基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

孫英敏

（洮南市團結辦事處人力資源社會保障事務所，吉林 白城 137100）

基層文書檔案管理工作主要負責檔案資料收集、存放、保護管理及研究討論，其不僅為基層單位工作人員提供相對完整的紀實憑證，提高相關決策的合理性，同時也是基層單位實現精細化管理的關鍵所在。因此為了發揮基層文書檔案的功能價值，以下就基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作進行了探討分析。

一、文書檔案管理的重要意義

（一）促進基層單位健康發展

文書檔案管理是將基層重要資料整合在一起，有利于促進基層發展，實現基層單位發展目標。在基層單位發展過程中，檔案管理人員通過文書檔案管理，找出對基層發展有用的資料，可以為領導決策提供資料支持。由于文書檔案記錄真實事件，因此具有真實性，擁有法律效用。文書檔案管理，可以保證文書檔案的法律效用，能幫助基層單位解決法律糾紛，有利于基層長期發展。

（二）提升基層單位綜合競爭力

文書檔案管理是基層工作過程的重要環節，尤其對基層單位綜合競爭力有著重要影響。文書檔案管理，可以提升基層單位綜合競爭力，有助于基層單位獲取市場競爭優勢。一方面，檔案管理人員通過文書檔案管理，可以提取出有價值的信息，有助于基層單位領導做出精準決策。另一方面，文書檔案中的失敗經歷、錯誤案例，可以為基層單位提供經驗借鑒，能減少基層單位決策失誤，有利于基層單位選擇正確市場方向。有效的文書檔案管理，可以提高基層單位市場競爭力，有助于基層單位贏得市場競爭。

二、文書檔案管理存在的主要問題分析

（一）文書工作和檔案管理工作的脫節問題

文書工作和檔案管理工作具有緊密聯系，兩者互相影響。在實際工作中，許多基層單位的文書工作和檔案管理工作存在脫節現象，主要表現在兩個方面：第一，檔案管理部門和其他部門缺乏溝通。文書檔案管理工作需要檔案管理部門和其他部門積極配合。在傳統檔案管理模式中，部門之間沒有溝通渠道，難以發揮聯合作用。第二，文書規范缺失。部分基層沒有制定文書規范，造成各部門文書字體不一、紙張不同、顏色混亂情況，給檔案管理人員歸檔提出挑戰。文書規范缺失，在一定程度上影響檔案管理人員情緒，容易使管理工作產生問題。

（二）管理手段問題

目前在文書檔案管理過程中，管理人員管理手段過于落后，缺乏科學性的管理方式，直接導致管理效率低下，難以有效提升管理水平。另外，一些文書檔案管理人員缺乏專業知識，難以系統化地對各方面文件進行管理，導致內部系統較為混亂，影響文書檔案管理水平。

（三）從業人員問題

檔案管理人員是文書檔案管理的主要工作者，許多基層的檔案管理人員的素質和能力都不符合檔案管理工作要求，主要由兩個原因造成：第一，缺失招聘標準。招聘是基層吸納檔案管理人員的主要方式。部分基層在招聘員工時，不了解員工實際水平，只根據簡歷或學歷判斷應聘者能力，無法招收合適的工作人員。基層沒有進行相應的考核，很容易將部分能力不足的應聘者招入，影響基層發展。第二，缺少培訓活動。培訓是基層提高檔案管理人員工作水平的重要途徑。部分基層忽視培訓活動，沒有開展培訓活動或只開展單一化培訓活動。

三、基層檔案管理員做好文書檔案管理工作的措施

（一）做好文書工作和檔案管理的銜接工作

第一，制定文書規范。文書質量決定檔案管理質量。基層單位需要制定文書規范，保證文書質量，從而提升文書檔案管理質量。單位可以設置統一的紙張、文字顏色、文體格式，禁止使用復印紙、鉛筆等書寫工具。檔案管理人員在收集材料時，應當拒收非統一格式的文書，確保文書檔案統一性，使文書檔案管理工作變得更加簡單、輕松。第二，建立溝通機制。基層單位需要構建一條流暢的溝通渠道，讓檔案管理部門和其他部門直接溝通，讓文書采集更加順利，提高文書采集速度。檔案管理部門可以提醒其他部門，讓其做好準備，從而提升文書采集效率，更好地完成文書檔案管理工作。

（二）合理利用數字化辦公模式，加強文書檔案管理

事業單位要積極通過數字化辦公模式強化文書檔案管理，切實有效地提升管理水平。首先，事業單位要在數字化辦公模式建立基礎上，構建事業單位組織內部的信息溝通渠道，促進不同崗位、部門之間的靈活、順暢溝通。事業單位要建立信息發布平臺、資源共享平臺，促進各個部門之間的高效協作，避免資源重復收集，提高文書檔案收集效率和質量，減少人力浪費。同時，事業單位要通過數字化辦公模式促使文書檔案管理工作更加完善，健全構建文書檔案管理平臺，通過信息資源下載和發送等形式流通文書檔案，使各方面檔案資源更加順暢、便捷地查閱和調用。在數字化辦公模式下，事業單位各種辦公活動當中包含的大量業務檔案和數據都能夠高效存儲在網絡服務器當中，利用計算機檢索功能可以實現隨時查閱與調用，提高文書檔案利用率。

（三）提高基層檔案管理人員的綜合素質

第一，做好招聘工作。基層應根據文書檔案管理工作實際需求制定招聘指標，并嚴格按照指標招聘，確保招收的應聘者素質和能力符合要求。在招聘時，基層單位需要通過技術考核、能力考核、素養考核等多種考核，檢測應聘者實際能力和水平。二，做好培訓工作。基層單位應開展多樣化培訓活動，通過豐富的培訓內容，增加檔案管理人員知識儲備，提高其工作水平，使其可以順利完成文書檔案管理工作。同時需要根據培訓內容開展考核，檢測培訓成果，根據檔案管理人員的弱項能力，再次進行培訓，提升培訓有效性。

結束語

綜上所述，文書檔案的科學管理可以有效提升基層單位綜合競爭力，有助于基層長期發展。因此基層單位需要采取重視文書檔案管理工作，培養高素質、高技術文書檔案管理人員等，從而促進基層單位的健康發展。