淺談檔案管理中的電子檔案管理

李燕

（廣東省地質局第四地質大隊，廣東 湛江 524000）

為了適應新時期地質單位檔案管理工作需要，單位檔案管理工作實際充分結合，加強有效技術措施的應用，構建完善的地質單位電子檔案管理機制，才能將電子檔案的優勢充分發揮出來，實現地質單位點子檔案管理工作的高效發展。下文再對電子檔案優勢進行分析的基礎上，提出地質單位電子檔案管理的有效對策，基本上能為電子檔案，在地質單位檔案管理中的實踐應用提供一定參考作用。

一、電子檔案優勢分析

（一）提高檔案管理工作效率。過去在開展檔案管理過程當中，需要投入大量的人力進行詳細檢查，來保證檔案信息的準確性與完整性。與傳統檔案管理工作相比，電子檔案管理工作，大大減少了人力投入，可以高效化的歸類，整合各種檔案信息，也無需利用專門的檔案管理使進行紙質檔案管理，調控溫濕度條件。而利用信息檔案管理手段，信息的使用與傳輸非常高效，而且避免檔案流轉過程當中人為因素造成的遺漏與丟失問題。檔案信息通過電子化進行保存，保存條件更加簡單，而且避免了紙質檔案管理過程中防水、防火、防電等方面的弊端，具有很高的安全性，檔案管理更加完整。

（二）提高檔案利用率。利用電子檔案系統對檔案錄入過程當中，必須要有一定格式規定，以免傳統紙質檔案錄入過程當中存在格式不統一，信息質量參差不齊等現象出現。在管理傳統檔案時，應當進行立卷，由于個人對立卷存在不同的理解，因此相應的標準也會存在不統一的情況，對當然質量造成很大影響，阻礙檔案使用。通過電子檔案進行檔案管理，能夠有效降低立卷存在的繁瑣環節，便捷的提取檔案和歸檔，促進檔案的高效利用。

二、地質單位電子檔案管理對策

（一）規范電子檔案管理機制。完善的規章制度是提升檔案管理水平的關鍵，電子檔案管理也需要完善的規章制度作為指引。地質單位應當與自身實際充分結合，構建完善的檔案管理制度，同時針對電子化檔案管理，構建相應的管理機制，規定電子檔案的錄入以及保存與使用，并對檔案的借閱與危機管理等明確規定，并構建完善統一的方法與策略，全面的管控信息備份方法等。同時，為了進一步提高地質單位電子檔案管理水平，應當加強監督隊伍的建設，對檔案管理過程當中存在的各種問題展開詳細分析，更好的保證檔案管理工作充分落到實處，以免由于個人因素對檔案管理工作造成不利影響，提高地質檔案電子化管理水平。

（二）加強檔案工作的宏觀管理。在檔案管理工作當中，地質單位應當加強宏觀管理工作，保證工作效率。在地質單位內部當中首先，應當對檔案管理工作給予充分的重視，了解和掌握檔案管理的意義與重要性，針對檔案管理工作構建完善的管理策略，并結合檔案管理實際提高撥款，為地址單位檔案管理工作提供大力支持。同時和地質單位檔案管理充分結合，構建專門的指導策略，給地址單位電子檔案管理提供有效的指導，提升地質單位檔案管理信息化的高速發展。發現問題時，及時采取有效措施進行應對，確保地質單位電子檔案管理工作高效發展。

（三）提高電子檔案系統安全。電子化檔案對檔案管理工作帶來了很大的便利性，而且優勢也非常明顯，但是同時也面臨著一些安全隱患，所以，地質檔案管理部門在加強電子檔案管理的同時，還應當充分重視電子檔案的安全管理，不斷升級改造原來的系統和軟硬件，發展創新，結合當前發展需求，對地質單位檔案管理工作的要求與細則充分的細化，并對相關的工作方案充分明確，采用科學的方法進行檔案管理，提高地質單位電子化檔案管理的整體水平。為了確保地質單位電子化檔案的安全性，應當對服務器定期的開展檢查與維護工作，并對檔案管理日志更新，更要加強機房保護，并定期的更新和維護相關設備，更換老化的線路，確保系統更加流暢的使用，提高系統安全性。并且在應用計算機開展檔案管理工作當中，定期的進行殺毒，并對殺毒軟件定期更新，設置防火墻，控制和減少外來病毒干擾，對計算機正常使用造成不利影響。地質單位電子檔案管理過程當中，應當確保互聯網的專項使用，以免地質單位電子化檔案管理過程當中，出現交叉應用的情況。

（四）提高管理人員專業素質。工作人員的業務能力與素質高低直接影響檔案管理工作的效率和質量，所以，為了確保地質單位電子化檔案管理工作的高效開展，應當充分重視檔案工作人員素質提升，加強培養，才能進一步提高地質單位電子檔案管理整體工作水平。對檔案管理工作人員加強互聯網獨立操作的培訓，并注重檔案管理工作人員計算機操作能力的培養工作。定期對地質單位檔案管理工作人員學習培訓情況進行檢查，以求保證其培訓和學習的效果，促進工作人員業務素質與能力的全面提升。另外，地質單位還要進一步加強專業計算機人才的引進，保證地質單位電子檔案管理工作的不斷推進，獲得更好的管理效果，助力地質單位的其他工作有序開展。

結語

總之，在地質單位中電子檔案管理工作的有效開展，大大提高了地質單位服務效率，為了做好地質單位檔案管理工作，作為地質單位檔案管理工作人員今后應該不斷深入工作實踐，有效的總結新時期地質單位電子檔案管理對策，以此才能不斷提高工作水平，進一步為地質單位可持續發展奠定良好基礎。