基于大數據云計算辦公系統研究

汪嶸明

摘要：互聯網3.0時代到來的標志是大數據云計算，這為以往數據儲存帶來了革命性的創新，推動各行各業轉型升級的步伐更快。文章從大數據云計算的概念出發，對比了大數據云計算技術支持下的辦公系統與傳統的辦公系統模式的差異，指出了其獨特的優越性。并全面分析了該技術支撐下的辦公系統的核心功能和核心技術。對于基于大數據云計算辦公系統的研究具有參考意義。

關鍵詞：大數據;云計算;智能辦公;企業管理

隨著互聯網信息技術的日益成熟，智能手機的不斷普及，使得基于大數據和云計算為基礎的海量數據應用越來越多地在各行各業出現。這其中2020年新冠肺炎病毒疫情歲末年關在全國的蔓延，由于非常時間推遲了正常上班的時間，因此居家辦公成為人們工作的新選擇，使得以釘釘、騰訊企業微信為代表的云辦公軟件進一步得到普及。與傳統的辦公形態不同的是，大數據云計算辦公系統實現了計算機與移動智能終端的有機融合，可以實現基于4G、5G信息通訊技術支撐下的大數據技術的海量儲存，云計算的智能操作和視頻會議、即時在線溝通下的信息無縫交流溝通，大大提高了網絡辦公的便捷性和高效性。

一、大數據云計算的基本概念闡述

大數據是互聯網儲存技術不斷發展進步之后，基于萬物互聯機制下海量信息的輕量化，集中化，云端化存儲新形態。其包含三個特點，一是數據量大，相比較傳統數據庫管理工具只能按照GB、TB級別的數據而言，大數據儲存量可以達到PB甚至ZB級別。二是速度快，無論是儲存速度還是提取速度都能夠與當地最快的5G寬帶流量匹配。三是數據類型多樣化。

而云計算是為我們互聯網運用提供便捷化智能操作的重要技術支持，他可以把海量復雜的大數據通過簡單的操作界面，以幾毫秒的速度留給后臺云計算系統，從而給用戶帶來便捷高效的操作體驗。

二、大數據云計算辦公系統與傳統辦公系統的比較分析

傳統的企業辦公系統只屬于幫助員工減少繁重的工作負擔，卻無法形成資源共享，執行合力之目的。再加上其建設費用高昂，維護成本巨大，而且企業內部之間的信息數據的兼容性差，導致工作效率低。再加上建設方式比較需要大量依賴固定服務器，使得建設場地面積大，后期的服務器維護成本也十分驚人。

而大數據云計算下的辦公系統的本質是企業工作內容的集中整合和工作流程的有序理順，隨著云計算進入普及化階段，在其支撐下的辦公系統具有計算能力強，儲存數據量大，數據丟失風險小等優勢。另外，大數據云儲存帶來的超大數據容載可以讓辦公系統同時實現數十萬幾倍，百萬級別的同時在線并發，并保證系統的超高流暢度。

三、基于大數據云計算辦公系統的優勢分析

大數據云計算辦公系統可以將各部門、各崗位的工作集中統一到這個平臺上進行辦公運作，這樣打破了部門之間，員工之間，領導與下屬的溝通壁壘，讓公司的運作更加統一化、規范化和高效化。具體優勢體現在以下三點。

（一）辦公程序流程的規范化讓工作更有序

首先，公司的整個工作流程可以融入到系統之中，讓公司的運營管理呈現出扁平化特征，即各級部門的工作流程經過程序固有的設置之后，就必須按照既定流程一步一步操作，這樣就避免了越級運作，不經過領導同意違規審批文件漏洞。其次，各個部門，各個崗位在辦公系統的設置下，必須各司其職，積極履行，因為在系統環境下形成的協同工作氛圍，其中任意一個環節不到位，就會直接讓工作進展不下去，導致公司運營出現障礙。再次，辦公系統可以與公司的考勤系統、工作績效系統等無縫銜接，讓公司在一個相對透明公平的工作環境中辦公。

（二）辦公技術的智能化讓工作更有效

大數據云計算辦公可以實現公司資源的全面共享，實現基于視頻會議、即時信息等方式打破時空局限的工作無縫式交流，而且所有的公司員工都可以根據自身在辦公系統中的權限來獲取與自己工作和職位相符合的信息內容，可以讓員工更加全面深入地了解公司，避免了信息孤島的出現。

云計算大數據辦公系統是無紙化辦公的一次技術性的突破，因為其可以將工作實現線上開展，各種工作程序都可以通過云計算的智能化系統來實現，因此可以節省公司因工作溝通帶來的通訊成本和辦公用具成本。除此之外，員工可以通過智能辦公系統來建立科學合理的文件目錄，通過有序的儲存，可以方便日后的檢索查找，減少時間消耗。

（三）辦公技術的即時化可以讓公司執行力更強

辦公系統的數據儲存的全面性，和更新的及時性，所有部門崗位的工作情況都能夠在其中得到體現，這就非常方便管理層隨時了解公司整體業務、財務、人事等運作情況，隨時查閱某個項目的進展，某個部門的工作成果，某個人在某一天的工作內容，從而可以讓管理層精準掌控企業整體發展態勢，并為公司科學合理地制定決策提供現實依據。

