加強(qiáng)電子文件管理推動機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

王文韜

【摘? 要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國對網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)愈來愈重視，網(wǎng)絡(luò)線上辦公成為當(dāng)前機(jī)關(guān)的日常業(yè)務(wù)工作。而檔案是各個機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行自身的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)過程中出現(xiàn)的相關(guān)文件，良好的管理能夠充分發(fā)揮檔案自身的指導(dǎo)優(yōu)勢，直接影響著各個機(jī)關(guān)單位的整體發(fā)展，是單位未來發(fā)展、建設(shè)的根本動力。基于此，相關(guān)管理人員應(yīng)該引起重視，充分意識到檔案管理的重要意義，與時俱進(jìn)，利用當(dāng)前的技術(shù)優(yōu)勢和環(huán)境優(yōu)勢不斷在電子文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)。對此，本文首先敘述機(jī)關(guān)單位電子文件的形成模式以及對檔案信息化管理的影響，隨后簡要說明機(jī)關(guān)檔案信息化管理面臨的問題，最后詳細(xì)闡釋優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案信息化管理的相關(guān)對策，以此來供相關(guān)專業(yè)人士交流思考。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理;機(jī)關(guān)檔案;信息化建設(shè)

引言

計算機(jī)信息技術(shù)作為當(dāng)前時代影響最為深遠(yuǎn)的科學(xué)技術(shù)，其所帶來的技術(shù)效果充分作用于我們的社會生活之中，并對各行各業(yè)、各類人群帶來巨大的影響效果。在這樣的發(fā)展環(huán)境之下，我國機(jī)關(guān)單位也逐漸利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展日常辦公。而辦公過程中就存在數(shù)量巨大的電子文件，而由于機(jī)關(guān)工作具有特殊性，檔案文件管理對機(jī)關(guān)發(fā)展十分重要。因此，如何在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下合理管理電子文件，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的信息化發(fā)展成為機(jī)關(guān)檔案管理工作的核心內(nèi)容，值得相關(guān)工作人員引起重視。

1.機(jī)關(guān)單位電子文件的形成模式以及對檔案信息化管理的影響

1.1機(jī)關(guān)單位的電子文件形成模式

伴隨著我國社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的文件傳輸形式已經(jīng)逐漸被淘汰，取而代之的是以數(shù)字化形式而出現(xiàn)的文件類型。而機(jī)關(guān)單位作為以文本資料內(nèi)容為核心的工作單位，也在工作之中融入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而機(jī)關(guān)單位的工作內(nèi)容容易涉及較多的電子文件信息。而這些電子文件的形成，主要分為兩大類型。首先，第一個類型是單位對傳統(tǒng)檔案信息的數(shù)字化管理。由于我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)文本紙張檔案管理的弊端愈來愈突出。對此，一些單位為提高檔案信息管理的質(zhì)量，對傳統(tǒng)紙張文本進(jìn)行信息數(shù)字化處理，通過掃描進(jìn)行數(shù)據(jù)光盤刻錄，以此來方便單位的數(shù)據(jù)應(yīng)用和處理。其次，第二個類型是自動形成的電子文件數(shù)據(jù)。該類文件是數(shù)量最多、內(nèi)容最為復(fù)雜的文本類型，也是機(jī)關(guān)文件管理的核心內(nèi)容。該類電子文件主要是在我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展背景下出現(xiàn)的，由于信息技術(shù)的成熟運(yùn)用，我國的大部分機(jī)關(guān)單位都積極利用信息技術(shù)進(jìn)行電腦信息化辦公。而在這樣的辦公模式之下，各機(jī)關(guān)單位就會存在一些數(shù)據(jù)文本記錄以及圖片、視頻等信息。這些文件對于機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有著重要意義和影響，值得相關(guān)工作人員積極重視和關(guān)注。

1.2機(jī)關(guān)單位電子文件對檔案信息化管理的影響

電子文件承載著當(dāng)前運(yùn)用成熟的信息技術(shù)優(yōu)勢，是對傳統(tǒng)檔案管理的完善和優(yōu)化，十分符合當(dāng)前的現(xiàn)代化社會需求，對于我國現(xiàn)代檔案管理有著積極作用。這樣的數(shù)字化文件檔案，不需要大量的空間進(jìn)行擺放，不需要進(jìn)行修飾裝訂。但是，由于我國數(shù)字化檔案管理的經(jīng)驗不夠，也沒有相關(guān)的政策、指南進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)，還是有很大的漏洞和管理缺陷。對此，相關(guān)單位應(yīng)該引起重視，積極根據(jù)現(xiàn)實(shí)管理情況進(jìn)行改革工作，努力跟上現(xiàn)代化管理步伐，提高管理質(zhì)量和效率。

