檔案局現代化檔案管理工作的探究

（東光縣檔案館，河北 滄州 061600）

引言：隨著現代信息化的不斷發展，縣級檔案館的檔案管理工作逐漸地從傳統的管理模式開始過渡到現代信息管理。作為至關重要的檔案資料管理，從以前傳統模式的整理難、查找難，到現在工作人員需要不斷地進行完善和優化，檔案管理也是逐步地完善，加強現代化信息檔案管理工作才能更好更全面地提供和幫助使用。

一、檔案局現代化檔案管理的意義

檔案局作為一個重要的部門，在工作中管理好檔案是重中之重，只有把檔案管理做好，才能在工作中提高質量，對于縣級市的發展也有重要的意義。特別是隨著現代信息技術的不斷發展，檔案管理工作越來越需要工作人員不斷的精細化。在現代信息技術的幫助下，檔案管理工作也迎來了曙光。在檔案管理工作中，運用現代信息化不僅可以提高檔案管理的工作效率，而且能夠方便記錄和整理資料，相比以前傳統的幾大柜子資料難以整理，這樣更加方便了工作人員的管理。

另外，關于檔案信息管理的承載量，現代計算機完全可以對其進行很好的保存，而且其計算機硬盤能夠把近幾年的工作檔案進行保存，直接取代了檔案的查找等繁瑣的工作。方便信息人員的核對和提高工作人員的工作效率。信息化檔案管理工作不僅能夠節約成本，而且還方便管理。相對計算機技術的要求也需要提高，信息檔案的保存，安全性也要得到提高，避免被他人竊取和損毀的可能。縣級市對于檔案的歸整現在不只是體現在儲存和方便管理中，更是建立起了強大的信息網絡，這樣所有的與檔案信息之間密切聯系的資料都可以實現共享。這對于縣級市來說是一項重要的工作。這也是現代縣級市檔案局管理的主要方向，爭取把所有相關的信息能夠及時地共享，對于推動縣級市的發展也具有深遠的意義。

二、縣級檔案管理的現狀

（一）檔案管理的不嚴謹性

從縣級檔案局研究發現，現在針對工作人員基礎信息的整理和歸納就存在著不規范性的問題，這說明在檔案管理中缺少管理制度和辦法。首先，基礎信息的整理和歸納要根據一定的標準來進行整理，這樣才能保證資料的結構分明，保證后期的查閱和審核。對于基礎信息的錄入，一定要保證準確性，所謂基礎工作是所有信息共享的關鍵。千萬不要只搞形式主義，如果單純地為了應付檢查，信息錄入馬虎或者不準確。最后都會導致信息搜索的不準確性。這樣只會嚴重破壞縣級市的建設發展。所以一定要規范檔案管理工作。

（二）檔案管理工作人員的技術

由于現代信息化的要求，作為經常使用的現代設備就需要工作人員有一定的技術水平，但是在研究中發現，受到了傳統檔案模式的影響，工作人員還不能完全的掌握現代信息設備的使用，這樣在檔案管理中，就會減少檔案工作人員的效率。而現代設備也沒有辦法物盡其用。在專業計算機人員面前，他們也缺少對于檔案管理的管理經驗，所以說，檔案管理工作人員不僅要加強計算機的使用，而且還要加強檔案管理的專業技能。這樣才能更好地把現代信息技術和傳統檔案管理相結合。

三、縣級檔案管理的應對策略

（一）全面深入的查找漏缺

想要提高縣級檔案管理的工作水平，就需要把檔案管理的普查工作進行做好。這樣才能保證現代檔案信息的完整和規范性。在整理的過程中，需要工作人員查缺補漏，把信息不完整的地方單獨的劃分，方便后期進行調整和重新錄入。在檔案管理中的重復信息，在確定好之后刪除多余的檔案資料，這樣對于后期資料實行共享才能起到意義。

（二）檔案管理的分類劃分

檔案的管理工作十分龐大，對于檔案管理的最終目的是為了后期的查找和使用。如何在后期的查找中進行快速的搜索，就需要工作人員制定一份詳細的分類劃分表。對于不同的分類進行不同的代號，在分類里面進行不同的劃分，這樣不僅可以減少搜索的時間，而且能夠減少人為的失誤，避免重復錄入和錯誤錄入。

（三）檔案管理文件中的名稱

對于檔案管理中的資料名稱也是需要進行統一規范的，比如在，檔案資料中可以先區分事業單位的類別，然后針對不同的類別進行詳細的劃分，可以把人名、時間等進行一一錄入，這樣在搜索時，也能快速查找。但是這項工作比較龐大，所以一定要細致而且有耐心，爭取在做完之后再核對一下，避免重復錄入。

（四）檔案管理人才的培養

作為現代檔案信息管理，離不開專業的技術人才，縣級檔案局對于人才的引進和培養是發展的關鍵，現代電子計算機技術在工作中使用很廣泛，幾乎全面覆蓋紙質作業。所以加強人才的培養和學習是掌握現代檔案管理的關鍵。對于人才的選拔也要有一定的標準，首先要對檔案管理知識的掌握，其次要對現代科技技術的業務水平，兩者缺一不可。只有培養專業的人才，檔案管理工作才能穩步進行。

四、結束語

綜上所述，隨著我國科技技術的不斷發展，縣級的檔案管理工作也在逐步進入完善階段，加強檔案管理工作，不僅是職責所在，更是對于縣級后期的發展和歷史軌跡具有深遠的影響。時代在進步，科技發展也在逐步的信息化，加強檔案管理人員的培養，促使信息化和專業化的結合，使傳統和科技相結合，保證檔案管理工作的穩步進行，促使縣級經濟發展長遠。