小型檔案室信息化建設的思路與對策

程秋平

【摘要】檔案信息化是數字時代在檔案管理領域的投射，也體現了檔案事業發展的內在要求。小型檔案室只有深刻把握信息化時代美好機遇，改善工作條件，改變工作方法，才能切實提高檔案管理質量。為此，要以進一步開發檔案資源、充分利用檔案產品、提升檔案內涵建設為宗旨，以對策研究為抓手，著力提升專兼職檔案員的創新能力和實際工作水平。

【關鍵詞】小型檔案室；信息化；思路；對策

檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，按照檔案管理的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。以小匯大，這是檔案工作特有的性質。本文針對各級企事業單位的小型檔案室，討論如何充分利用“大數據”時代信息技術發展的有利條件，細化檔案建設與管理，建立一套系統完備、嚴密高效的運轉體系。

一、檔案信息化建設的背景及意義

（一）檔案工作是企事業內部一項極為重要的工作。檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。《檔案法》自1988年頒布并實施以來，已經歷了三次修訂，各級機關、單位越來越意識到檔案工作的重要性。檔案可以準確細致地記錄過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果，以及管理活動的經驗。它是一個政府、機關單位連續工作必須查考的憑證，也是一個單位未來發展必須參考的依據。任何一個單位存在至今，都經歷了一定的發展歷程，兼收并蓄，銳意改革，才會開創出今天的局面。在建設與發展過程中，每一件檔案都是記載歷史、傳承精神的重要資料。它記載著影響該行業歷史走向的重要事件，保存著該單位發展史上的優秀成果，對研究既得成績、規劃未來發展提供了豐富的第一手資料。檔案工作是管理水平提升的重要組成部分，也是衡量辦公現代化的重要指標之一。

（二）檔案信息化是各單位檔案事業發展的必然要求。檔案信息化是信息化社會對檔案事業發展的必然要求，是“大數據”時代的縮影。檔案內容龐雜，保存要求較高，工作程序繁瑣，只有提升檔案信息處理效能，對傳統檔案管理模式進行變革，才能體現新的時代需求。數字檔案與傳統檔案相比，“有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點”，這些優勢是傳統檔案無法比擬的。現代信息技術的發展，大大提高了信息傳遞和處理的質量和速度，達到了信息存儲、傳遞、處理、利用的一體化和自動化，開啟了檔案工作數字化的新時代。在“互聯網+教育”的進程中，各單位應積極推進檔案信息化建設，作為檔案管理規范化、精細化、科學化的途徑和手段，作為爭創“四星級”檔案室的重要指標，作為“一體兩翼、三方共建、四維互動”的一體化數字建設的組成部分。各單位在追求“管理水平提升”的過程中，其中一項重要的內容就是“管理信息化水平的提升”，它不僅指辦公手段的信息化、人事管理的信息化、績效評價的信息化，還應該包含檔案工作的信息化。

（三）檔案信息化對策研究針對小型檔案室工作的實際需要。同時，信息化建設研究也是小型檔案室實際工作的需要，有利于解決檔案存用過程中的一些困難。比如在大型編研過程中，需要匯編多方資料。發現檔案查閱不夠便捷高效，一些原件褪色、發黃，甚至隱藏太深無法查到。一些照片檔案由于時代久遠，照片時間、地點、人物等信息標注不夠完整。針對早年的紙質和實物檔案，要通過服務外包的方式，將紙質檔案轉化為電子文件，將文書要件、人事檔案、照片檔案、榮譽檔案、基建圖紙等資料逐步掃描入庫，這同樣是一個較為龐大的工程，過程中勢必出現種種問題。因此結合實際工作的需要，不論從檔案的重要性，還是從檔案信息化的重要性，都有必要對數字化建設提出一些設想。不僅解決意義和必要性的問題，而且深刻分析形勢，對小型檔案室的數字化建設進行理論和實操研究，為檔案工作邁上新臺階提供科學指導。

二、檔案信息化建設的總體思路

“檔案信息化是在國家總體規劃和系統組織下，采取現代信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化，最大限度地滿足社會檔案需求的建設過程。”檔案信息化建設應堅持五個主攻方向：

（一）把握新的發展機遇。“紙器時代”的歷史篇章即將翻過，迎來無紙的文明時代，而數字化成為實現這種過渡的方法和途徑。盡管紙質媒介在數字媒介的巨大沖擊下已顯出頹勢，但它不會很快退出歷史舞臺。因此不能忽略紙質檔案的有效性，而是順應時代潮流，開拓信息化新平臺，使紙質媒介和數字媒介雙軌并存，相互補益。

（二）梳理新的研究對象。雖然信息化研究對象明確，然而范圍較廣。隨著技術革新，往往出現許多基于“電子”“數字”的新名詞，如電子文件、數字信息資源、機讀文件、元數據、公文流轉、系統引用、管理維護等。檔案工作人員要將這些新名詞一一熟識并掌握，結合檔案基本理論，進行系統疏理，作為對策研究的基礎。

（三）預見新的發展問題。機遇與挑戰并存，電子文件的形成、辦理、流轉、歸檔、整理、利用及存儲、傳輸、保管等方法均與傳統的文件檔案不同，信息化將伴生許多新問題。同時，檔案信息化也有明顯的缺陷，首當其沖的是信息安全。在充分利用信息化各項優勢的同時，也要注意規避不足，努力達到系統優化的效果。

（四）掌握新的政策法規。電子文件的出現使檔案記錄方式發生了根本改變，從多方面對以往的法規內容提出挑戰。上世紀90年代我國檔案信息化建設進入快速推進階段，1999年發布了《電子文件歸檔及電子檔案管理方法》，同年發布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》。檔案室要在研究中豐富和發展固有的規章制度體系，注重明確和落實新的規范要求。只有標準先行、法規保障，才能解決檔案信息化的專業性和復雜性問題，消除各項信息隱患。

