數字化轉型背景下企業檔案創新管理探究

陳慧 羅慧玉 王曉曉 張凱

摘要：[目的/意義]數字化轉型對檔案管理各方面產生日益深刻而強烈的影響，探究該背景下的企業檔案創新管理能夠為企業開拓與數字時代發展相適應的檔案管理新路徑提供有益借鑒。[方法/過程] 結合數字化轉型下企業檔案管理創新的特征，選取知識型檔案管理創新體系為基礎，解讀這一理論構念的四大創新維度，并進一步梳理各創新維度的相關研究以明確其核心要義。鑒于制度創新的約束性與流程創新的必要性，本研究在保留“觀念創新”“管理創新”及“技術創新”等3個原有維度的基礎上，增加“流程創新”的維度，并依托該框架挖掘數字化轉型背景下企業檔案創新管理活動的具體實現路徑。[結果/結論] 數字化轉型背景下，企業檔案創新管理可通過從傳統管理走向綠色管理、從絕對管控走向員工賦能、從傳統技術走向新興技術、從串行式流程走向一體化流程等路徑予以實現。

關鍵詞：數字化轉型? ?企業檔案? ?知識型檔案管理創新體系? ?創新管理? ?實現路徑

分類號：G271

DOI：10.13266/j.issn.2095-5472.2020.014

引用格式：陳慧， 羅慧玉， 王曉曉， 等. 數字化轉型背景下企業檔案創新管理探究[J/OL]. 知識管理論壇， 2020， 5（3）： 147-158[引用日期]. http：//www.kmf.ac.cn/p/209/.

1? 引言

習近平主席在黨的十九大報告中強調，要加快建設創新型國家，構建具有中國特色的國家創新體系。作為國家創新體系的核心主體，企業紛紛增強對自主創新的關注與投入，正式拉開了創新驅動發展的序幕[1]。對于企業來說，檔案工作是一項重要的基礎性工作，也是企業創新發展的催化劑。企業檔案乃企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料[2]。它不僅記錄了企業發展的歷史，也為企業積累了大量的信息資產，是企業工作創新不可或缺的“智庫資源”。在新常態下，企業檔案工作與創新的交互程度不斷深化，創新所產生的新思維、新手段、新技術沖擊著傳統的檔案管理模式。基于此，創新被視作開創企業檔案工作新局面的重要推力，逐漸成為企業檔案部門關注的一大焦點。伴隨著創新思維的浪潮，數字經濟也同時上升至國家戰略層面，以人工智能、物聯網、云計算、大數據和區塊鏈為代表的新興技術加速了數字經濟的落地與實質性發展，“數字化轉型”成為企業變革主旋律的關鍵節點[3]。企業數字化轉型的新形勢、新要求同樣不可避免地推動著企業檔案工作逐步向數字化轉型，這對檔案管理各方面的影響日益深刻而強烈，實現創新管理需要的不只是數字技術驅動下的技術創新，更是一場由數字化轉型主導的認知、戰略和領導力的全面變革。在此情境下，探究創新驅動發展與數字化轉型背景下的企業檔案管理對把握數字化時代企業檔案領域的變革，促進企業檔案工作的創新發展具有重要意義。

2? 研究綜述

數字化轉型賦予了企業檔案新的內涵，拓寬了企業檔案管理新的外延，但同時也給企業檔案管理帶來了巨大的沖擊[4]。在數字化轉型的背景下，企業檔案管理面臨的問題更加復雜，所處的業務技術環境更為多樣，體量大、類型多、處理速度快且蘊含價值高的非結構化檔案信息的收集、鑒定、著錄及保管等各項工作均變得更為繁瑣。為應對新業態、新技術帶來的沖擊，企業檔案部門迫切需要將創新思維融入管理變革，探索與數字化轉型環境相適應的檔案工作發展模式。

2.1? 數字化轉型下企業檔案創新管理的特征

在企業檔案創新管理進程中，數字化轉型促使創新的環境、條件及方式發生了顯著變化，賦予其一些區別于傳統檔案創新管理的特征，對這些特征的識別與解讀有助于把握數字化轉型背景下企業檔案創新管理的走向。部分研究以數字化轉型下創新管理或檔案創新管理的特征為切入點，從創新環境、創新條件及創新方式等不同角度對一些關鍵特征進行識別（見表1）。