2.機(jī)關(guān)檔案信息化管理面臨的問題

2.1管理設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用效果不佳

隨著我國信息化技術(shù)的不斷深入，我國對于檔案信息管理的要求愈來愈高。而傳統(tǒng)的檔案管理方式不能夠達(dá)到當(dāng)前的工作要求和效率，難以保證實(shí)際的檔案管理質(zhì)量的提高。對此，針對檔案管理工作應(yīng)該積極進(jìn)行創(chuàng)新，正確認(rèn)識到當(dāng)前電子文件的必要性，努力跟上時代的發(fā)展需要，不斷提高檔案管理的信息化程度。但是，在實(shí)際的管理過程中，部分機(jī)關(guān)單位自身的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用都較為滯后，有的單位知道當(dāng)前的信息化需求，也購置了一些信息化產(chǎn)品輔助工作。然而，這只停留在對檔案的儲存、導(dǎo)入工作之上，其他工作還是依靠人工進(jìn)行。沒有充分地將信息技術(shù)和信息設(shè)備應(yīng)用到實(shí)際的文書檔案管理工作之中，不能夠滿足當(dāng)前社會的文書檔案管理信息化需要。

2.2相關(guān)管理人員素質(zhì)還需提高

電子文件當(dāng)前隨著信息技術(shù)的成熟運(yùn)用，其使用頻率和價值優(yōu)勢都愈來愈突出。但是，在實(shí)際的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的檔案管理素質(zhì)卻不夠高，大部分事業(yè)單位的檔案管理人員都是兼職狀態(tài)，大都是其他崗位的工作人員，只是在存放相關(guān)資料的時候作為臨時員工。而機(jī)關(guān)單位都是將文書檔案管理看成是簡單的文件資料收集，雖然知道其實(shí)際具有一定的利用價值，但是沒有設(shè)立專門的工作人員進(jìn)行信息化管理。其次，還有的單位雖然設(shè)立了文書檔案管理人員，但是單位領(lǐng)導(dǎo)對于該項工作還是不夠重視，較為忽視這一崗位帶來的價值和意義，這也使得實(shí)際的檔案管理信息化工作很難開展。最后，我國對于檔案管理人才的培養(yǎng)也有很大的漏洞，從數(shù)量和質(zhì)量上都難以滿足當(dāng)前的社會需求，極不利于后期的檔案信息化管理體制的建成。

3.優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案信息化管理的相關(guān)對策

3.1保證檔案管理工作的整體性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。而在這樣的環(huán)境中進(jìn)行檔案管理工作，其工作量相較于傳統(tǒng)工作模式來說，提升數(shù)十倍。對此，如果工作人員不具備一定的信息化意識和應(yīng)用能力，就會導(dǎo)致錄入的檔案管理信息不完整。加之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理信息具有較強(qiáng)的聯(lián)系性，信息內(nèi)容存在著環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)。如果一部分的檔案管理工作存在漏洞，就會導(dǎo)致后期的整體檔案管理出現(xiàn)安全隱患，極不利于檔案信息的應(yīng)用和管理。

3.2完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的安全控制

隨著檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，其管理工作在效率提高的同時，安全風(fēng)險也在不斷提高。對此，相關(guān)管理工作人員應(yīng)該引起重視，積極落實(shí)軟硬件相結(jié)合的工作模式，使得檔案管理工作能夠在更好的平臺上體現(xiàn)更大的價值。其次，為保證檔案信息得到更好的應(yīng)用和管理，還需要工作人員保證信息資源的傳輸安全和管理安全，設(shè)置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)“防火墻”，并同有關(guān)部門聯(lián)合，共同打擊網(wǎng)絡(luò)信息犯罪行為，確保檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

3.3加強(qiáng)重視力度

單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，是進(jìn)行一切工作落實(shí)的基礎(chǔ)，只有領(lǐng)導(dǎo)層方面得到重視，才能夠通過相關(guān)的規(guī)范來約束實(shí)際工作情況，構(gòu)建完善的檔案信息化管理工作體制，提高工作效率和工作質(zhì)量。對此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將《檔案法》牢牢深入到實(shí)際的檔案管理工作之中，通過良好的引導(dǎo)促進(jìn)單位檔案管理質(zhì)量的提高。其次，還應(yīng)該積極進(jìn)行宣傳活動，讓工作人員能夠意識到文書檔案管理的重要意義。這樣會更大程度地讓單位員工意識到檔案管理的延伸影響和實(shí)際價值，利于工作人員提高工作責(zé)任心和熱情。

4.結(jié)束語

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的電子文件信息數(shù)量愈來愈多。對此，相關(guān)機(jī)關(guān)單位應(yīng)該引起重視，積極在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，對電子文件進(jìn)行完善管理。并且需要保證檔案管理的安全性，促進(jìn)檔案管理工作在安全、穩(wěn)定的環(huán)境下持續(xù)發(fā)展，提升檔案管理的社會服務(wù)水平和信息化質(zhì)量。

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