加強新冠肺炎疫情防控檔案管理的策略探析

王永鋒 趙海靜 趙慧智 郭曉旭 王 青 彭光耀/河北省人民醫院

2019年末，新型冠狀病毒感染肺炎（以下簡稱“新冠肺炎”）疫情開始在我國湖北武漢蔓延，隨后迅速向全國各地擴散。新冠肺炎疫情成為新中國成立以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件。在黨中央的領導下，全國各地開展了一場規模空前的防疫人民戰爭，各行各業精銳出戰。在這一過程中，形成的大量檔案具有不可替代的憑證價值[1]，客觀、真實、系統、完整地將各類檔案保存下來，是各級各類檔案管理部門義不容辭的責任。

1 新冠肺炎疫情防控檔案的特點

第一，政治性。疫情在暴發以后很快成為全世界新聞媒體報道的焦點，社會影響非常大。抗擊疫情的阻擊戰打響以后，此項工作成為黨和國家這一時期的中心工作和重點工作[2]。檔案工作與整個事件一起，成為其中心（重點）工作的重要組成部分，具有很強的政治性。

第二，多樣性。由于此次疫情防控是全社會、全系統共同參加的戰爭，各省、市、縣乃至各相關單位均建立了疫情防控工作領導小組及辦公室，涉及面廣、形成領域多元。就檔案的產生而言，隨著領導體系、工作任務和發展階段的變化，其組織領導、方案制定、物資保障等都在迅速變化，各類檔案也紛繁復雜、多種多樣。

第三，整體性。新冠肺炎疫情防控工作全國一盤棋，防疫工作是一個有機聯系的整體。因此，全國各省、市、縣，上級、同級、下級之間自然形成網絡系統，各地區、各系統、各條塊協調有序、配合有序，檔案與之共生。臨時機構撤銷以后，檔案移交管理工作也應該按照區域統一收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用[3]。

2 新冠肺炎疫情防控檔案的收集范圍

疫情防控涉及全社會各個系統，因此相關檔案的收集范圍也應包含社會全系統的各種文件材料，包括紙質文件、照片、影像資料、電子文件及其他實物等。從新冠肺炎疫情防控檔案的收集記錄內容來看，可分為以下幾類。

一是行政指令性文件資料，包括國家各級組織應對疫情的重大決策、預案、方案；各級領導在應對疫情中的重要批示、指示、講話材料。

二是業務指導性文件資料，包括各單位在指揮與協調各方面力量進行疫情防控時形成的具體措施、預案、處置方案、疫情報告、報表，疫情防控物資儲備、捐贈、調配、使用等記錄，以及本單位在防控工作中形成的疫情簡報、疫情信息、防控方法、診斷標準、流行病學調查、個案調查、處置進程等。

三是宣傳動員性文件資料，包括記錄和反映醫務人員、公安民警、社區黨員等一線人員迎難而上、救死扶傷、甘于奉獻的文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實物，特別是各地援助湖北醫療隊、防疫隊形成的有關文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實物。

四是其他文件資料，即在疫情防控期間形成的具有保存價值的文件資料及實物[4]。

3 新冠肺炎疫情防控檔案管理的難點

一是決策機構的臨時性。雖然各地、各級均成立了由黨委、政府主要領導牽頭的防控領導小組及辦公室，但是這一機構往往是為了應對這一突發公共衛生事件而臨時設置的。這就決定了領導機構的關注重點在應對疫情本身，可能存在不能及時將檔案收集工作納入應急工作部署的重點內容的情況。此外，機構工作人員往往是從多部門、多地區臨時抽調的人員，如果無人牽頭，再加上檔案收集和移交的意識不夠強、人員不夠專業，很容易造成珍貴檔案遺失[5]。

二是檔案分類的復雜性。此次疫情防控由于參與面廣，檔案形成的復雜性也特別突出。從專業上分為臨床醫學、預防醫學、社會學、管理學等不同學科；從來源上分為國家機關、醫療機構、生產企業、交通運輸、科研院所、新聞單位等所有社會參戰系統；從呈現形式上又分為紙質檔案、電子檔案、實物等不同種類[6]。這些情況均會導致收集工作的內在規律難以把握，收集范圍、時間和方法難以確定，增加了檔案管理的難度[7]。

