(huán)節(jié)，只有做好收集工作才能保證文件資料的質(zhì)量，只有完整、規(guī)范的進(jìn)行收集才能為今后的資料查詢、保管和利用創(chuàng)造條件，做好檔案管理工作就必須要先做好文件資料的收集工作。

1 檔案收集存在的問題

1.1 檔案文件資料收集過程中存在遺漏

在對(duì)檔案進(jìn)行收集的過程中，收集人員雖然會(huì)按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行收集，但是仍然會(huì)出現(xiàn)遺漏問題。主要是缺乏有力的組織給予保障，在檔案收集的預(yù)收階段這種問題會(huì)突出出來，有些部門沒有對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范的整理和保存，隨意的散落堆集，沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行分類保管，缺少對(duì)檔案的保護(hù)措施。還有由于人事的調(diào)整工作變更，沒有交接好工作，導(dǎo)致收集資料出現(xiàn)脫節(jié)，讓原始的資料出現(xiàn)

遺漏。

1.2 檔案材料類型不明確

檔案材料的類型有很多種，而收集的時(shí)間比較長，在收集的過程中就會(huì)出現(xiàn)材料類型不明確的問題。這種問題出現(xiàn)的原因是因?yàn)闄n案在管理的過程中沒有做好分類，在龐大的檔案管理系統(tǒng)中，檔案資料的分類繁雜且多，多檔案的分類工作是一種考驗(yàn)，這種情況下就容易出現(xiàn)類型不明確的問題。其次，沒有完善的劃分制度，在收集中對(duì)檔案的類型劃分沒有參考和制度依據(jù)，沒有統(tǒng)一的劃分標(biāo)準(zhǔn)和方法，制度上的不完善也是導(dǎo)致檔案材料類型不明確的原因。

1.3 缺少專職的檔案管理人員

專職的檔案管理人員能夠更好的進(jìn)行檔案管理工作，而目前有許多的企業(yè)和單位都采用了外聘或招收的兼職人員進(jìn)行檔案管理。這就導(dǎo)致了這些兼職人員沒有把精力放在檔案管理工作上，無法做到百分百的投入，勢必會(huì)造成檔案管理的混亂和錯(cuò)誤的發(fā)生。分工不細(xì)化也是檔案工作中常見的問題，有的企業(yè)、單位對(duì)工作組內(nèi)的成員分工存在不明確，沒有細(xì)化分工和職責(zé)劃分，會(huì)造成檔案工作缺乏條理和出現(xiàn)問題相互推脫，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致文件資料在歸檔時(shí)出現(xiàn)重復(fù)或缺失的問題。

1.4 沒有完善的針對(duì)檔案文件收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)

隨著社會(huì)的關(guān)注和重視，檔案管理局也制定了相應(yīng)要求和標(biāo)準(zhǔn)，來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。有規(guī)范就有考核只有針對(duì)性多收集工作進(jìn)行考核，才能避免出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生，但是在實(shí)際的工作中，對(duì)檔案收集工作的考核標(biāo)準(zhǔn)不夠明確， 也基本只存在于形式上，沒有完善的有針對(duì)性的考核標(biāo)準(zhǔn)和條例。檔案文件資料管理的企事業(yè)單位，沒有對(duì)收集提出什么硬性要求，在考核時(shí)只是檢查是不是做到了應(yīng)收盡收，對(duì)所收集的檔案文件資料的真實(shí)性沒有過多的進(jìn)行追究，在不同文件資料的歸檔率的檢查上也是睜一只眼閉一只眼，常常把企事業(yè)單位已經(jīng)完成的實(shí)際歸檔的文件數(shù)作為應(yīng)當(dāng)歸檔的文件數(shù)量。

