論新時(shí)代檔案管理制度與模式的創(chuàng)新

孫宇

摘要：檔案是事企業(yè)單位的重要資料，做好檔案管理工作對企業(yè)開展其它工作能夠提供基礎(chǔ)性的保障和支持。如今，企業(yè)面臨發(fā)展和轉(zhuǎn)型的新節(jié)點(diǎn)，對檔案管理的要求也在提高，這令我們不得不正視現(xiàn)存檔案管理制度與模式上的不足。本文分析了當(dāng)前普遍存在于檔案管理制度與模式上的問題，提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新化的改革建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理制度;模式;創(chuàng)新

引言：

工程檔案記錄了工程建設(shè)的所有信息，歸納整理后供后期查詢和使用，具有重要價(jià)值。隨著企業(yè)工程建設(shè)量的增加，工程檔案資料的數(shù)量增多，做好檔案管理工作也必須應(yīng)對新的考驗(yàn)。

1.當(dāng)前檔案管理中的問題

1.1檔案管理制度不完善

做好一項(xiàng)工作，必須有完善的制度作為依據(jù)。工程檔案本身屬于機(jī)密材料，不能隨意泄露，檔案管理工作也必須嚴(yán)謹(jǐn)，需要制定出完善的工作制度和流程。但是從目前來看，很多企業(yè)還沒有充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，也沒有制定出完善且優(yōu)質(zhì)的工作制度。

1.2阻礙人才流動(dòng)

由于工程檔案資料具有一定的隱秘性，因此為了做好保密工作，避免檔案信息泄露，企業(yè)往往會(huì)在無形中設(shè)置人才壁壘，限制外部人才的加入，檔案管理部門內(nèi)的人才長期困頓于本崗位工作中，個(gè)人能力得不到提升，工作積極性也不斷下降，最終造成了人才資源浪費(fèi)的事實(shí)。

1.3檔案管理的方法滯后

檔案管理工作會(huì)隨著檔案資料數(shù)量的增加而具備更大的工作量和工作難度，而這在企業(yè)快速發(fā)展的今天是所有企業(yè)面對的事實(shí)。因此，仍然在依靠人力完成檔案整理、歸類、查詢的企業(yè)必將難以追逐上其它企業(yè)發(fā)展的腳步，工作效率低，方法過于滯后[1]。

2.創(chuàng)新檔案管理制度和模式的方法

2.1健全檔案管理制度

要想保證檔案文件保持完整性和準(zhǔn)確性，需要提供堅(jiān)實(shí)有力的保障制度。比如成立一個(gè)檔案中心，將檔案文件都?xì)w檔到各項(xiàng)制度的考核當(dāng)中，將項(xiàng)目檔案也作為考核的標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮這一行為的激勵(lì)機(jī)制作用，這是提高項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量的重要手段。從檔案的整理、錄入、分類、保存到后期的查詢都需要做好記錄，明確負(fù)責(zé)人，如果出現(xiàn)信息混亂的情況，直接追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。還應(yīng)該建立起監(jiān)督和獎(jiǎng)罰制度，對檔案管理的全過程進(jìn)行監(jiān)管，使該項(xiàng)工作趨于嚴(yán)謹(jǐn)化、完善化。在每年的某一階段，公司的檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與監(jiān)理單位一起，都要對相關(guān)檔案、文書和資料進(jìn)行管理，形成行之有效的檔案管理制度。如此，使檔案管理有更清楚的保管規(guī)則，人員對檔案管理更加有章可循，各部門職責(zé)分明，也提高了檔案管理的效率。

