加強(qiáng)高速公路建設(shè)項目檔案管理實(shí)踐要務(wù)

王 靜/安徽省交通控股集團(tuán)有限公司

高速公路建設(shè)項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）是記錄高速公路建設(shè)全部過程的重要資料。隨著經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，高速公路建設(shè)項目不斷推進(jìn)，項目檔案數(shù)量快速增長，項目檔案管理中的問題也暴露出來，主要包括建設(shè)單位檔案意識薄弱；建設(shè)單位檔案管理部門未能有效介入項目全過程，普遍存在文件材料移交和歸檔遲滯、歸檔資料不齊甚至無人整理歸檔的現(xiàn)象；檔案管理規(guī)章的執(zhí)行流于形式，日常監(jiān)督檢查力度不夠，有時僅憑最終的檔案驗(yàn)收把控檔案質(zhì)量。

筆者所在的安徽省交通控股集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)”）重視項目檔案管理，近期啟動了“建設(shè)項目檔案提質(zhì)增效專項行動”（以下簡稱“專項行動”），創(chuàng)新實(shí)施了“五方聯(lián)動”等工作方法，實(shí)現(xiàn)了對項目檔案事前、事中、事后各階段全方位管理，有效破解了項目檔案收不全、交不出、用不上的“老大難”問題。筆者以集團(tuán)工作實(shí)踐為例，分析加強(qiáng)項目檔案管理的實(shí)踐舉措，并進(jìn)行總結(jié)與思考。

1 實(shí)踐舉措

1.1 工作重心由事后彌補(bǔ)向事前把控轉(zhuǎn)變

以往項目檔案驗(yàn)收時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)前期文件收集不全、復(fù)印件過多，甚至連本級發(fā)文都無法查找到原件等問題。集團(tuán)加強(qiáng)前期工作介入，從源頭進(jìn)行把關(guān)。第一，項目開展前期工作時同步規(guī)劃項目檔案工作。包括在集團(tuán)和派駐項目辦層面，分別成立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確工作職責(zé)；在工作過程中，形成集團(tuán)綜合部牽頭，建設(shè)部、營運(yùn)部、項目辦及營運(yùn)單位齊抓共管、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的“五方聯(lián)動”工作機(jī)制。第二，全流程把控前期文件運(yùn)轉(zhuǎn)。即利用集團(tuán)辦公自動化平臺和檔案管理系統(tǒng)，對前期工作報批目錄中的所有文件進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)、跟蹤辦理和數(shù)量統(tǒng)計，確保每一份報出和批復(fù)文件原文流轉(zhuǎn)完畢后，所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，并最終形成電子和紙質(zhì)兩套文件原件歸檔。第三，召開檔案工作調(diào)度會。在項目尚未開工或施工單位剛進(jìn)場后，由綜合部會同建設(shè)部，在項目辦召集各參建單位召開檔案工作會議，對項目檔案工作計劃和要求進(jìn)行一次性告知，同時下發(fā)項目文件收集、立卷及歸檔實(shí)施細(xì)則。

1.2 工作重點(diǎn)由抓驗(yàn)收結(jié)果向抓過程管理轉(zhuǎn)變

以往項目檔案過程管理主要局限于印發(fā)文件、開展培訓(xùn)、借助項目管理檢查進(jìn)行檢查。“專項行動”啟動以來，集團(tuán)加強(qiáng)了對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，其核心為嚴(yán)格執(zhí)行合同管理和全流程把控，表現(xiàn)為在所有在建項目上推行“四個納入”機(jī)制和“七步工作法”。

“四個納入”機(jī)制包括：第一，將檔案工作任務(wù)和要求納入設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同管理。在合同文本中，明確規(guī)定檔案工作職責(zé)、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)和不履行合同扣除的費(fèi)用。第二，將檔案工作職責(zé)納入項目管理人員崗位職責(zé)。在項目辦負(fù)責(zé)人、檔案員、施工單位負(fù)責(zé)人、總工、資料員以及監(jiān)理單位監(jiān)理工程師、資料員崗位職責(zé)中明確寫入檔案工作要求。第三，將檔案工作納入對各參建單位的季度、年度綜合考核。在對各參建單位進(jìn)行考核、考評時，同時檢查檔案工作，其結(jié)果與綜合考核掛鉤。第四，將檔案工作納入工程款結(jié)算、計量、支付。對文件材料收集不齊全的施工單位，監(jiān)理單位不予辦理計量手續(xù)，項目辦不予進(jìn)行工程結(jié)算；工程建設(shè)完工后，對文件材料收集不齊全、未達(dá)到移交質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，一律不予支付竣工文件費(fèi)用，扣除工程質(zhì)量保證金。