2 提高檔案文件資料收集工作質(zhì)量的措施探析

2.1 健全檔案管理制度

健全與完善的檔案管理制度是保障檔案資料收集工作高效、高質(zhì)量開展的重要保障，因此，企業(yè)檔案管理部門必須要立足工作實(shí)際，建立科學(xué)有效的健全檔案管理制度。主要可以從以下幾點(diǎn)實(shí)施。第一，強(qiáng)化檔案“源頭”意識(shí)，在檔案資料的收集過程中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案意識(shí)，讓其了解檔案工作的重要性與應(yīng)用價(jià)值，將存檔觀念根植到每個(gè)工作細(xì)節(jié)中，從而提升檔案資料收集的整體質(zhì)量，只有檔案意識(shí)提高了，才能更好的去執(zhí)行檔案資料的收集工作。第二，制定科學(xué)專業(yè)的檔案資料管理制度。依據(jù)當(dāng)前企業(yè)檔案資料收集管理工作開展的實(shí)際狀況，與時(shí)俱進(jìn)，契合實(shí)際，制定符合現(xiàn)代工作需求的檔案資料管理制度，提高其科學(xué)性和創(chuàng)新型，切實(shí)保障檔案材料的收集、加工、整合、歸檔等系統(tǒng)工作，保障檔案文件收集的完整性、準(zhǔn)確性與可靠性。

2.2 提升檔案收集主動(dòng)性

針對(duì)檔案資料的收集工作而言，是一項(xiàng)較為系統(tǒng)性的工作內(nèi)容，往往涉及多個(gè)環(huán)節(jié)與步驟，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，將會(huì)造成檔案資料的缺失，檔案資料的準(zhǔn)確性與可靠性將大打折扣。因此，企業(yè)必須要重視檔案資料的收集工作，在平常多對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的部門進(jìn)行工作指導(dǎo)與督促，讓檔案收集管理人員認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性，使其具備認(rèn)真負(fù)責(zé)人的工作態(tài)度，積極主動(dòng)的去完成檔案資料的收集工作，將收集檔案資料的被動(dòng)收集模式轉(zhuǎn)變成主動(dòng)收集，對(duì)所收集的檔案資料，在收集前期，充分調(diào)研，確定歸檔范圍，及時(shí)跟蹤掌握收集工作進(jìn)展情況，確保檔案收集科學(xué)規(guī)范，完整準(zhǔn)確，并詳細(xì)記錄工作流程中形成的文件材料，這樣可使檔案材料收集工作更全面、深入地開展。

2.3 制定檔案審查制度

針對(duì)檔案資料的收集工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要加以重視，并把檔案工作納入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃中，制定相關(guān)的檔案審查制度，保障檔案資料收集工作的高質(zhì)量開展，使檔案工作成為業(yè)務(wù)工作的有力支撐。審查制度的制定可以從以下幾點(diǎn)實(shí)施。第一，對(duì)檔案收集管理人員的行為審查。針對(duì)檔案收集管理人員，需要依據(jù)企業(yè)檔案管理部門工作開展的實(shí)際狀況，對(duì)檔案收集人員實(shí)際定期或者抽查形式的考核制度，以考核監(jiān)督的促進(jìn)形式，離開保障檔案資料收集質(zhì)量。第二，制定檔案材料審查制度。針對(duì)檔案收集人員所收集的檔案材料，每完成一項(xiàng)收集任務(wù)后都要送至專業(yè)的審查人員那里進(jìn)行審查核實(shí)，確保收集資料的完整、準(zhǔn)確無誤后，方可對(duì)材料進(jìn)行整合、加工、錄入、存儲(chǔ)，以保障檔案資料的質(zhì)量。第三，制定階段性檔案審查制度，為確保檔案資料收集工作的順利開展，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集人員工作質(zhì)量的督查，通過階段性的對(duì)檔案資料收集工作質(zhì)量進(jìn)行前后的對(duì)比分析比較，來督促檔案收集人員對(duì)檔案收集的認(rèn)真態(tài)度，，督促員工不斷進(jìn)步。

3 結(jié)語

檔案管理工作中收集文件資料是第一步也是重要的一步，做好收集工作能夠保證檔案文件資料的完整，做好檔案收集工作一定要解決基礎(chǔ)收集工作和對(duì)收集工作的考核，從開始收集就給予重視，對(duì)收集過程進(jìn)行監(jiān)督考核，從而提高檔案管理收集工作的效率和質(zhì)量。

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