淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

王玉嵐

（康莊鎮(zhèn)人民政府，山東 聊城 252656）

由于事業(yè)單位在工作中涉及到大量的檔案、文件、資料等，這些檔案的形式也多種多樣，有紙質(zhì)的，也有錄音的、圖片形式的等等，因此，對于這些檔案的保管和管理工作也變得越發(fā)的復(fù)雜起來。傳統(tǒng)的檔案管理，均是采用人工采集、手工記錄、手工分類、手工編碼等，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時間。

一、電子檔案較傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢

（一）大大降低管理成本，提高保管和使用效率

傳統(tǒng)檔案管理方式下，需要耗費(fèi)大量的紙張、材料、設(shè)施等，保管上也需要占用相當(dāng)大的物理空間。而電子檔案，可以把紙質(zhì)材料、圖片、影像等都轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)形式存儲在系統(tǒng)里，僅需幾個服務(wù)器即可儲存大量的電子數(shù)據(jù)資料，不再需要占用太多的空間，而且通過系統(tǒng)可以分門別類地進(jìn)行管理，方便檢索和調(diào)用，大大減少了管理上的成本，提高了使用效率。

（二）檔案的安全性和保密性都得到提高

傳統(tǒng)檔案管理模式下，材料全部以原始形式進(jìn)行收集和保管，無論是紙質(zhì)材料還是影像、圖片資料等都需要較高的保管條件，一旦出現(xiàn)天氣、環(huán)境的變化，很有可能會遭遇大規(guī)模毀損。另外，一旦管理不當(dāng)，也很容易造成檔案的遺失或人為損壞。還有就是，對管理人員和借閱人的行為都無法跟蹤和管理，致使檔案的保密性難以得到保障。而電子檔案全部通過系統(tǒng)和硬件來管理，不受天氣和環(huán)境的影響。即使硬件出了問題，檔案材料也不會丟失。

二、當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題

雖然電子檔案有著上述那么多好處，也逐漸被認(rèn)可和重視起來。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理仍然存在著諸多的問題：

（一）事業(yè)單位缺少專業(yè)的信息化檔案管理人員

事業(yè)單位的檔案設(shè)計內(nèi)容非常繁雜，首先是在部門上，涉及到各個不同部門、不同業(yè)務(wù)條線的檔案；其次在內(nèi)容上，涉及到制度的、人事的、勞資的、辦事流程上的等等多方面的文件資料；再次在形式上，涉及到紙質(zhì)的、圖片的、影像的等等介質(zhì)形式。因此，對檔案管理人員的專業(yè)度和信息化程度要求都很高，檔案管理人員需要將各種檔案資料進(jìn)行歸集、分類、排序和打標(biāo)簽，然后通過技術(shù)手段將這些檔案資料轉(zhuǎn)化成電子形式錄入系統(tǒng)。

（二）對檔案管理工作重視度不夠，制度不夠規(guī)范

很多事業(yè)單位對檔案管理工作并沒有非常重視，也沒有專門的管理體系和制度來規(guī)范這方面的工作，沒有一套完整的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)來培訓(xùn)和要求，從而對檔案管理人員的工作無法考量。甚至認(rèn)識不到所管理的檔案的重要意義，檔案利用率低，使得檔案管理人員的工作不被重視，或者邊緣化，另其工作積極性受到打擊。

（三）對檔案管理工作的投入不足

有些事業(yè)單位僅僅把檔案管理當(dāng)做一項簡單的任務(wù)來完成，而并沒有從根本上考量檔案管理的價值和意義。在檔案管理的系統(tǒng)選擇上也不去深入研究和學(xué)習(xí)，草草選擇一個，系統(tǒng)的功能并不能得到保障；另外，在硬件的投入上也敷衍了事，造成有些檔案的無法采集、無法轉(zhuǎn)化成電子資料進(jìn)行保管，從而影響檔案資料的完整性。

三、提高事業(yè)單位電子檔案管理能力的舉措

事業(yè)單位檔案管理工作意義重大，應(yīng)該在人員、制度和管理上加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理能力，具體包括如下方面：

（一）全面認(rèn)識電子檔案管理的重要性

事業(yè)單位要從上到下，全面認(rèn)識檔案管理的重要性，隨著數(shù)據(jù)時代的普及，各行各業(yè)都應(yīng)該認(rèn)識到數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)分析和指導(dǎo)的重要作用。檔案管理一方面是對過去所有資料和工作流程的記錄，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，另一方面，通過一些數(shù)據(jù)的分析和比對，也能對未來的工作起到一定的指導(dǎo)意義。因此，應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)層就開始貫徹檔案管理的價值，并組織專人帶頭抓起這項工作，按照管理規(guī)范，定期監(jiān)督和檢查檔案管理工作。

（二）健全和完善檔案管理制度和體系

應(yīng)該對檔案管理工作制定切實可行的管理制度和流程。首先，全面梳理檔案管理的內(nèi)容，確保做到檔案管理的完整；其次，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案管理工作高效、便捷；再次，嚴(yán)格制定檔案管理的流程，從資料采集、到資料分析和分類、再到人員權(quán)限的管理上作出具體描述和規(guī)定。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

首先，應(yīng)該聘請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，另外，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識，完善檔案管理技能。加強(qiáng)檔案管理人員對資料整理的精細(xì)化程度，提高其信息化操作能力，減少操作過程中的失誤率，并提高其對電子檔案管理的安全防護(hù)等方面的能力。

（四）加大對檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入，為電子檔案管理創(chuàng)造良好環(huán)境

首先，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，充分考慮系統(tǒng)各方面的需求，做到功能完備；其次，在檔案資料的采集上，加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入，確保做到檔案歸集的完整性；再次，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)和介質(zhì)的安全防護(hù)投入，對系統(tǒng)增設(shè)防火墻，做到系統(tǒng)性能和版本的不斷升級。