2.2提高工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作的改革以及工作效率的提升取決于檔案管理工作者的個(gè)人能力與素質(zhì)，因此改革管理制度與模式的關(guān)鍵在于加大力度提升檔案管理工作者的個(gè)人素質(zhì)，優(yōu)質(zhì)完成崗位工作。目前，很多檔案管理的工作人員都沒有樹立起正確的管理意識(shí)，大部分工作人員的專業(yè)素質(zhì)較差，所以，要想提高檔案管理的水平就必須要先提高工作人員的素質(zhì)，讓他們能夠?qū)芾砉ぷ魈岣咧匾暋Ｏ嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)不僅要糾正工作人員的思想意識(shí)，還需要從社會(huì)中招納具有專業(yè)知識(shí)的優(yōu)秀人才加入管理的隊(duì)伍中;除此之外，對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育也是不可缺少的，要時(shí)刻提高員工的專業(yè)素養(yǎng)，讓他們更好的為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

2.3創(chuàng)新檔案管理方式

雖然檔案管理工作具有嚴(yán)密性，但也必須要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)中的人才流動(dòng)狀況，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，而不是讓人員的流動(dòng)成為阻礙管理工作前進(jìn)的障礙。實(shí)際上，人才的流動(dòng)可以推動(dòng)人才之間的交流，在整個(gè)社會(huì)中都是有利的，適當(dāng)?shù)娜藛T流動(dòng)可以幫助企業(yè)更好的選拔人才，也能夠讓更多的人實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，與此同時(shí)，這也有利于提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)管理模式的改變[2]。

2.4打造網(wǎng)絡(luò)化管理體系

首先，檔案管理部門要建立電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在信息時(shí)代下，建設(shè)工程的每一項(xiàng)管理工作都離不開先進(jìn)的技術(shù)支持，對于檔案管理這項(xiàng)需要搜集、整合大量信息的工作更是如此。電子文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)涵蓋大量的工程數(shù)據(jù)、建設(shè)項(xiàng)目多樣，可以極大的提升檔案管理工作效率，其打造和正常運(yùn)行離不開高素質(zhì)的信息管理人才，需要在工作中確保數(shù)據(jù)的安全，防止信息的泄露。其次，要組織建立和利用內(nèi)部局域網(wǎng)。建設(shè)工程的檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以構(gòu)建局域網(wǎng)，檔案管理人員在信息的上傳和檢索中可以提升檔案管理質(zhì)量，同時(shí)還可以便于相關(guān)部門的查閱。同時(shí)，檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，建立電子文件自動(dòng)上傳窗口，進(jìn)而提高檔案館服務(wù)器的歸檔效率。最后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息反饋更加及時(shí)，并且各個(gè)工程建設(shè)的檔案管理部門之間聯(lián)系更加密切，未來也會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)信息資源的共享，這對于檔案管理工作的開展以及建設(shè)事業(yè)的進(jìn)步都大有益處[3]。

2.5確保檔案的規(guī)范性

工程檔案作為工程質(zhì)量檢測的重要和依據(jù)，需要保證檔案的真實(shí)性和完整性，不僅要采集到原始數(shù)據(jù)作為紙質(zhì)憑證，還要做好電子備份，以免相關(guān)文件資料的丟失，在檔案管理部門要對不同類型的檔案分類擺放，定期收錄，要保證檔案資料的真實(shí)可靠。由于工程建設(shè)具有長期性、持續(xù)性的特點(diǎn)，要在工程的以下三個(gè)階段對資料和數(shù)據(jù)的采集、文件整理、系統(tǒng)錄入都要保證檔案資料可以成為工程建設(shè)的有利佐證，其中包括：a工程準(zhǔn)備階段;b工程施工階段;c工程竣工階段[4]。

3.結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在當(dāng)前的工程項(xiàng)目中具有重要作用，其不僅可以推動(dòng)工程建設(shè)良好的開展，減少施工中出現(xiàn)的問題，進(jìn)而保證良好的工程效益。因此，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)，并且確保檔案的真實(shí)和完整性，滿足工程建設(shè)要求。此外，還要打造網(wǎng)絡(luò)化管理體系，提升檔案管理的工作效率。在今后的社會(huì)發(fā)展中，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案還會(huì)持續(xù)發(fā)揮更大的作用，需要對檔案管理不斷創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

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