對上述研究進行梳理與分析，發現數字化轉型下企業檔案創新管理具有以下主要特征：①從創新環境看，呈現出創新格局復雜化、創新活動集合化的特點。新一輪技術創新和產業變革促使創新管理進入顛覆式創新階段，創新不再是對傳統技術的修復或是聚焦于某個業務環節，而是對整個檔案管理鏈的重構;創新也不單是技術更新迭代的過程，而是多種創新的“集合”和“綜合”，創新行為所產生的協同作用顯著增強。②從創新條件看，呈現出技術條件持續優化、相應要求不斷提升的特征。大數據、區塊鏈、物聯網及人工智能等新興技術發展水平的不斷提升和應用場景的持續拓展，為企業檔案創新管理提供更為優越的技術條件與更為廣闊的技術圖景。與之相應的人員能力要求也同步提升，如對企業檔案人員的創新意識及數字技術的應用能力等要求，都要更高于傳統環境下的檔案管理。③從創新方式看，呈現出創新路徑多元化、重點路徑突出化的特點。受創新環境特征的影響，數字化轉型下企業創新管理在實現方式上更加注重多路徑共同推進、多要素共同支撐，突破了以單一路徑推進為核心的傳統創新方法，通過系統性變革實現創新管理;同時強調數字技術對檔案管理縱深發展的重要性，數字時代下新興技術與企業檔案管理業務的聯系日益緊密，各大新興技術成為創新的主要驅動力。

綜上所述，無論創新環境、創新條件抑或是創新方式均呈現出了企業檔案創新管理的革命性與綜合性，體現出了“全方位啟動、多要素支撐”的基本特征，即企業檔案創新管理的最終成效受到諸多因素的共同影響，在創新過程中應考量多要素推進，發揮其協同作用。

2.2? 數字化轉型下企業檔案創新管理的要素

數字化轉型下的企業業務發展迅速，產生的檔案數量激增，致使檔案的長期保存存在巨大的問題，而新舊系統集成和檔案數據融合等問題，使得信息化可持續發展日趨緊迫[4]。以中國石油天然氣集團公司（以下簡稱“中石油”）統建檔案業務系統為例，其生產數據達到近12PB，巨大的數據體量和復雜多樣的數據類型使得檔案鑒定和歸檔在工作量和工作難度上均遠超傳統環境下的企業檔案工作[11]。

為走出這樣的“業務”困境，不少學者就數字化轉型下的企業檔案管理創新與變革進行探索，主要集中于對數字化轉型下企業檔案創新管理各大要素的探析。技術要素上，薛洪敏和宋桂玲[12]對數字化時代檔案管理技術創新發展措施進行探析，提出企業應通過數字化、電子文檔處理等技術的有效應用提升數字化檔案管理的價值與作用;李春艷和喬超[13]以中國石油化工集團有限公司（以下簡稱“中國石化”）為例，從區塊鏈技術平臺的選擇與設計、存證方案設計以及技術架構等方面探討了如何利用區塊鏈技術證明電子文件的真實可信;朱進等[14]從物聯網與檔案庫房建設的角度出發，對國家電網江蘇省電力有限公司（以下簡稱“國網江蘇電力”）檔案庫房的具體實踐進行分析，提出物聯網技術的應用能夠實現實體檔案管理有效整合和檔案庫房安全管理等業務功能;張海劍[15]強調了人工智能技術對于企業檔案創新管理的重要性，探討科大訊飛的人工智能技術在檔案數字化加工和音、視頻檔案整理利用等方面的應用。理念要素上，徐玲麗[16]提出數字時代檔案管理面臨空間變革，應通過理念的革新實現從平面管理到立體發展的轉變，即改變內向封閉的管理理念，在企業檔案管理中引入多元化的發展思路;倪代川[17]認為檔案創新管理要以“五大發展理念”來引領，落實檔案“十三五”規劃的具體要求。管理要素上，于建平[18]指出人員管理的創新尤為重要，從意識、觀念、思維、方法和能力等不同創新維度提高企業檔案人員的創新能力是當前企業檔案管理非常重要的工作;楊鵬[19]則認為在企業檔案創新管理工作中，最關鍵的一點就是對管理模式加以創新，企業檔案部門應勇于把握時代賦予的新契機，以“集中”為主線進一步充實“條塊結合”，追求企業檔案集約化、高效化管理。