“七步工作法”指項目檔案收集工作伊始，就按照七步工作流程走，即“提出要求—定期培訓(xùn)—專項檢查—考核通報—整改完善—獎懲兌現(xiàn)—總結(jié)提高”。一是提出要求，指在工程建設(shè)初始，依據(jù)行業(yè)和檔案局相關(guān)規(guī)范要求，結(jié)合項目實(shí)際編發(fā)《××項目文件收集、立卷及歸檔實(shí)施細(xì)則》。二是定期培訓(xùn)，指根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展，在不同時段圍繞《實(shí)施細(xì)則》內(nèi)容，由項目辦組織對各施工單位總工工程師、工程部長、資料員和監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人、資料員進(jìn)行項目文件材料收集、立卷、歸檔工作培訓(xùn)。三是專項檢查，指由項目辦組織總監(jiān)辦、試驗(yàn)檢測中心等按季度、年度從檔案室建設(shè)、檔案工作組織體系、規(guī)章制度、項目文件完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等方面對施工單位和監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行專項檢查。四是考核通報，指項目辦根據(jù)專項檢查結(jié)果進(jìn)行考核、考評，并就結(jié)果進(jìn)行通報。五是整改完善，指被通報單位在限期內(nèi)就檔案工作有關(guān)問題進(jìn)行整改，項目辦再進(jìn)行回頭看，查看問題是否整改到位。六是獎懲兌現(xiàn)，指由項目辦設(shè)立檔案專項獎勵基金，對照專項檢查的考評結(jié)果進(jìn)行獎優(yōu)罰劣，并與年度信用評價掛鉤。七是總結(jié)提高，指各受獎勵單位總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)做法，建立建設(shè)項目檔案管理工作示范點(diǎn)；各受懲單位形成整改報告并上報。

其中，北沿江高速巢湖至無為段項目辦累計開展各類檔案培訓(xùn)16次，開展各種過程和專項檔案檢查30次，下發(fā)各類檔案工作要求和檢查通報63份，每次日常巡查時印發(fā)《北沿江高速公路巢無段項目檔案管理獎罰細(xì)則》，并詳細(xì)列出《北沿江高速公路巢無段項目檔案日常巡查處罰清單》，3年來用于項目檔案專項獎勵資金達(dá)80萬元，這在安徽省高速公路建設(shè)項目檔案管理中尚屬首次。

1.3 工作視角由關(guān)注項目檔案向關(guān)注檔案工作全局轉(zhuǎn)變

項目檔案收集整理完畢，進(jìn)入專項驗(yàn)收階段時，以往的做法是移交集團(tuán)保管。隨著高速公路建設(shè)項目日益增多，管養(yǎng)難度越來越大，營運(yùn)單位對項目檔案的查閱利用需求越來越大，為方便所轄營運(yùn)單位便捷利用項目檔案，2016年起，集團(tuán)將項目檔案由原來的集團(tuán)保管調(diào)整為由營運(yùn)單位保管，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管”。集團(tuán)統(tǒng)一明確各單位專職檔案員崗位，統(tǒng)一批復(fù)其檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一制定檔案管理辦法等，并通過檔案軟件網(wǎng)絡(luò)化管理、將營運(yùn)單位檔案室納入集團(tuán)視頻監(jiān)控平臺管理等，實(shí)現(xiàn)對營運(yùn)單位檔案工作的集中管控。

項目檔案移交營運(yùn)單位保管后，最大程度地滿足了各營運(yùn)單位日常調(diào)閱利用和道路養(yǎng)護(hù)、安全管理、路產(chǎn)維護(hù)等專項工作需要，對營運(yùn)單位而言，保管的檔案真正實(shí)現(xiàn)了建、管、養(yǎng)檔案一體化，為項目檔案發(fā)揮整體工作效益創(chuàng)造了條件。目前，集團(tuán)7個項目的檔案陸續(xù)交由相應(yīng)的營運(yùn)單位保管，相比于原來的項目檔案每月2—3次的查閱率，現(xiàn)在各單位幾乎每周有3—4次查閱項目檔案的頻次，利用率翻倍。項目檔案利用率的提高，進(jìn)一步提高了檔案工作的影響力，檔案服務(wù)各單位中心工作的能力逐漸顯現(xiàn)。