（五）領會新的技術策略。由于電子檔案動態變換特點，需要對現有的技術空間進行適當梳理、歸納，總結出一個可供參考的技術體系。為此，要針對提高業務過程效率的各項關鍵技術，致力于電子文件長期保存的可用性研究，提高電子文件管理軟件的適用性，以期在檔案信息資源的開發利用上提供科學的技術指導。

三、檔案信息化建設的實施策略

各單位檔案信息化應根據自身特有的條件，針對不同的子項目進行研究，將目標任務進行細化。涉及信息化的兩大關鍵領域，即管理系統和技術手段研究；涵蓋多數單位檔案建設的中堅環節，以文書檔案為重點。同時，不可忽視安全管理策略研究，在自動化的利弊分析中突出信息安全的重要性。

（一）以文書檔案為重點，推進文檔一體化建設。在檔案信息化進程中，文檔一體化是必然的趨勢和發展方向。檔案信息化不單單指檔案存儲和使用的無紙化，或是簡單的“雙套制”管理，還有很重要的一方面就是實現文檔一體化。信息化的實質在于互聯和溝通，突破時空的限制，實現基于網絡平臺的無縫對接和暢通流轉。因此，檔案信息化也不是局限于綜合檔案室一個部門的事，應是包括文書部門、信息辦等多方合作的成果。文檔一體化正是將辦公自動化和檔案信息化融為一體，借助辦公軟件、電子政務、信息系統和網絡平臺，將文件從辦理到歸檔進行有機結合、全程管理。作為提高辦公效率不可或缺的重要手段，打破文檔分治的管理模式，更能夠保障電子檔案的真實性、完整性、及時性和有效性。文檔一體化以文書檔案管理為重點，首先要解決人員的配置與分工問題。即打破傳統文檔分離的格局，由文書人員與檔案人員互不干涉轉變為合作互兼的管理模式。要擴展業務素養，延伸責任范圍，培養雙方工作人員的學習意識、合作意識、責任意識，確立新型的廣義的文檔管理理念。依托“智慧”平臺，加強文檔一體化的全自動過程管理，建立一套涵蓋文檔全局的統一、嚴密、高效的運轉體系。

（二）堅持數字化標準，加強技術路徑與信息系統維護。檔案信息系統是檔案信息化必然依靠的技術力量，是電子檔案管理的基礎平臺。一些單位尤其是高校，使用的是“南大之星”檔案管理軟件。該軟件由南京大學研發，集檔案全文錄入與檢索，圖像、錄音、錄像等多媒體檔案管理，檔案信息統計，檔案借閱利用等多功能于一體。在享受檔案信息系統提供的便利的同時，我們也要意識到，任何一款信息系統都會面臨安全因素的困擾，如信息網絡自身的脆弱性、系統軟硬件故障、通信協議漏洞、外部惡意攻擊、誤操作、其他事故與災害等。檔案專職人員是系統的使用者，也是系統的維護者。要抓住具體的信息系統的特點，充分地使用好該系統，并堅持定期維護升級與危機防范。各單位除了購買和使用現成的檔案信息系統，還具備創新技術手段的自主權。以信息通信技術為例。ICT是全面利用現代信息化手段，對檔案信息資源進行整合、處置、管理，從而更好地為社會提供服務的一種技術路徑。信息通信技術融合檔案服務功能，從傳統檔案實體轉向以檔案信息為重點，從手工檢索轉化為計算機搜索，溝通本地查閱與異地調閱，是推進檔案數字化建設、構建“智慧”平臺的重要渠道。因此，要遵照檔案數字化的目的與要求，利用良好的技術手段保障檔案信息系統的運行，在檔案信息處理中兼具規范性與靈活性，不斷提高數字化工作能力。

（三）著眼于安全管理，構建檔案信息化的安全保障體系。檔案信息不同于一般信息，是單位正常運轉過程中形成的內部資料。檔案中有相當部分的內容包含敏感信息，具有保密性和利用限制性。在由傳統的以人工為主的管理模式往自動化管理方向發展過程中，在追求便捷高效的同時，安全性是必須嚴格考慮的問題。檔案資料記錄了單位與行業發展的歷史，包含建設過程與日常的諸多細節，在挖掘服務利用功能的同時，信息保密至關重要。檔案信息化的安全管理看似基礎，實則是一個涉及人防、物防、技防多管齊下的相對復雜的問題。不僅涉及諸多檔案政策法規，而且在實際操作過程中，技術手段起著重要的把關作用，檔案工作人員也要有意識地加強防范。要立足于檔案安全管理新視角，“遵循預防為主、及時處置、依法管理、靈活應變、適度控制和科技優先的六大原則”，建立檔案信息安全預警預控機制。既要在管理上采取嚴密手段，保護信息及信息載體和傳輸設備的安全；又要加強利用信息技術，確保信息系統自身的安全。將“制度管理”與“技術管理”相結合，兩者缺一不可。

在與社會發展同步、與時代發展同行的過程中，檔案管理享受著現代化信息技術帶來的種種變革，文件中心、數字檔案館等都是在此基礎上建設起來，也是對現代社會發展變化的積極回應。與此同時，檔案管理作為開放時代的有機體，在發展過程中也會或多或少地遭受各類危機的影響。本文著重提出了實施文檔一體化、強化數字化技術與系統維護、細化信息安全管理三大策略。檔案信息化是一個長期的建設過程，不可能一蹴而就，所以圍繞檔案信息化的研究和實踐也將不斷深入下去。

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