現階段的研究主要從宏觀層面對數字轉型下企業檔案創新管理要素的重要性加以論述，從組織機構角度對各大要素及其實現路徑進行探究，尤其關注企業檔案管理的技術創新要素，為數字化轉型下的企業檔案創新管理提供了一定的研究基礎，為構建檔案創新管理與數字化轉型的橋梁提供了借鑒的方向。但是，已有研究僅僅關注和強調某一創新管理活動或要素的重要性，而忽略了各活動與要素間的聯系，尚未形成一套適用于數字化轉型的檔案管理創新體系。課題組在調研中也發現，企業在檔案創新管理中常采取“割裂式創新”，即僅對有迫切需求的部分進行單獨創新，而缺乏整體性創新體系的引領，致使企業檔案部門所實施的創新變革因思路混亂而引發資源錯配，催生“沒有靈魂”的技術改進和“沒有意義”的創新產品[5]。此外，企業檔案部門常將“數字化轉型下的企業檔案創新管理”等同于“數字技術驅動下的技術創新”，導致企業檔案工作創新走入“技術創新至上”的誤區，由此引發企業檔案管理各方面之間的“創新鴻溝”[10]。

綜上，無論從理論或實踐視角出發，企業檔案創新管理都是一個內涵豐富的概念，涉及觀念、管理、制度及技術等多個維度，這要求企業在檔案管理過程中構建科學合理、切實可行且順應時代發展潮流的創新體系，從某一要素創新向全方位創新的方向轉型。因此，企業在檔案創新管理中應充分整合創新要素，構建實現創新戰略目標的有機整體。對創新要素的選擇則要基于現有理論研究與實踐經驗，其中觀念創新指引方向，管理創新加強保障，制度創新提供支撐，技術創新形成推力，它們始終是創新體系構建中的重中之重。

3? 研究設計

對企業檔案部門而言，數字化轉型背景下的檔案創新管理被賦予特殊且重要的現實意義。根據數字轉型下的企業檔案創新管理特征與要求，企業檔案創新管理的實現有賴于檔案管理創新體系的有效構建，而這一活動受到諸多外部因素的影響與制約，其中時代背景、發展理念、信息技術、現有制度、人力資源等因素的制約作用最為突出[20]?；诖?，知識型檔案管理創新體系從多元創新維度融合的角度，提供一種新的理性認知，將檔案管理全流程中的“觀念創新”“管理創新”“制度創新”與“技術創新”4個創新維度相統一，形成完整的創新框架[21]。企業檔案創新的四維度具有相互依賴、相互作用的關系，其中觀念創新為人員、制度、技術創新指引總體方向，管理創新是觀念、制度、技術創新實現的必要保障，制度創新能夠為人員、技術、觀念創新提供支撐，而技術創新則又將反向激發觀念、管理、制度的創新活力，如圖1所示：

相較其他創新體系研究，知識型檔案管理創新體系尤其關注創新主體、創新領域與創新視角的獨特性和應用性，即從創新視角審視檔案工作現實問題的解決與實際需求的滿足。該創新體系初步構想了檔案創新管理的理論概念和框架，為企業檔案管理工作創新提供了一定的理論基礎與可供借鑒的探究方向。

3.1? 觀念創新

檔案工作者的觀念轉型與思維創新決定了檔案全過程管理中的基本價值遵循，是實現企業檔案創新管理的直接體現與內在要求。在知識型檔案管理創新體系中，觀念創新直接影響著人員、制度、技術創新的總體方向。它強調以全新的管理觀念指導企業檔案管理實務，堅持將所提倡的價值導向融入檔案管理工作的各個環節，進而改變傳統觀念所固化的一般管理形式，強化創新在檔案資源全程管理與整體發展中的實際價值[21]。

黃惠珍[22]指出檔案管理觀念創新的重點在于解放思想，其基本實現方式為總結企業檔案工作的經驗并借鑒行業內具有創新性、探索性、引領性的前瞻性研究。李鳳芹和張繼民[23]也主張觀念創新的關鍵在于檔案工作者掌握行業的發展趨勢，樹立與之相符的管理觀念。同時，在觀念創新中，還應注重發揮檔案的潛在生產力效能。在數字化轉型背景下，企業檔案管理觀念創新意味著許多陳舊觀念的更新換代。例如，企業檔案管理所遵循的有紙化管理、純手工管理等傳統觀念，因為無法契合以“五大發展理念”引領檔案事業科學發展、“把綠色作為檔案事業永續和諧發展的重要戰略”的目標而不再適應數字化轉型的需要，綠色管理等新興觀念正逐步影響著企業檔案管理領域，成為數字時代檔案管理的新選擇[17]。

3.2? 管理創新

作為提升效益的著力點和突破口，管理創新是實現企業檔案全面創新的關鍵一環。在知識型檔案管理創新體系中，管理創新是整個創新體系的核心層，是觀念、制度、技術創新得以實現的必要保障[23]。它以企業檔案工作者充分了解本企業檔案管理現狀及需求為基礎，通過將新的管理要素引入檔案管理體系來開展創新實踐，從而推動管理效能的穩步上升。

