醫院檔案管理的現狀分析以及對策探討

尚攀

摘 要：現如今，計算機網絡信息技術與現代社會的人們的日常生活和學習之間的聯系越來越緊密。在信息時代的依托下，管理紙質化檔案的時代已經過去，醫院相關人員要積極運用新型的信息化管理方式對醫院檔案進行集中管理。檔案管理者需要意識到目前醫院內檔案管理存在的問題，針對性的提出解決的措施，從而提升管理的質量，做好醫院的后勤保障，提升診療的效率。

關鍵詞：信息化;醫院;檔案管理;現狀;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.059

檔案管理更多是為了醫院整體服務的，并且與醫院各個部門之間都有著非常緊密的聯系。醫院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷地更新醫院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機地結合在一起，同時持續深挖醫院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現醫院可持續發展而不懈奮斗。

1 醫院檔案管理的現狀

1.1 制度不健全，沒有意識到檔案管理的關鍵性

經過調查顯示：目前醫院內的檔案管理環節較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫療工作的范疇之內，并不像醫療過程中，診斷和治療的環節中會為醫院帶來直接的經濟效益[1]。所以，很多醫院會忽略到對內部的檔案進行管理，只是一味的重視經濟的效益，在對檔案管理的規章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關鍵性。

1.2 管理不具備規范性，歸檔的各項內容不明

隨著我國科學技術的不斷發展，越來越多的現代化技術被廣泛的運用在各個領域之中，但是由于醫院的檔案管理意識相對較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導致當管理的工作相對較為落后，管理的質量和效率低下，不具備較強的規范性，歸檔的各項內容不是十分的明確，導致檔案隨意丟棄，需要的時候不能夠在第一時間內找到，從而嚴重地制約著醫院的發展。

2 信息化檔案管理的對策

2.1 健全檔案信息化管理系統

醫院是全天24小時運營的一個特殊場所，并且不會因為節假日而放假休息，因此，在如此高強度的工作模式之下，醫院收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量的檔案信息丟失或是失效[2]。此時，醫院檔案管理人員有限，面對如此繁冗復雜的檔案信息，不僅增加了相關工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫院管理層逐漸意識到傳統的管理方式已經不再適用。因此，醫院要及時建立并健全相關管理系統，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫院內對檔案信息有需求的人員去實時共享醫院的部分檔案信息，因為醫院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質的，另一部分是具有開放性質的，這可以實現部分檔案信息的公開。與此同時，醫院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優勢就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫院內部的相關檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現醫院內部信息的共享和互動，促進醫院信息化管理的全面發展。

2.2 加強硬件設施和軟件系統的建設

一方面，信息化的實現是以計算機硬件設施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，醫院要有專門的制度規定，定期對醫院內的計算機進行保養和維護。當計算機出現問題，并且醫院人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業人士維修，以免醫院人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運行[3]。根據現狀，醫院人員不難發現，計算機一類的電子類產品會在短時間內不斷更新硬件設施，這些情況都要求醫院在計算機的使用上做一些具體規定，比如規定計算機的使用時限，超過規定時限要及時更新，保持硬件設備設施的先進性。另一方面，管理人員需要運用相關的軟件系統去整理檔案信息，而軟件系統會隨著人們的要求增多而不斷發生變化，醫院要跟緊最新的軟件系統，使得檔案信息管理的質量可以不斷地提升。與此同時，軟件系統在更新的時候可能會和醫院之前使用的系統有很大差別，此時，醫院在更新系統后，要請相關專業人員對醫院內的檔案管理相關人員進行相應的培訓，使得他們可以認識和了解新系統的各種功能，并達到熟練使用的效果。

2.3 培養醫院檔案管理人才

現如今，我國醫院對信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關人員能夠摒棄傳統的管理理念和管理方式，并努力學習豐富的信息化管理方面的知識，同時要將檔案管理相關工作從紙質化辦公方式朝著計算機網絡辦公方向發展，并能夠快速獨立地完成網絡收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作[4]。與此同時，醫院管理層要不斷增強人才培養意識，醫院的基層檔案管理人員也要樹立與時俱進和終身學習的觀念，跟緊檔案管理信息化發展的步伐，畢竟任何培養方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現醫院人才培養的目標。一個檔案管理方面的人才有著一定的標準，首先必須具備豐富的相關信息化知識，其次是能夠熟練應用網絡信息技術完成醫院檔案管理相關工作，實現理論與實踐的結合，最后，是要實現信息化管理的真正價值。檔案管理更多是為了醫院整體服務的，各個部門對于檔案的內容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關人員積極主動地去和醫院其它部門的人員進行溝通和交流，深入調查和了解醫院各個部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關檔案管理的有效建議和意見[5]。

3 結束語

綜上所述，眾多醫院在計算機網絡信息技術的依托下進行了變革和發展，并且醫院管理是以信息技術為載體的，這使得醫院檔案信息可以自由地進行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫院檔案的管理質量和檔案的隱私性，促進了現代化醫院的可持續發展。

參考文獻

[1]劉艷華.辦公自動化環境下醫院檔案管理分析[J].蘭臺內外，2020（28）：1-3.

[2]王維娜.醫院檔案管理現代化探討[J].辦公室業務，2020（16）：

128，131.

[3]周政敏.淺談數字檔案在醫院檔案管理中的應用價值[J].辦公室業務，2020（16）：134，148.

[4]張素霞，張健.醫院檔案管理現狀及措施研究[J].辦公室業務，2020（15）：121-122.

[5]張明亮.醫院檔案管理在醫院文化建設中的作用探討[J].辦公室業務，2020（15）：129-130.