提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

孫浩然

（河北省承德市平泉市發(fā)展和改革局，河北 承德 067500）

導(dǎo)言：在信息時代，信息資源更新速度更快，每天都會產(chǎn)生大量的信息資源。我國事業(yè)單位的檔案管理也發(fā)生了新的變化，檔案資料和檔案數(shù)量也有了顯著的增長。公共機構(gòu)檔案作為個人信息的重要載體，在組織中發(fā)揮著非常重要的作用，發(fā)揮著非常重要的影響作用。檔案管理已成為檢驗一個單位是否高效的重要標志。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義及存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.目前，事業(yè)單位從事檔案管理的人員大多不具備相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識和水平。此外，據(jù)調(diào)查，從事檔案管理工作的普通員工年齡偏高。他們在檔案管理工作中沒有足夠的責任心和耐心，導(dǎo)致了許多情況。檔案管理工作中的丟失和遺漏。由于機構(gòu)中缺乏檔案管理專業(yè)人員，檔案管理職能不能充分發(fā)揮。因此，只有通過培訓專業(yè)的檔案管理人員，才能在一定程度上順利開展機關(guān)檔案管理工作。

2.目前，我國大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作中仍然使用紙質(zhì)檔案管理檔案信息。紙質(zhì)檔案容易受潮、破損，一旦破損，很難修復(fù)，使許多重要的檔案信息無法長期保存。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的快速發(fā)展和生活節(jié)奏的加快，加強檔案管理信息化建設(shè)顯得越來越重要。

3.事業(yè)單位的檔案管理工作和單位工作人員的利益是密不可分的，甚至還會對國家的經(jīng)濟發(fā)展造成一定程度上的影響和制約經(jīng)濟的發(fā)展。但是目前就很多事業(yè)單位的檔案管理工作來看，單位檔案的管理并沒有得到應(yīng)有的重視。事業(yè)單位有關(guān)檔案管理制度尚未完善和建立，致使檔案管理工作無法開展和創(chuàng)新。只有認識到檔案管理的重要性，檔案管理才能得到發(fā)展，才能最大限度地提高員工的利益，才能進一步促進經(jīng)濟發(fā)展。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

在機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)中，可以對檔案管理過程進行規(guī)范統(tǒng)一的管理，這是加強檔案管理信息化建設(shè)的重要特點。由于以往傳統(tǒng)的檔案管理大多是紙質(zhì)資料，工作人員工作量大，容易在檔案收集、整理、分類管理等方面出錯。通過信息建設(shè)，員工可以通過信息平臺將相關(guān)檔案信息保存到計算機上進行統(tǒng)一管理，既減輕了員工的工作量，減少了錯誤，又有助于有效規(guī)范檔案的統(tǒng)一管理。

由于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息管理一般都是紙質(zhì)的材料，使得在檔案信息提取時，需要花費大量的人力和時間，使工作效率在很大程度上變得較低。而通過加強對檔案管理信息化的建設(shè)，不僅可以提升提取和查詢檔案信息的效率，也提升了工作人員的工作效率，使工作人員在有限的時間內(nèi)可以完成更多的任務(wù)和管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）樹立檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展意識

現(xiàn)階段，為更好地完成事業(yè)單位檔案管理工作，相關(guān)工作人員需要改變工作思路和工作態(tài)度。由于我國經(jīng)濟的發(fā)展越來越快，人們對事物的認識也在逐步提高，這對事業(yè)單位檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此現(xiàn)階段隨著各種思潮的興起，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也需要隨著時代的發(fā)展而發(fā)生變化，相關(guān)的工作人員可以緊跟著時代發(fā)展腳步，充分掌握檔案管理的各項技術(shù)要求，進而實現(xiàn)工作的創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)的工作人員可以打破傳統(tǒng)的思想，采用新型的思想潮流。

（二）提升檔案工作的信息化管理水平

在我國事業(yè)單位檔案管理工作中，要全面提高事業(yè)單位檔案管理水平，要求有關(guān)人員以實際工作需要為主要手段。傳統(tǒng)的機構(gòu)檔案管理方式是以紙的形式保存檔案，但這種管理方式是有限的，容易損壞檔案。檔案一旦保存不好，將給我國事業(yè)單位的檔案工作造成損失。所以現(xiàn)階段相關(guān)的工作人員需要采用新型的手段來檔案管理工作，不斷地提升檔案管理工作水平，逐漸在工作中融入信息科技，將檔案資料更好地保存。通過信息科技的運作不僅可以更好地保存檔案資料，同時還減少了查找資料的麻煩，淘汰過去那些比較落后的方式，只有這樣才能更加高效、快捷地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。這種工作方式不僅加強了我國事業(yè)單位的檔案管理工作效率，還提高了檔案的保護，以防造成檔案信息的泄露。但是值得注意的一點就是，通過信息科技手段來完成事業(yè)單位的檔案管理工作時，要經(jīng)常對電子設(shè)備進行殺毒，而且對一些重要的資料要進行備份，以免出現(xiàn)失誤刪除等情況。

（三）增強檔案管理人員的專業(yè)技能，促進檔案管理信息化的嫁接與移植

一直到目前為止，我國大部分的事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的方式進行建設(shè)，很多事業(yè)單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位中的檔案不僅數(shù)量越來越多，而且種類也逐漸地開始了變化，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當找到新型的管理手段來進行檔案管理，全面提高管理人員的認識水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。當前，我國信息技術(shù)的發(fā)展越來越迅速，我國大多數(shù)機構(gòu)的工作人員需要創(chuàng)新自己的工作方式，逐步掌握這種新的管理模式，使機構(gòu)的檔案管理更好地為人民服務(wù)。

結(jié)束語

可見，檔案管理信息化建設(shè)是我國事業(yè)單位改革的迫切需要。在我國新的形勢和發(fā)展要求下，只有盡快實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，為國家人力資源的建設(shè)和管理做出貢獻。