三是檔案收集的非程序性。新冠疫情發生突然、涉及面廣，檔案管理部門即使制定了相關預案，也很難對疫情發生的規模和嚴重性作出準確的預判[8]。面對新環境和新任務，檔案管理人員就更難事先做好充足的準備工作，這使得常規檔案管理流程不能完全適用、套用在新冠肺炎疫情防控檔案工作之中。為保障新冠肺炎防控檔案的安全和完整，以往適用于正常狀態下的檔案管理體制、方法與工作制度等，都需要進行重新考慮和設定。

4 新冠肺炎疫情防控檔案管理體系的建立

4.1 高度重視

各地、各級檔案管理部門要充分認識到這場疫情防控的斗爭，其規模之大、范圍之廣、影響之遠，都是史無前例的。這場斗爭中形成的檔案資料是全黨、全國人民團結奮戰的真實記錄和寶貴財富，充分體現了我們社會主義制度的優越性。把這些檔案資料收集好、管理好，不僅對當前深入開展抗擊疫情的戰爭有著重要的指導作用，更對今后應對突發公共衛生事件有著十分重要的歷史借鑒作用。

4.2 強化組織

檔案管理部門的領導應樹立大局意識和責任意識，要把這項工作作為當前工作的重點，抓緊抓好抓實。各級檔案管理機構要抽調精兵強將，成立工作專班與各地疫情防控領導小組辦公室和一線單位主動對接，及時了解疫情檔案的構成，及時指導一線做好檔案的收集、保存和管理。做好此項工作對檔案部門來說，既是一次凸顯其重要性的機遇，也是一次嚴峻的考驗。

4.3 健全制度

要建立一套針對此次疫情防控的完整的檔案館（室）應急管理制度。在制度中，除了明確常規內容，如收集工作的地位和作用、組織機構的職責和權力、收集范圍和移交辦法等，還應明確規定收集的時效、臨時機構檔案歸檔、個人檔案征集、檔案的分散式保管、檔案利用權限等事項，使工作開展有章可循、有據可查、有規可依，防患于未然。

4.4 超前介入

在疫情發生時，所有的工作也都以疫情的防控為中心。在這樣的狀況下，不能將檔案工作目光局限在檔案館（室）這個狹小的圈子里，檔案人員要主動到達疫情一線、管理一線，應該主動投身到各項檔案工作的流程中去，及時指導、協助各地將辦理完的有價值的文件適時分類、完整歸檔。

4.5 依托平臺

在這場規模空前的抗擊疫情的戰爭中，從中央到地方都成立了領導小組及其辦公室，辦公室又分設了綜合組、公文組、疫情監測組、防疫處置組、醫療救治組、宣傳組、交通組、物質保障組等機構。各級檔案管理部門如果能夠依托這一平臺，借助各級防控領導小組及其各個分組的力量，檔案資料的齊全完整就有了基本的保證，能達到事半功倍的效果。

4.6 運用科技

在信息化、智能化、智慧化高度發展的今天，做好檔案管理需要借助科技的力量。本次疫情防控，所形成的檔案資料巨大、目錄繁多。因此各級部門、各個單位必須盡快建立相關信息資源的數據庫，使新冠肺炎疫情防控檔案的管理實現數字化、信息化、網絡化。同時在做好保密工作的情況下，建立公開、透明的檔案管理機制，部分檔案信息要及時對有關部門和個人開放。

4.7 科學利用

檔案部門應聯合有關業務部門開展新冠肺炎疫情防控檔案管理的研究，從實踐與理論上加以分析研究[9]。利用這些珍貴的檔案，與以往歷次重大突發公共衛生事件進行對比，從流行病學調查、所實施的應急預案、采取的防治措施等多方面進行研究，從而發現歷次疫情防控之間的內在聯系，得出規律性的認識，進而做好今后的預測預警工作，把突發公共衛生事件造成的損失降到最小，并提高對突發公共衛生事件的預防和應急能力[10]。

本文系2019 年度河北省醫學科學研究課題計劃“檔案生命周期視角下醫院檔案精細化管理的探索與實踐”（課題編號：20190018）的研究成果之一。