馮麗麗[24]認為培育出符合創新戰略目標與時代要求的新型檔案人才始終是管理創新的基本目標之一，因此管理創新需以人員管理創新為重。通過創新人員管理模式來確保檔案人員具備提出或應用檔案工作新制度、新技術、新觀念的能力，是實現企業檔案管理創新的有效途徑。張皖盈[25]則主張企業檔案部門應依據時代和實踐的創新性需求進行管理創新，發揮檔案人員在管理創新效果方面的積極影響。數字時代下人員管理創新更是被賦予了極其重要的作用，大數據、大信息環境下面臨的業務轉型倒逼企業檔案人員管理的創新。檔案人員不再只是傳統檔案業務的操作者，更是檔案創新意識的培育者和新興信息技術的應用者。而目前企業檔案管理人員普遍存在知識結構不合理、創新意識不突出、信息化技術不精通等諸多問題[8]。

3.3? 制度創新

根據知識型檔案管理創新體系，制度創新是企業檔案管理創新體系的最高層，能夠為人員、技術、觀念創新提供一定支撐，夯實管理架構的基礎。制度創新是指針對企業創新的內生動力與檔案管理需求，設計出兼具新穎性與可行性的制度規范，用以指導檔案管理八大環節的有序進行。通過制度創新，各類抽象的創新要素能夠轉化為具體直觀的制度規劃，從而將創新優勢轉化為治理效能[23]。

查滿林[21]強調檔案管理制度的創新是與企業制度的創新相匹配的，內容上包括對檔案管理環節、管理環境、管理措施等方面的創新。李溢[26]認為數字轉型時代下，我國企業管理機制已進入轉型深化期，邁入了整體戰略管理創新的階段，其檔案管理制度自然也仍待更新，不斷創新檔案管理制度是企業檔案工作發展的重要基石。不過，制度創新對于企業檔案部門來說存在著重重障礙。章燕華[27]就指出了，制度創新實踐探索到一定階段，不可避免地會觸及深層次、結構性瓶頸，而此時需要行業或國家層面的體制創新，才能為實踐縱深發展進一步掃除障礙。傳統的管理制度制定主要以紙質檔案管理為基礎，而數字化轉型意味著企業檔案工作的管理主體逐漸以原生狀態的數字檔案為主，管理重點也向增量電子化轉移。因此，企業應在行業或國家層面制度的指導下，全面梳理企業增量檔案電子化現狀，按照輕重緩急，或是業務信息化的需求，健全相關檔案管理制度，確保業務系統產生的原生電子文件歸檔到電子檔案管理系統，實現檔案的集中統一管理[4]。

3.4? 技術創新

作為衡量企業檔案管理水平的重要標志之一，技術創新始終貫穿于企業檔案管理工作的全過程，是實現企業檔案創新管理的關鍵手段。技術創新是實現檔案創新管理的基本性活動，可以倒逼觀念、管理、制度創新以進一步解放技術生產力。以新興技術為先導，將技術型創新產物靈活應用于檔案收集、整理、保管與利用等各個環節之中，從而帶動檔案管理效率的穩步提升，支撐檔案管理工作的持續發展，使企業檔案管理逐步實現科學化、現代化[20]。

對于企業檔案部門而言，技術創新是檔案管理工作創新的引擎。王文亮[28]指出，對于檔案管理來說，不論是縮微技術、計算機技術或網絡技術，其首先需要考慮的是如何利用這種新技術加快實現檔案的有效保管和保護。成雪東[7]研究發現，在個性化管理中，檔案管理中技術創新的重點是將新型技術形式的突出優勢充分發揮，以檔案本身的四性保障作為基礎，發揮新技術在檔案信息化、系統的優化處理、檔案修復、檔案檢索與合理化應用等方面的最大化作用，滿足檔案創新要求。數字化轉型進程中，企業檔案管理將不可避免地卷入區塊鏈、物聯網、人工智能等新興技術的浪潮之中。為適應新時代檔案管理工作的技術需要，企業亟需打破傳統檔案管理中的技術瓶頸，拓展檔案管理中的技術圖景[16]。例如，應用區塊鏈技術實現數字檔案真實性維護，利用物聯網技術實現檔案安全性保障，利用人工智能技術實現檔案智能化管理，等等。但目前企業檔案管理仍以傳統技術的應用為主，對新興技術應用場景的探索和應用方向的探析不足。

