數字化檔案管理創新工作策略探究

王海淼

（河北省保定市望都縣自然資源和規劃局，河北 保定 072450）

新時代的發展要求高校檔案管理工作進行創新，在創新的過程中應該充分利用先進技術，將數字化檔案管理平臺進行建立。但是數字化檔案管理平臺在建立的過程中仍然存在一些問題，針對這些問題管理人員以及學校應該積極進行分析，找出應對之策，使檔案管理數字化中的難題得到有效解決。在檔案管理創新的過程中，管理人員應該積極創新，敢于打破常規，積極獻計獻策，并且積極與領導人員進行探討，這樣才能使創新工作得到有效的開展，使檔案管理數字化得以實現。

一、數字化檔案的基本內涵

數字化檔案是一種新型的檔案信息類型，其中不僅包含了檔案的數字化轉變，也包含了現代化的信息技術和多媒體技術，而檔案的建設主要依賴于我國的現代網絡技術和計算機技術，對于檔案的長期儲存和云儲存來說有積極意義。在對相關的數據進行有效的歸納整理以后，將數據完全歸于計算機進行保管，其傳輸使用能夠有效通過網絡的方式進行傳遞，而在進行資料錄入時，相較于傳統的紙質資料庫來說，這種保存方式能夠將圖像、視頻和聲音等不同形式的記錄進行保存，而在進入計算機數據庫后，這些資料可轉換為數字代碼進行記錄，日后在網絡環境中進行答案利用時也可方便的調取，大大提高了檔案管理的安全性和調取時的可用性。

二、檔案數字化管理的優勢

（一）優化檔案歸檔管理程序

在信息技術時代，隨著信息化的快速發展，檔案管理工作變得越來越繁重。由于數字檔案管理系統能夠保證信息采集和傳輸的快速和暢通，因此能夠及時歸檔這些檔案管理，大大提高檔案采集整理的效率。另外，通過數字檔案管理系統，通過信息網絡及時傳輸檔案，可以實現檔案的遠程檔案管理。

（二）降低檔案管理成本

傳統的檔案管理主要由手工整理和歸檔紙質檔案組成，這種粗放的檔案管理模式消耗了巨大的辦公費用。隨著信息量的增加，只有通過增加辦公人員的數量才能完成檔案管理的任務，通過構建數字檔案管理系統，將檔案的載體形式轉化為存儲盤、光盤和服務器，有效地節約了檔案管理的成本和空間，從而降低了檔案管理的辦公成本和倉儲管理成本，提高了檔案的經濟效益。

（三）優化檔案資料的檢索查詢

數字化檔案管理系統取代傳統的手工紙質檔案管理模式后，檔案數據的統計效率和質量有了很大的提高。同時，由于數字檔案管理系統建立了數據庫和共享網絡平臺，有利于檔案的在線傳輸、交換和檢索。此外，檔案數據管理的數字化能夠實現檔案數據智能檢索的檢索效率和范圍，有助于提高檔案數據的利用率。

三、檔案管理數字化建設的途徑及方法

（一）提升檔案管理人員的整體素質

由于當前我國大部分的檔案管理人員都沒有接受過專業的培訓，因此相關部門就需要加大對于相關人員的培訓力度，促使生綜合素質水平的提升，確保檔案管理工作效率得到提升。具體來說，首先，要加強對于其職業道德的培訓，幫助其樹立正確的職業道德觀，并提升其對信息安全的重視與保密意識水平。其次，則需要開展一定的檔案管理工作的業務知識培訓工作，使其業務處理能力得到提升。最后，還需要重視現代化管理技術及網絡技術的培訓工作，使其能夠更加全面的掌握檔案管理設備的操作方法，為檔案管理數字化的建設奠定良好基礎。

（二）提升檔案管理的軟硬件數字設備水平

在對檔案管理工作進行數字化建設時，想要使其建設水平得到提升，還需要引入各類先進的軟硬件設備。就往往就需要各級政府加大資金的投入力度，使得檔案管理部門的能夠對先進的檔案管理數字化設備進行有效的引進，給檔案管理工作的數字化建設工作提供足夠的物質基礎保障。

（三）數據上得以更新

由于城建檔案管理涉及的數據較多，相關部門可以通過建立數據庫的形式進行數據管理，確保數據得到及時的更新和有效。數據庫是一種很好的數據建立系統模式，能夠高效地處理及歸納到具體的檔案數據，從而完善城建檔案管理的工作。建立相關的信息數據庫后，必須對檔案管理人員進行賬號資料的確立，保證其隨時進行更新及調取資料信息。相關部門要對數據庫執行過程進行規范，確保城建檔案數據的準確性和更新度，更好地推動檔案數字化建設工作。與此同時，還要確保數字化建設的安全網絡構建，在制定相關規定的時候，必須明確規定檔案管理人員的責任，確保數據的安全及準確。例如，設置身份證驗證、短信驗證、賬號密碼設置、選取安全系數高的設備等，嚴格審核數字化建設中的數據安全，保證數據處于安全的網絡體系中。

（四）保證檔案信息虛擬化工作開展的有效性

通過對于檔案信息進行虛擬化的建設，能夠幫助檔案管理人員利用計算機更加集中性的對其進行管理。首先，要對虛擬性的檔案信息資源進行創建，使得服務器具有較強的管理性能，從而對檔案信息的數字化管理成本進行有效的控制。其次，檔案管理工作者還要使其與別的檔案信息資系統進行結合，對相關的信息進行共享，使得信息利用率水平得到提升。最后，還要對科學規范的檔案信息管理系統進行創設，有效創新檔案信息的管理方法，從而提升檔案管理的數字化水平。

四、結語

對于檔案管理工作來說，其未來的必然發展趨勢就是創新和數字化的建設發展。因此，檔案管理部門及有關人員就需要對其進行足夠的重視，并通過與時代發展潮流的掌握，對自身的專業知識能力與職業素養水平進行提升，并在日常工作的開展過程中對于工作方法進行創新和應用。