檔案數據化趨勢下文件連續體理論的生命力探析

伏春鵬/上海大學圖書情報檔案系

信息技術的發展使文件運轉方式發生了改變，傳統的分段式文件管理辦法顯得捉襟見肘。1996年澳大利亞國家檔案標準提出了文件連續體（Records Continuum）的定義，1997年澳大利亞檔案學者Frank Upward在其著作中正式提出了文件連續體理論的四維模型。文件連續體理論為文件運轉提出了一種新的管理模式，該理論倡導連續性開展檔案管理工作，使其能夠在管理數字態檔案時展現出強大的生命力。

2018年，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華在全國檔案局長館長工作會議上指出：“檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據的變革過程?！盵1]數字技術加快了檔案數據化趨勢。在國外，新西蘭、澳大利亞等國家先后發布了基于文件連續體理論的數字連續性計劃[2]；在國內，國家檔案局鼓勵“在有條件的部門開展數字檔案‘單軌制’試點”[3]。無論是數字連續性的探索還是“單軌制”的嘗試，都不約而同地指向了文檔連續化處理。因此。對檔案數據化趨勢下的文件連續體理論探索不僅順應了檔案數據研究趨勢，還為新形勢下檔案數據管理提供了一種全新的方法論。

1 文件連續體理論在檔案數據化中的適用性分析

文件連續體理論誕生至今，在不斷探討和實踐過程中，內涵得到了豐富，能夠適應不同形態下的檔案管理。通過對文件連續體理論模型的坐標軸進行了解可以直觀反映文件連續體理論。該模型由身份（Identity）、互動性（Transactional）、文件保存（Recordingkeeping）和證據（Evidential）4個軸以及形成（Create）、捕獲（Capture）、組織（Organise）和聚合（Pluralise）4個維度構成，軸和維度相交構成了16個坐標，共同反映了文件的時空延伸性[4]。文獻連續體理論中的四個軸與不同時空范圍的數據管理要素相互對應。軸與維度交匯又形成了反映檔案數據目的、過程和職能的坐標。因此對該理論模型進行移植，可以窺探文件連續體理論在檔案數據管理中的適應性。

1.1 從“軸”和“坐標”層面分析

第一，身份軸由內到外主要反映了檔案數據的生成者、保管開發部門、管理部門及數據管理制度和體系。在我國分別代表檔案的生成部門；企業信息中心（數據中心、檔案室）、各級綜合（專業）檔案館；檔案行政部門以及檔案政策法規體系。第二，文件保存軸由內到外的坐標指的是活動中產生的數據；業務部門利用的檔案數據集；組織中相關聯的檔案數據包以及在社會范圍中具有較大影響的多組織數據集合。在我國實際管理的對象分別是日常工作中形成的電子文件和數據；各單位主要事務開展后形成的案卷級數據包；相關職能部門所形成的全宗級數據庫；以及多領域聯合構成的數據共享中心庫。第三，互動軸是數據在不同的生成和保管場所中反映的不同作用和對同一維度其他環節所產生的影響。在實際管理中代表檔案數據能直觀反映不同場景中形成和利用主體的主要職能及在社會中所扮演的角色，體現了檔案數據發揮現實作用到實現社會價值的整個過程。第四，證據軸反映了檔案數據作為真實的原始記錄，在不同時空范圍中以何種形式發揮證據和憑證價值的過程。在檔案保管的基層單位，檔案數據是個人開展業務所留下的痕跡以及單位所開展活動產生的記錄；擴大范圍后，檔案數據反映的是某一領域的機構職能；范圍再次擴大，在地區或行業間共享系統中，檔案數據展現的是某一重要歷史活動和社會事件的真實面貌。文件連續體理論的“軸”與“坐標”覆蓋了所有檔案機構，同時反映了檔案在各個時空范圍的憑證作用及證據價值。在這一層面，文件連續體理論表現出與檔案數據管理極強的匹配性，表明檔案數據可以充分借鑒這一模型進行管理。

1.2 從“四個維度”層面分析

數據化趨勢下的檔案管理依然遵循著文件連續體理論模型由內向外的形成維（Create）、捕獲維（Capture）、組織維（Organise）和聚合維（Pluralise）的維度劃分標準[5]。第一，形成維描述的是業務活動過程中形成的關聯性較低的數據，這一維度描述的是數據不斷生成的過程，數據主要是對背景信息的描述和對事件過程痕跡的真實展示。這一環節的主體主要是形成檔案數據的個人或團體，數據反映某一特定時間點所發生的行為痕跡。第二，捕獲維描述的是在業務部門中將其內部發生的業務活動數據進行捕獲，這些被捕獲的數據是在部門中有價值的部分，它們的元數據具有關聯性，能夠成為業務部門開展活動的憑證，這些數據是某一事件和職能的檔案數據組成的有關聯性的數據集合。這一環節將獨立形成的數據進行了初步匯總整理，使其能夠展示活動開展的全過程，同時也可以追溯到形成維的各個參與要素。第三，組織維描述了一個類似于全宗形成單位的規?；瘷C構，對于內部各業務部門數據集合的篩選、整理、編目和保存，反映了其在社會中的分工及角色，在這一維度中數據的時空延伸性被擴大，數據集合來自不同時間和地點，共同反映了機構的職能和定位。第四，聚合維描述來自不同機構的數據聚集在一起，對其進行建構后，形成反映某一社會活動的記憶，檔案數據在這一維度中雖不直接呈現事件的背景信息，但卻通過數據的連續性使其獲得了范圍更廣的數據擴展性，使數據集合提供更全面真實的信息內容。