4? 數字化轉型下企業檔案創新管理的實現路徑

數字化轉型背景下，檔案管理創新的場景和具體內涵不斷變化，但其基本維度尚未發生顯著變化。參照知識型檔案管理創新體系，企業檔案創新管理實現路徑的探究，仍保留以“觀念創新”“管理創新”和“技術創新”為切入點進行分析。由于歷史及體制原因，企業檔案管理規章制度一貫以《檔案法》、行業標準等基本制度為主要依據，而此類基本制度的修訂又由相關主管部門負責并遵循特定的程序，進而使企業檔案制度層面的創新受到了一定的制約。且企業檔案管理制度的創新需與其企業制度創新相匹配，具有極強的針對性，其創新成果并不具有普適性。因此，“制度創新”的維度并不適用于本主題的研究。然而，數字環境的二位一體、主導力量的去中心化以及管理對象的數據化，使得傳統的檔案業務流程越來越不適應新時代檔案工作發展。作為檔案管理運轉的重要支撐，檔案業務流程的創新成為題中之義[10]。鑒于制度創新的約束性與流程創新的必要性，本研究在保留3個原有維度的基礎上，增加“流程創新”的維度，即考察檔案業務流程的優化要素，將觀念、管理、技術及流程方面的創新嵌入特定的時代背景并賦予與之相應的實現路徑，具體如圖2所示。

4.1? 倡導觀念創新：從傳統管理走向綠色管理

從知識型檔案管理創新體系來看，觀念創新是實現檔案創新管理的內在要求，需具有行業與時代發展的前瞻性。習近平主席在黨的十八屆五中全會上論述了“創新、協調、綠色、開放、共享”五大發展理念，強調了人與自然和諧發展的特殊意義，為企業檔案管理觀念推陳出新指明了方向。實際上，數字化轉型背景下，檔案的數字化形態也為企業檔案管理觀念的轉變提出了新要求。作為一種新興管理觀念，綠色管理觀念主張檔案管理的集約化，突出檔案價值利用的最大化，既能夠適應經濟發展的生態化趨勢，也能夠滿足數字化轉型下檔案管理的實際需求[29]。相比傳統管理觀念，綠色管理觀念主張管理過程中兼顧經濟效益、社會效益及環境效益三者的有機統一，秉承綠色管理觀念與堅持綠色價值導向將會為檔案創新管理提供符合時代發展潮流的價值遵循。

在企業檔案管理實務中，貫徹綠色管理觀念需要從數字檔案的綠色收集、保管與利用等三方面進行。從綠色收集層面來看，企業檔案部門的首要任務是強化檔案收集制度建設，尤其是檔案收集手段、收集途徑、收集內容等方面的綠色管理與控制。例如，積極探索企業檔案的在線收集、自動收集、智能收集等綠色收集手段;借助大數據、云計算、共享平臺現代技術拓展低能耗的企業檔案收集途徑;圍繞“節能低碳、以人為本”的綠色檔案收集目標，有針對性地強化檔案收集的綠色評價與監控[17]。企業檔案部門將綠色管理觀念融入檔案收集環節，既能有效提高企業檔案的收集效率，還能有效避免企業數字檔案劇增所帶來的“信息泛濫”“信息污染”，實現檔案收集的現代化、環?；?。

從綠色保管層面來看，企業檔案部門則應強調檔案的保管方式與保管環境符合綠色管理觀念的基本要求。數字化轉型背景下，綠色保管的實現得益于檔案數字化形態特征及其數字化存儲方式。對于企業檔案部門而言，同紙質檔案相比，存儲密度高的數字檔案能夠節省大量存儲空間，既節約管理成本，也能充分節約自然資源。而且檔案的數字化形態特征使其能夠借助數字備份、數字遷移和數字拷貝等信息技術手段實現長期保存，從而大大降低管理能耗[29]。檔案保管環境滿足綠色管理觀念則意味著以生態環保的理念作為環境建設標準，以綠色建筑的要求作為建筑設計標準。例如蘇州工業園區所建設的綠色智能檔案館，自規劃設計之初就將注重節能生態作為重要原則之一，設計中更是進一步落實了生態環保理念和綠色建筑要求。其檔案大廈的綠色看點主要包括呼吸式幕墻、綠色自循環屋頂微環境、太陽能發電、自然光照明、地源熱泵空調系統以及遮陽系統等。這些綠色要點除實現檔案庫房環境的環保節能外，還能確保庫房的恒溫恒濕，滿足檔案保管需要。