2 工作成效

第一，以項目檔案為基礎(chǔ)資料，大大節(jié)省了改擴(kuò)建項目的前期成本。隨著已建成高速公路項目服役年限的增長，項目改擴(kuò)建成為高速公路項目建設(shè)的新常態(tài)，2013年以來，集團(tuán)所轄合寧高速、合安高速、蕪合高速等項目逐步拉開改擴(kuò)建序幕，涉及路段里程645公里，概算總投資412億元。在改擴(kuò)建工程初步設(shè)計階段，設(shè)計單位調(diào)取原有建設(shè)項目檔案中的設(shè)計數(shù)據(jù)和竣工圖紙作為初步設(shè)計依據(jù)，大大減少了前期勘察工作成本，累計節(jié)省約1.2億元。

第二，項目檔案有效發(fā)揮了憑證作用，有力維護(hù)了國有資產(chǎn)權(quán)益。集團(tuán)近年來接收了阜周、周六、銅南宣等原由民營企業(yè)承建的停工項目，在認(rèn)真做好高速公路實(shí)體復(fù)工建設(shè)工作的同時，也將項目檔案的收集作為重點(diǎn)工作來抓，對復(fù)工前和復(fù)工后檔案資料的收集整理一樣標(biāo)準(zhǔn)、一樣要求，最大程度確保建設(shè)項目檔案的齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在后續(xù)與原建設(shè)單位進(jìn)行資產(chǎn)清算、債務(wù)往來等工作中，憑借檔案資料憑證作用的發(fā)揮，集團(tuán)始終掌握主動權(quán)。同時，高速公路營運(yùn)期因天氣、地質(zhì)災(zāi)害、交通事故等對高速公路實(shí)體造成損害，如邊坡水毀、擋風(fēng)板折斷、護(hù)欄損壞等情況，往往涉及保險理賠或者交通事故責(zé)任賠償，項目建設(shè)期的路面施工、交通防護(hù)工程檔案成為認(rèn)定賠償責(zé)任和金額的重要依據(jù)。

第三，項目檔案高質(zhì)量、高規(guī)格，助推集團(tuán)歷年國檢取得優(yōu)異成績。在交通運(yùn)輸部五年一次的全國干線公路養(yǎng)護(hù)管理檢查中，安徽省始終保持全國先進(jìn)前列。國檢實(shí)行千分制考核，其中管理規(guī)范化以內(nèi)業(yè)資料為檢查主體，占比35%。集團(tuán)項目檔案在實(shí)現(xiàn)了建管養(yǎng)一體化后，檔案資料完整度高、準(zhǔn)確性強(qiáng)、組卷質(zhì)量好，在國檢內(nèi)業(yè)檢查中獲得國檢組專家的高度好評，助推集團(tuán)歷年國檢保持優(yōu)異成績。

第四，項目檔案為高速公路建設(shè)成果固化作出重要貢獻(xiàn)。2015年安徽省啟動《安徽高速公路建設(shè)實(shí)錄》編纂工作，集團(tuán)查閱、整合了大量的檔案資料，累計約20836卷，為《實(shí)錄》的編纂提供了真實(shí)的歷史信息。《實(shí)錄》已于2018年10月出版，對指導(dǎo)推進(jìn)安徽高速公路和交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展，具有較高的學(xué)術(shù)價值和借鑒意義，成為“十三五國家重點(diǎn)圖書出版規(guī)劃項目”《中國高速公路建設(shè)實(shí)錄》的重要組成部分。此外，在項目檔案的有力支撐下（檔案的準(zhǔn)確系統(tǒng)性成為評獎的一項重要標(biāo)準(zhǔn)），馬鞍山長江公路大橋項目先后獲得2016—2017年度中國建設(shè)工程魯班獎、2016—2017年度李春獎以及中國土木工程詹天佑獎，六安至岳西至潛山高速公路項目先后獲得2016—2017年度李春獎和2018—2019年度中國建設(shè)工程魯班獎，黃山至祁門高速公路獲得安徽省交通優(yōu)質(zhì)工程獎。

第五，項目檔案為高速公路養(yǎng)護(hù)工作科學(xué)決策提供重要信息支持。以項目檔案中記載的設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測信息為基礎(chǔ)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，在檔案部門的高度配合和全力支持下，全省高速公路養(yǎng)護(hù)管理決策系統(tǒng)迅速搭建成型并投入運(yùn)用。該系統(tǒng)能快捷查詢高速公路建設(shè)期施工數(shù)據(jù)，并結(jié)合路段養(yǎng)護(hù)歷史、交通荷載等對路面性能進(jìn)行統(tǒng)計、分析和預(yù)判，科學(xué)確定路面病害發(fā)生的原因和規(guī)律，大大提高養(yǎng)護(hù)工作決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，減少不必要的養(yǎng)護(hù)投入。該項系統(tǒng)的部署和應(yīng)用走在了全國前列。