論數字化時代的總編室工作變化與思考分析研究

◎梅蘭

在普通人看來，總編室的工作可能是瑣碎的、是簡單的、是沒有技術含量的。事實上，總編室的工作人員在進行了一天的忙碌工作之后，可能也不能清楚地明白這一天具體干了什么，但他們做的這些不起眼的小事，卻是整個出版社的順利運行的重要保證。總編室里的工作，確實是由很多零碎的小事堆起來的，但正是這些容易被人忽視的小細節，累積下來成就了出版社的每一件大事，在這樣的基礎下出版社的工作才可以安然有序地進行。總編室對于整個出版社來說，是不可或缺的重要組成部分。

一、總編室在出版社中的重要作用

（一）總編室是出版社的重要樞紐

總編室的工作盡管都是零零散散的小事情，但它在出版社的運行中卻起到了上傳下達的樞紐作用，它保障了出版社的通暢運行。比如，像與作者之間的發稿、收稿、開酬勞，例如和其他工作單位或編輯部門之間日常的聯系匯報工作，再比如將運行的具體情況向上級部門的匯報以及其他事項的傳達，這些都屬于總編室需要完成的工作范圍。為了更好地發揮上傳下達的作用，總編室需要及時地把出版行業的新政策、新規定以及新要求和市場內部的新動態通過不同的方式以最快速度通知給全出版社的工作成員，讓在出版社工作的所有人員都能夠吸取到新的思想力量，開拓工作思路，從而使出版社的編輯工作可以與時俱進。另一方面，總編室需要將出版社內所有工作人員特別是編輯部門的工作人員在工作中的新思路、新方法或是新問題及時地反饋給上級領導，從而保證了上級領導能夠更好地集思廣益，以做出正確的決策，促進出版社向健康的方向更好更快的發展，另外還可以更加迅速地發現緩解可能出現的漏洞，并及時地進行跟進和處理，幫助其他部門解決問題。正是由于總編室的存在，他們能把出版過程中可能會出現的問題及時扼殺，有效地防止了出版社出現一些不必要的損失。

（二）總編室是出版社形象的代言人

在對外的交流上，總編室是出版社的重要形象代表，是出版社的門面。比如，當總編室的工作出現差錯時，外界的人看到的會是整個出版社的問題，他們不會說總編室如何如何。同理，當總編室的工作做得完善時，大家看到的也都是整個出版社的優點。總編室就像是電影制作的幕后人員，他們不顯山不露水，卻對整個工作流程默默付出，沒有他們，觀眾也看不到精彩的影片。所以作為出版社總編室的工作人員，就必須充分地認識到自己工作的重要性，要時刻牢記自己代表的是出版社的形象。諸如書號申辦、出版計劃申報、出版計劃匯總、各種圖書獎項申報以及國家重點選題進展情況的檢查等各項工作，都在總編室的工作范圍之內。對此，總編室的工作者們首先需要與新聞出版社的主管責任部門為主的集團公司，出版工作者協會，包括與出版社業務相關的其他單位，保持良好的溝通前提，從而建立好工作和合作的關系，另外，總編室工作者們還應該及時抓住一切可以為出版社樹立良好形象的機會，提升出版社的品牌力量，從而增強自己出版社在出版行業的競爭力和影響力。

二、新數據化時代總編室工作的轉變

隨著數字化時代的到來，采用更科學、更系統的信息化手段對于出版社進行管理，是數字化時代出版社變化的突出表現。隨著出版社管理水平的變化，其總編室的工作方法與具體的工作內容都發生了較大的轉變。這些變化具體體現在以下四個方面。

（一）工作方式發生了較大轉變

在當今時代，總編室的具體工作由傳統的手工管理變為了現在的用計算機系統進行管理；從之前的重視管理過程中的工作模式板塊，變成了現在把服務和管理放在同一重要的位置上，且要求更加精細的服務，以往在進行手工操作時，總編室必須要以管理為重點，盡管日常的工作內容是服務性的，但是工作的出發點主要是為了更好地協助總編輯管理好各項編輯工作。而在數字化時代，計算機管理系統能夠完成大多數編輯工作，編務數據的查詢，通過上網就能查到。在編務信息系統的統計和分析功能的幫助下，無論是出版社領導的決策，還是編輯的選題，都在一定程度上得到了優化。因此，在數字化時代，總編室的工作越來越向服務傾斜。