從綠色利用層面來看，企業檔案部門的核心目標是將節約、環保的綠色發展理念融入檔案的開發利用環節。為此，亟需消解傳統檔案利用中存在的“高能量、高消耗、高成本”的非低碳行為，確保企業檔案資源經濟效益與生態效益雙面一體。在此過程中，企業檔案部門可借助節能低碳、環保高效的檔案信息化平臺實現前端業務的信息化，采取一系列措施深化綠色檔案資源的共享，如綜合運用現代信息技術整合數字檔案資源內容，開放企業數字檔案在線檢索、在線閱覽、在線傳遞、在線下載的功能，提高綠色檔案的利用效率與效益[17]。

4.2? 聚焦管理創新：從絕對管控走向員工賦能

知識型檔案管理創新體系中，管理創新的范圍相對廣泛，其中人員管理創新為焦點所在。人員管理創新之所以備受矚目，是因為觀念創新、技術創新、流程創新所產生的新理念、新技術、新體制只有借助檔案人員的力量才能發揮實效。在企業檔案部門普遍沿用的管控式管理下，檔案人員常常按照傳統的套路開展管理工作，應對新問題表現乏力[30]。因此，當數字時代檔案工作較以往產生了快速且顯著的變化時，絕對管控下的檔案人員以其原有的意識、能力已難以滿足工作要求。在此情境下，企業需要賦能員工[31]以應對數字化轉型帶來的挑戰，落實在實踐中，即“人才驅動，培訓賦能”，即企業檔案部門突破傳統的培訓方式，賦予企業檔案人員適應時代新要求的能力。

一是賦“心”能。在培訓賦能中，賦“心”能主要指激活員工的活力，賦予員工自主感，使其在意識形態上與企業戰略達成高度一致[32]。就檔案創新管理而言，賦“心”能有益于促進檔案人員實現意識轉型，主動迎合企業創新與數字化轉型的戰略需求。為此，企業檔案部門應在傳統培訓機制的基礎上積極尋求突破，逐步改變重復單調、內容簡單的培訓，通過建立知識共享平臺、開展會議及講座等方式不斷賦予檔案人員對檔案管理觀念、技術、模式等方面創新發展的前瞻意識，從而激發其自身的創新意識[33]。數字時代，檔案工作中的新事物、新問題、新技術層出不窮，通過賦“心”能使得檔案人員可從根本上樹立創新意識，并將其應用于檔案管理全過程中，以此助力檔案管理不斷創新。

二是賦“技”能。賦“技”能指通過一系列的培訓授予學員一種或多種能直接應用于工作場境的技能[32]。從檔案創新管理的視角來看，數字化轉型背景下檔案人員的定位隨著信息技術而不斷變化，數字化技術應用能力逐漸成為檔案人員所必備的業務技能之一。在此情境下，企業檔案部門應圍繞檔案數字化設置專門的實踐培訓，突顯“技”能培訓的針對性、實效性和前瞻性。通過開設實踐性強的實操課（含在線培訓），進一步引導檔案人員對新型數字化技術加以摸索和研究，如檔案管理系統、OA系統、計算機技術、RFID技術、NAS技術等[34]。在掌握新型技能的基礎上，檔案人員可運用數字化新技術來指導和改進檔案工作，從而實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

4.3? 加快技術創新：從傳統技術走向新興技術

知識型檔案管理創新體系中，技術創新被視為實現檔案創新管理的關鍵手段。在數字化轉型背景下，企業檔案創新管理尤其需要對技術創新予以充分重視。因為新興信息技術的應用已經對包括檔案管理在內的各行各業都產生了強大的沖擊和深遠的影響，傳統的檔案管理技術和方法不再完全適應新時代檔案管理工作的技術需要[12]。具體而言，技術創新的重點已由純紙質檔案管理向多種載體檔案管理轉移，諸如區塊鏈、物聯網等新興技術將成為企業檔案數字化轉型進程中不可或缺的創新引擎。

已有研究[28]提出檔案管理中技術創新的重中之重就是保障檔案信息的真實性，而區塊鏈信息不易篡改的特點正好滿足了這一要求。區塊鏈并非單一的技術，而是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等多重技術的創新集成，具有多個節點的安全保障機制[35]。因此，它能夠有效降低檔案被篡改和破壞的風險，在檔案真實性保護方面展現顯著優勢。通過應用區塊鏈技術，企業檔案信息的處理可借助于非對稱加密機制簽名、時間戳、哈希值計算以及鏈式結構的特點防止檔案信息被事后篡改。這種鏈條式結構的原理是將前一個區塊鏈的哈希值放入其后的區塊鏈中，從而實現了區塊鏈的“塊塊相扣”，對任一檔案信息的非法修改，都將不可避免地引發其他所有數據塊中哈希值的改變[36]。把區塊鏈作為檔案信息處理的新手段，將顛覆傳統檔案管理思維，大幅度延續檔案的“生命力”。實際上，一些大型企業集團已對區塊鏈技術在檔案真實性保障方面的實踐應用進行了探索。以中國石化為例，其運用區塊鏈記錄業務的關鍵環節，對文件的特征信息和相關元數據的Hash值上鏈，從而有效證明數字檔案在接收、保管、利用各階段文件的真實性。Hash值上鏈的范圍包括歸檔源上鏈存證、歸檔檔案接收上鏈存證、日常巡檢記錄上鏈存證以及借閱利用記錄上鏈存證。當檔案人員進行檔案真偽驗證時，可以通過檔案管理系統調用區塊鏈驗證服務，將本地對檔案計算的Hash值與存證鏈上存儲的Hash值進行對比，從而達到可信驗證的目的[13]。