四個維度均能反映檔案數據在不同環境下所表現出的作用和價值，也是檔案數據克服時空限制并展現其延伸性的過程。維度從內向外反映了檔案數據從生成到參與社會記憶構建的過程；從外向內則體現了數據可在同一時空狀態下存在于不同維度的特性。在這一層面，實際的檔案數據運轉方式與文件連續體理論對于連續性的思考有機結合，為檔案數據的時空延展性提供了理論支撐，在這一理論幫助下檔案數據能夠更全面發揮價值。

1.3 文件連續體理論模型與檔案數據管理的匹配性分析

文件連續體理論強調文件管理應該重視邏輯聯系，應該將文件管理活動融入社會活動當中[6]。文件管理是一個統一的、相似的系統，文件的積累不應受階段劃分影響，也不應受時空限制[7]。檔案數據管理其實是一種更高形態的電子文件管理，數據管理的整個流程都更加切合文件連續體理論。檔案數據的多維度、連續性、整體性以及對于背景信息的重視都超過了傳統檔案。檔案數據的運轉過程貼合時空延伸性，同時也具備檔案不同維度劃分的特性，文件連續體理論在檔案數據管理中表現出了極強的匹配性。

2 文件連續體理論在檔案數據化趨勢中的價值闡述

2.1 文件連續體理論有利于檔案數據理論構建

第一，文件連續體理論為檔案數據和電子文件關聯提供理論支撐。該理論是在后現代主義和電子文件管理實踐的相互影響下產生的，當前檔案學研究正因為數據驅動產生新的研究范式，“數據連續性保障即將成為大數據環境下電子文件管理的新課題”[8]。連續性在數據化趨勢中的展現，促使研究者重新審視傳統電子文件管理與當前檔案數據管理的關系，在這一過程中，以文件連續體理論參與檔案數據理論構建，引導檔案數據連續性體系建立，對電子文件連續性與檔案數據連續性相互關聯起到理論支撐作用。

第二，文件連續體理論為檔案數據的界定提供指導。數據化趨勢下檔案數據的范圍仍未明確，但是大量數據的產生和利用使檔案部門在數據管理中有被邊緣化的風險，檔案部門對于管理范圍的界定需要合理的理論支撐。近年來國外對數字連續性的實踐逐漸興起，“將數字信息的管理和維護相互結合，確保數字信息保持連續性以備利用”[9]正成為檔案機構發展趨勢。與此同時，國內研究也提出在數據科學的指引下保證文件的可用性、可信性和可控性[10]。在這一趨勢下，檔案部門借鑒文件連續體理論，用一體化、連續性的思路維護數據的完整、真實、安全和可信，有效發揮數據的原始記錄性及憑證價值，進而促使檔案部門參與數據全程管理，體現了文件連續體理論在界定檔案部門管理范圍，明確保管權限中的現實價值。

2.2 文件連續體理論助力檔案數據管理

第一，文件連續體理論有助于檔案數據全程管理。目前數字連續性參與電子文件管理的實踐已相繼在英國、美國、澳大利亞、新西蘭等國家開展，我國在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》等文件中多次提出了對數據全程管理戰略和對檔案數據治理的展望。當前數字連續性的實踐經驗證明在數據化中強調部門之間聯系，避免人為地割裂數據之間的聯系，可以實現檔案數據更高價值。運用文件連續體理論指導檔案管理向數據連續性轉變，能發揮數據連續性在制度和框架上對檔案數據管理的優勢，保障數據在不同維度進行交流，是實現對數據連續性的控制、完善數據治理體系、助力全程管理的重要步驟。

第二，文件連續體理論有助于檔案數據管理流程建設，能夠有效保證檔案數據有序和連續管理。數據化趨勢下檔案管理應該在一個完整、安全和可信的系統中開展。數字檔案的管理更應該關注檔案的來源、形成過程、制作目的、檔案及立檔單位之間的聯系[11]。這與文件連續體理論去中心化、非線性化的流程不謀而合，該理論在各維度保證了數據的連續性，確保其背景信息能夠可持續的更新，還弱化了“文件”和“檔案”作為文件運動端點的特性，數據可以在開放的環境下持續發揮作用，其原始記錄性不會受到影響，這樣就保證了數據在長時間運轉中實現其價值。文件連續體理論有利于實現數據管理的可控、可信和可用，能有效控制檔案數據管理流程。

