新形勢下醫(yī)院檔案管理的新思路

宋翼龍

（雙峰縣第五人民醫(yī)院，湖南 雙峰 417700）

隨著我國醫(yī)療體制改革的推進(jìn)，對我國的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響。醫(yī)院作為醫(yī)療行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，理應(yīng)進(jìn)行改革和創(chuàng)新。面對新形勢，醫(yī)院檔案管理必須堅持創(chuàng)新，尋找醫(yī)院檔案管理的新方法，更好地利用檔案資源優(yōu)勢，為醫(yī)院各項工作提供更好的服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的闡述

醫(yī)院檔案管理通常是以單位科室為基本單位，對其日常工作中涉及的工作資料進(jìn)行分類、整理和存儲，實現(xiàn)管理服務(wù)的機(jī)制。醫(yī)院檔案管理涵蓋內(nèi)容比較廣泛，包括文件檔案、基建檔案、病歷和人事檔案等。可以說，醫(yī)院檔案是醫(yī)院的無形財產(chǎn)。真實記錄了醫(yī)院臨床診療和學(xué)術(shù)研究的理論內(nèi)容，也是醫(yī)院歷史發(fā)展的寶貴見證。特別是在新醫(yī)改背景下，社會對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)和建設(shè)提出了更高的要求，醫(yī)院檔案管理變得更加重要。

二、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，然而隨著新醫(yī)改的推行，以及信息化技術(shù)的推廣應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀令人堪憂，嚴(yán)重制約了醫(yī)院發(fā)展步伐。通過對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，我們發(fā)現(xiàn)存在以下幾個方面的問題:一是工作人員對檔案管理工作不夠重視。見表1；二是文檔管理制度不健全，見表2。三是醫(yī)院檔案管理缺乏一定水平的專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理陷入困境，見表3；四、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平較低，需要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。以下表1、表2、表3是某地12家醫(yī)院108名院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員的調(diào)查情況分析。

表1 檔案管理重要性評價及醫(yī)院對檔案管理重視程度

表2 檔案管理制度健全情況

表3 檔案管理人員情況

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

醫(yī)院的檔案管理部門是專門收集和管理醫(yī)院信息資料的部門。在醫(yī)療體制改革的新形勢下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新既是時代發(fā)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的要求。能夠為醫(yī)院的規(guī)范化管理提供相關(guān)借鑒和經(jīng)驗，也能夠充分發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的作用。一旦醫(yī)院檔案實現(xiàn)了科學(xué)化、規(guī)范化管理，不僅對醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究的拓展和科學(xué)技術(shù)的提升具有推動作用，乃至對醫(yī)院整體的發(fā)展進(jìn)步具有深遠(yuǎn)的影響。

四、新形勢下醫(yī)院檔案管理的新思路

新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作探索出新的思路，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院的管理與發(fā)展。

（一）創(chuàng)新管理理念，樹立以信息化為核心的管理理念

管理理念創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的首要任務(wù)，醫(yī)院管理者必須樹立以信息化為核心的管理理念。總的來說，檔案管理創(chuàng)新以信息技術(shù)為核心進(jìn)行各方面的創(chuàng)新，因此信息化理念是其創(chuàng)新過程中不可或缺的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。管理者要全面提高自身認(rèn)知，強(qiáng)化自身信息管理意識，將信息化落實到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，為創(chuàng)新工作的高效發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。同時，管理層還需要積極學(xué)習(xí)和運用先進(jìn)科學(xué)的管理理念，注重挖掘檔案中的信息價值，充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中的積極作用。

（二）創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，缺乏專門的檔案機(jī)構(gòu)，尤其一些小型醫(yī)院。即使有些醫(yī)院設(shè)有專門的檔案機(jī)構(gòu)，但是其檔案管理部門的職能作用也不能得到有效發(fā)揮。因此，新形勢下，醫(yī)院要創(chuàng)新檔案管理模式，建立專業(yè)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備具有專業(yè)知識和技能的專兼職的檔案人員。此外，醫(yī)院應(yīng)充分結(jié)合信息化管理模式的優(yōu)勢，創(chuàng)新和優(yōu)化現(xiàn)有管理結(jié)構(gòu)，將原有的層級管理結(jié)構(gòu)改造成更高效的環(huán)狀結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。同時，醫(yī)院還需要充分明確各個管理崗位的權(quán)利和責(zé)任，要求管理人員各司其職，確保新的管理架構(gòu)能夠保持高效運行。

（三）創(chuàng)新管理制度，完善醫(yī)院檔案管理工作的管理機(jī)制。

對于醫(yī)院檔案管理而言，制度的創(chuàng)新至關(guān)重要，它是決定檔案管理工作質(zhì)量的前提。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度的創(chuàng)新，要對不適合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的檔案管理制度進(jìn)行修改，同時還要對現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理制度逐步完善；要制定適合本單位實際的檔案管理辦法，完善電子檔案和零散文件的收集和整理歸檔制度，并對檔案工作的職責(zé)范圍和管理人員的崗位責(zé)任制加以明確。在實際應(yīng)用過程中，醫(yī)院檔案管理還必須形成完整的管理機(jī)制。借助科學(xué)的管理制度體系，形成相應(yīng)的管理流程，明確工作方向和工作要求。管理制度應(yīng)覆蓋各個方面，以提高檔案信息的使用效率，使檔案能夠正常使用。

（四）創(chuàng)新管理方式，提升服務(wù)質(zhì)量。

醫(yī)院檔案管理應(yīng)該創(chuàng)新管理方式，在短時間內(nèi)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，建立高效的管理流程。在新時代背景下，醫(yī)院檔案管理的重點是更加注重充分發(fā)掘檔案信息的價值，依靠信息化檔案形成高水平的檔案服務(wù)。也就是說，醫(yī)院在創(chuàng)新檔案管理方式的同時，要注重檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。要打破傳統(tǒng)的只注重管理，而輕視服務(wù)的管理模式，將檔案服務(wù)管理作為檔案管理工作的重點，在充分利用現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)上，努力拓寬服務(wù)領(lǐng)域，從多個角度和層次為醫(yī)院人員、患者和社會公眾服務(wù)。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

歸根結(jié)底，檔案管理的創(chuàng)新必須依靠“人”來推動。因此，要實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，就必須提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。因此，一方面要做好現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，另一方面要引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員。鑒于此，醫(yī)院要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，以此來提高在職醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技能，重點培養(yǎng)他們利用信息化技術(shù)解決實際問題的能力；此外，醫(yī)院在招聘檔案管理人員時，需要提高錄取條件，為醫(yī)院檔案管理工作引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，以提高檔案管理工作質(zhì)量。

結(jié)語：綜上所述，檔案信息資源是醫(yī)院發(fā)展的重要資源；然而新形勢下，醫(yī)院檔案管理面臨許多問題；如何在新形勢下全面提高醫(yī)院檔案管理效率，以適應(yīng)新時代的要求？這就要求我們的檔案管理人員積極、深入、不斷探索和創(chuàng)新，從而實現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和壯大，為社會和醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。