檔案的安全保障在企業檔案管理工作中也有著至關重要的作用，物聯網技術所支撐的智能化追蹤管理和防盜報警系統等應用很大程度上契合這一需求。在檔案整理階段，企業檔案人員可將檔案數據庫中的編目信息通過讀寫器寫入RFID標簽，并將標簽與檔案一一對應，以此建立起檔案實體與數據庫信息的關聯[37-38]。即便檔案被借閱出庫，通過識別標簽信息就能對檔案進行實時跟蹤監控，實現檔案智能化追蹤管理。除定位檔案本身外，對于具有專門檔案室（庫）的企業而言，物聯網技術還能夠發揮防盜報警的作用。例如，已應用于實踐的無線電波防盜探測門禁系統，可以通過整合電子防盜功能與閱讀設備，使檔案室防盜系統變得更易處理，一旦檔案在未經允許的情況下被帶離檔案室（庫），將觸發報警系統[39]。這類應用物聯網技術的檔案跟蹤、防盜系統為檔案的安全保管提供了基礎保障，在企業檔案技術創新過程中值得積極探索與發掘。例如，國網江蘇電力基于智能化、物聯網和云計算等新興技術構建的智能管理多元化庫房便是“泛在電力物聯網”的典型實踐案例。該檔案智能庫房以現代化庫房硬件設備為基礎，引入智能檔案密集架、RFID電子標簽（庫位標簽、檔案盒標簽、文件標簽）、RFID電子標簽打印機、安全通道門、防盜報警系統等基礎設備，實現檔案的智能定位、實體檔案自動上架、安防智能化管理等功能，實現了檔案領域的泛在物聯與檔案庫房業務的管理模式創新[14]。

4.4? 推進流程創新：從串行式流程走向一體化流程

數字化轉型背景下，檔案管理顯現出一大必然趨勢：檔案形態由紙質轉向數字，檔案管理由實體管理轉向數據管理，檔案利用由實體傳遞轉向信息化傳遞。當檔案管理的對象從傳統物質形態轉向數字形態，管理業務也將隨之逐步轉移至管理系統，“系統”成為數字檔案在各個階段的管理平臺[40]?！跋到y”這個管理要素的介入，不僅將各種信息技術引入檔案管理，同時推動著檔案業務流程的創新。流程創新較為實際的作法是改變以往的串行式流程，推行文檔一體化流程。

在紙質檔案時代，檔案業務管理流程受限于固定的工作環節、崗位和步驟，各檔案業務活動被視作孤立的串行節點，串接成鏈條結構，按照“收集——整理——鑒定——保管——利用”的固定順序進行逐步操作，由此形成了串行式流程[41]。串行式流程依據分工將檔案管理過程割裂成工作碎片，且流程中的前行工序直接制約著后行工序，致使檔案管理的效率與協調性較為低下[42]。數字轉型時代下，為克服串行式流程固有的弊端，文檔一體化流程依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程進行重組、再造。它強調運用文件連續體理論和檔案全生命周期理論對文件和檔案管理實行全過程管理和前端控制，尤其注重過程的連續性、有效性、流暢性。將其應用到企業檔案管理之中，意味著企業檔案部門不再因循守舊，主動改變串行式流程，在其信息系統中建立協調聯動的新流程。新流程中，檔案業務被視為流程中的單個節點，工作任務項可選擇以任一節點為起點，以輻射、閉環、分支等形式，同時發送給多個對象進行處理，突破了串行式流程中先后環節間的時間限制，提高了流程中任務處理的并行程度與合作程度。同時，文檔一體化流程將各業務環節、由不同部門分別完成的檔案工作內容進行集成管理，運用信息技術手段統一優化、改進，從而提升檔案業務運作效率[43]。