2.3 文件連續體理論有利于檔案數據證據價值最大化發揮

“檔案學的中心點是證據而不是信息”[12]。文件連續體理論對于檔案數據最主要的功效是促使其證據價值的擴散和延續。不管是在形成維對事件發生的記錄，還是在捕獲維對記錄的整合，都是檔案生成主體為保存事件痕跡而開展的工作。而文件連續體理論為保存證據提供了連續性的結構，數據的利用不受時空限制，可依次發生也可同時進行，并且數據在各個維度中的運轉是可逆的。

第一，檔案數據能夠在不同時空內實現同步更新和處置，保證檔案數據的證據性不因機構或保管方式的變化而失效。第二，檔案數據從生成時就開始對背景信息進行實時更新和著錄，所具備的元數據具有連續的可追溯性，能夠反映記錄形成主體在一段時間內發生的變化。第三，文件連續體四個維度不受時空限制，為檔案數據發揮證據價值提供了支撐平臺。檔案數據從生成開始就在不同維度中擴散和收束，能夠與其他關聯數據進行聯系，運用當前的信息技術展現出強大的證據價值。相比傳統檔案的證據性，檔案數據能利用相關聯的背景信息強化證據價值，能借助具有一定聯系的數據來保證相關業務的證據完整性。因此文件連續體理論為檔案數據證據性保障提供了支持，同時該理論對于文件在時空中運動的描述也有利于文件證據最大范圍的運用。

3 檔案數據化趨勢下文件連續體理論的生命力提升

3.1 在數字化向數據化的轉型中融入文件連續體理論

當前以大數據為主的信息技術影響促使檔案管理從數字化向著數據化轉型，未來檔案信息化建設將圍繞戰略性、前瞻性、實用性問題開展檔案科技研究[13]。隨著數字檔案館建設成效初顯以及“一網通辦”、“最多跑一次”服務、政府數據開放的推動，在智慧服務的背景下，檔案數據化趨勢逐漸明朗。對于檔案數據理論探索和檔案管理實踐工作的創新都會對未來檔案事業發展產生重大影響，在這樣的發展趨勢下應爭取將文件連續體理論融入檔案數據管理，將數字連續性的實踐經驗同文件連續體理論相結合，用文件連續性作為檔案數據化轉變的理論構建核心。

3.2 將文件連續體理論與檔案管理的新趨勢有機結合

將電子文件單軌制與理論融合發展。單軌制是文檔一體化、連續性管理的初步實踐，在這一時期將文件連續體理論融入單軌制的理論構建和制度建設中，在開展單軌制業務探索的同時為進一步實現檔案數據直接管理積累經驗。第二，將智慧化檔案利用同該理論緊密聯系。智慧城市、智慧檔案館等智慧服務體系推動檔案網絡化平臺的構建，跨地區、全國性的檔案數據共享平臺成為發展需要。文件連續體理論對于數據管理的連續性、可理解性、可溯源性等優勢能夠有效提升檔案數據共享質量；運用文件連續體理論模型分層次構建共享平臺可以促進數據流轉安全、完整和可靠，在平臺中保證數據的整合，使檔案利用能夠更加個性化、智能化。

3.3 依托文件連續體理論構建檔案數據治理體系

檔案數據治理體系需要在制度和框架體系上進行改革，針對檔案數據的特點，結合文件連續體理論對制度、標準和法規進行更新，優化檔案部門對數據連續性的適應能力。過去，檔案部門作為信息保存和治理的重要主體，對于保存和利用信息都有自身優越條件和獨特基礎。未來，在數據連續性環境下的數據治理更需要檔案部門發揮自身優勢，應該使檔案部門參與數據的全程管理當中，在文件連續體理論支撐下制定數據管理部門組織框架和制度體系，在連續性基礎上拓展數據價值，將文件連續體理論的學習和利用融入信息素養的提升工作中，使檔案數據連續性管理成為國家數據治理的重要環節，依托文件連續體理論指導檔案數據管理并構建社會數據治理體系。

4 結語

對于文件連續體理論在檔案數據化趨勢下的生命力探析，既展現了該理論在檔案數據管理中的強大可塑性和包容性，同時也發掘了借鑒該理論進一步優化檔案數據管理的路徑。依托理論對于數據的連續和可理解性的解讀，可以探索檔案數據實現社會記憶的進一步構建；依托理論對于數據可溯源性的深化，可將檔案數據更加普遍的參與到收集證據、發揮記錄價值的過程中，有針對性的維護社會各群體的利益；同時伴隨著數據化崛起的數據科學與文件連續體理論相互結合，可以在以檔案數據為主的研究中探索更加抽象的“檔案數據連續性”問題，以更專業的視角探討文件連續體理論的作用。隨著實踐不斷深入，文件連續體理論與檔案數據聯系將更加緊密，文件連續體理論將同數據特性融合，向著“數據連續性”發展，進而有效保障檔案數據的安全存取和長期可用，文件連續體理論將在不斷地實踐探索中得以創新，永葆生機。