四、基于大數據云計算辦公系統的關鍵技術分析

（一）企業私有云平臺

企業私有云是企業讓自己的信息數據單獨儲存在自己構建的云平臺形式，這樣做可以讓企業保證數據的機密性，同時也能為員工提供與辦公系統融合的接口。常見的形式是直接購買屬于自己云儲存服務器，然后將辦公計算機與服務器融合，就能夠實現相互兼容直接開始工作。私有云在互聯網安全防護中有著公有云服務不具備的技術安全性，因此企業可以直接部署在自己的機房之中，用自己的防火墻來防止各種網絡干擾和沖擊，有更高的安全性，也更容易管理。在用戶體驗方面，私有云可以直接與企業的局域網聯接，在設置防火墻保證安全的前提下，企業員工不需登錄云端界面，而是可以直接進步云中查找資料，下載文件。在企業流程管理中，私有云由于是完全獨立的運作，不會受到其他企業的云端儲存數據的影響，因此，對企業的其他計算機運用系統影響很小。如果大型企業的信息數據管理不流暢，那么就很容易帶來信息數據的混亂，導致企業管理陷入無序，失效的狀態，將會給企業帶來很大的不利。

（二）虛擬化技術

虛擬化技術是美國IBM公司在20世紀60年代研究出來的互聯網創新應用，其技術突破點在于把服務器、存儲、網絡和物理設備由原來的各自一體實現了有效融合。而在大數據云計算的環境之中，計算機應用領域的虛擬技術成為了系統集成解決方案，在系統維護中可以直接對計算機設備開展硬件維護和軟件升級，而不必影響用戶的體驗感。除此之外，虛擬技術可以實現分布在各個區域之中的物理服務器的網絡連接，形成一個整體，從而提高儲存資源的利用效率進而減少運營成本。同時還可以用系統在計算機桌面的虛擬化技術來提供多元化的基礎設施服務。計算機的虛擬化技術主要分為以下三部分。

一是計算機硬件的虛擬化，這個可以形象地比作信息儲存從物理化的硬盤到虛擬化的云服務的轉移。企業要根據自己信息數據的大小來決定選擇哪種方案，比如如果用虛擬機，就要不能使用負載均衡。二是軟件虛擬化，主要指應用程序與計算機或移動智能終端相互聯系又互為獨立的關系。通過軟件的虛擬化，可以讓應用程序結束之后，用戶的程序在程序中的數據就會自動上傳儲存到服務器中，并且備份，這樣就不會出現服務器丟失的情況。三是系統虛擬化，指的是在計算機上面安裝的虛擬機的操作系統不受物理硬件架構的影響，可以實現辦公系統軟件的使用。

（三）大數據云儲存技術

企業海量的信息數據的儲存會讓物理儲存器的設備規模不斷擴大，因而帶來管理上的負擔和安全上的風險。大數據云計算則為信息儲存提供了新的解決思路和方向，成為如今大型企業進行數據存儲的主流策略。在大數據云儲存的技術條件下，廣域網與互聯網的連接，即所謂的“云”，就形成了一個具有儲存結構形態的系統，用戶只需要一根網線就能夠實現從云儲存中開展數據訪問工作。

五、基于大數據云計算辦公系統的主要功能結構分析

（一）員工辦公管理功能

員工辦公管理指的是個人的日常工作事務安排，這種安排有四個層級，一是個人在系統中的信息設置可以進行填寫和修改。二是可以比較直觀地看到每一天的工作任務內容，包括郵件，消息，日程安排，辦公任務等內容，這就要求系統能夠在用戶登錄之后，可以在主界面中進行合理的消息提醒。三是工作日志的使用要做到根據自己的權限能夠充分運用，讓領導、同事和自己能夠看到屬于自己崗位職責范圍內的公司內容。

（二）公共信息管理功能

公共信息管理是公司提供的在辦公系統中進行信息發布與共享的機制。主要分為三個部分，一是全員都能夠查閱的公共信息內容，比如公司新聞和領導講話。二是員工可以在系統中進行自由的交互溝通，比如在系統中設置一個論壇，在論壇中開辟若干個主題版塊，每個版塊設置版主來管理發布的內容。三是員工可以在系統的資源共享項目中學習各類知識。

（三）公文流程管理功能

公文是企業部門之間和員工之間進行工作交接互動的重要媒介渠道，是部門團隊分步驟分任務完成某一項業務的完整工作閉環。它由企業管理層或部門領導發起，經過各個部門的知會簽署，然后發布文件，讓員工接受任務，各自完成工作中的任務然后提交工作總結，最終由部門審核結果。其管理功能包含發文管理、收文管理、業務流程三個部分。

（四）行政審批管理功能

行政審批是企業領導在辦公系統中執行決策權的窗口，是相關管理人員對部下員工提交的諸如工作申請，相關資料的調用，出差業務的執行的帶有管理權限的回復。具體包含以下三個方面：對公司的新業務或新項目可以按照辦公事項進行發起流程，指派任務，監督審核，結果評測的工作任務之部署。二是能夠實現按照常用的審批表單，審批模板來開展一對多的數據管理。三是針對員工的辦公事務申請，可以實現各部門之間在辦公系統上的順利執行，按照既定的流程來推動辦公事務的落實。而管理者只需要根據申請具體內容進行簽署即可，這就是線上辦公申請流程，可以減少員工的時間成本。

六、結語

大數據云計算強大的數據儲存，容載和傳輸能力，將使得企業辦公系統呈現出數據信息更加安全化，系統運載更加流暢化的特點，將會成為未來在線辦公的主流。

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（作者單位：昆明理工大學津橋學院）