以中石油文檔一體化管理為例，它利用自主建設的SOA服務架構，實現了文檔一體、無縫銜接。中石油文檔一體化將擬稿、審核、領導簽發、蓋章、發送、歸檔、著錄與審核以及保管等業務環節進行整合，通過集成管理的方式將業務系統的文件映射到檔案管理系統之中。其中，擬稿步驟體現了檔案管理中的前端控制;領導簽發中，采用數字證書等信息安全技術保障電子文件系統的安全性;歸檔時，待歸檔系統中文件按照既定的分類方案自動流入相應門類;進入檔案保管階段的文件將被賦予唯一的檔號，用于在檔案系統中進行文件的檢索、統計及在線利用等功能[11]。文檔一體化流程兼具靈活性和完整性，在數字時代也具有較強的穩定性和適應性，企業部門可針對檔案工作的現實差異予以靈活應用。

5? 結論與展望

隨著創新驅動發展逐漸成為一種新趨勢，創新不再局限于理論層面，而更加關注實踐落地與具體成效。在數字時代，創新唯有契合數字化轉型需求并隨之不斷演化才能更好地發揮實際作用。對企業檔案管理而言，這意味著應以反映數字時代需求的創新驅動企業檔案工作的有益發展。檔案管理創新并非企業檔案管理部門的局部調整，而是觀念、管理、技術和流程創新等整體性、全方位的整合。鑒于此，企業檔案部門可以考慮從以下4個維度出發，挖掘檔案創新管理的實現路徑，采取一系列“有意義”的創新活動：①以綠色管理觀念為指導，通過“綠色”檔案載體的收集手段智能化、保管環境低碳化、前端業務信息化等實現檔案資源綠色收集、保管及利用;②以創新人才賦能方式為手段，通過建立前沿知識共享平臺和開展業務實踐培訓等提升人員檔案管理創新意識與數字化技術應用能力;③以區塊鏈、物聯網等新興技術為引擎，通過檔案信息上鏈存證、RFID電子標簽應用、安防智能化管理等保障企業檔案的真實性與安全性;④以企業檔案業務流程創新為依托，通過文檔一體、無縫銜接實現企業檔案管理工作流程再造。

本研究希望能夠為企業檔案管理構建科學合理的創新體系、開拓行之有效的創新路徑提供具有借鑒性的思路，從而更進一步激發企業檔案創新管理的內生動力，助力企業檔案管理工作更好地與數字時代相適應。本研究只是對企業檔案創新管理進行了初步的探索，提出了一些可供企業參考且符合數字化轉型需求的創新方向，但真正推動企業檔案創新體系及措施落地生效是一個長期的、系統的過程，需要在實踐過程中不斷拓展深化。在未來，需要給予企業檔案創新管理研究更多的關注。

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作者貢獻說明：

陳? 慧：確定選題，提出研究思路，論文修改與定稿;

羅慧玉：收集資料，撰寫與修改論文;

王曉曉：參與論文修改，進行文字校對;

張? 凱：獲取實踐數據，提出論文修改意見。

Innovation Management of Enterprise Archives in the Context of Digital Transformation

Chen Hui1? ?Luo Huiyu1? ?Wang Xiaoxiao1? ?Zhangkai2

1School of Information Management， Central China Normal University， Wuhan 430079

2Beijing Dark Energy Software Co.， Ltd.， Beijing 102200

Abstract： [Purpose/significance] Digital transformation has an increasingly deep and strong impact on all aspects of archives management， exploring innovative management of enterprise archives in such context would provide a reference to open up a new path of archive management in line with the digital age. In the context of innovation-driven development and digital transformation， exploring innovative management of enterprise archives can provide a reference for enterprises to open up a new path of archive management in line with the digital age and to achieve reform and innovation of their archives work. [Method/process] According to the characteristics of enterprise archives innovative management under digital transformation， this paper regarded the knowledge-based archive management innovation system as a basis， interpreting the 4 innovation dimensions comprised in this theoretical construct， and further summarizing the related studies to clarify the core points of each innovation dimension. In view of the constraints of institutional innovation and the necessity of process innovation， this paper added the dimension of “process innovation” on the basis of retaining the three original dimensions， including “concept innovation”， “management innovation” and “technology innovation”. Relying on this framework， it explored the concrete practical path of enterprise archives innovation management activities under the background of digital transformation. [Result/conclusion] It is found that innovative management of enterprise archives can be achieved by four ways in the context of digital transformation， namely moving from traditional management to green management， from absolute control to employee empowerment， from traditional technology to emerging technologies， and from serial processes to integrated processes.

Keywords： digital transformation? ? enterprise archive? ? knowledge-based archive management innovation system? ? innovative management? ? practical path