（二）工作質量有了更高的要求

由于數字化在編輯工作中的應用，編輯出版流程較之以前的手工操作也迅速很多。所以，數字化時代的總編室其工作效率和工作質量都必須有所提高，盡可能地為出版提供內容準確且詳細的資料；另一方面，隨著編務系統的管理更加信息化，總編室的工作者在調用基本數據時更便捷，這同樣有利于總編室工作效率的提升。

（三）工作地位變得更加重要

信息海量是數字化時代的一個重要特點。為此，總編室在進行工作時，必須能夠從眾多繁雜的信息之中準確地篩選出有效且有益的信息，充分發揮作為一個領導者的作用，伴隨著總編室管理的信息化，工作室的工作者們逐漸地從之前的手工操作中解放出來，正因為如此，工作者們有了更多的精力與時間投放到其他工作當中。有了更多的精力可以細致地分析出版的生產和經營的具體情況，總編室的工作者們能夠及時地對出版社的發展提出更具建設性的意見和建議，做好本出版社領導的“好參謀”。

三、數字化時代總編室的工作要求

總編室當前的工作職能較以往增加了很大一部分，對工作者的素質要求也越來越高，所以為了使出版社的發展過程中發揮出更出色的作用，為出版事業作出更大的貢獻，總編室工作人員首先要了解自己的職能，使工作不斷的具有科學性和規范性，另外也需要把服務和協調以及把關于參謀這四個方面的工作做到位，在工作中不斷地使自己的觀念得到更新和強化，以達到提高業務能力的目的。

（一）建立自動化工作體制

總編室的工作具有工作面寬、靈活多變的特點，這種特點在數字化時代顯得更為突出。為此，總編室要建立自動化的工作體制的需求愈加突出。自動化工作體制的建立主要包括的內容有：選題決策依據參謀系統，編務信息管理自動化系統，科學管理調節系統，出版物生產監督調度系統以及讀者信息反饋系統。

首先，建立起選題依據參謀系統，有利于為總編室工作者提供有效的選題決策依據，幫助他們把準本出版社的方向和效益，更好地圍繞著本出版社的選題中心提供更高層次的服務。

其次，建立編務信息管理自動化系統，是數字化時代做發展的需要。由于計算機已經成為辦公的主要手段，總編室想要更好地促進編務信息管理與應用的信息交流，提高工作效率，就必須充分發揮編務信息管理系統的作用。

再次，建立科學管理調節系統，指的是通過優化管理來實現經濟效益。追求效益是企業最終的目的，為了使出版社取得更好的經濟效益，總編室要同相關部門一起制定各種科學的管理制度，從而使出版社管理中的薄弱環節得到有效的改善，以實現更好的管理效益。

此外，在日常的工作當中，監督圖書生產，密切關注圖書生產的各個環節是總編室工作范圍內的重點內容。為了能夠及時地發現和反饋圖書生產過程中出現的問題，建立出版物生產監督調度系統是非常有必要的。它能夠幫助總編室的工作者們迅速及時地發現問題并進行解決，一旦不能解決，也能夠及時地反饋給上級領導，從而促進了本出版社工作效率的提升。

最后，建立讀者信息反饋系統，是自動化工作體制的最后環節。讀者是出版社主要的服務對象，他們決定了出版社的生存和發展方向。所以，在出版社的日常工作中，總編室的工作者們要與讀者保持相對密切的聯系，及時地與讀者們進行交流和溝通，以此來分析讀者的需求。因此，建立起讀者信息反饋系統，對于出版社了解和挖掘讀者的潛在需求有著不可替代的重要作用。

（二）在工作中多進行換位思考

在總編室的日常工作中，常會出現一些因為疏忽或是臨時的緊急事件，而要求總編室對于圖書出版進行特殊的處理。對此，總編室的工作者必須學會進行換位思考，在遵守工作原則的前提下，提供出有效的解決辦法。如果實在完成不了，也需要耐心地解釋原因，盡可能地給出合理的建議，從而幫助其他同事盡快解決問題。而當其他同事或者是其他部門的工作人員熱心的對總編室的工作者提出建議或意見時，工作者們要善于虛心聽取和接收，并就提出的問題及時地向領導反饋。總編室的工作盡管看似瑣碎、繁雜，但要想服務好出版社的各個部門，發揮出它的重要性，工作者們就必須以更多的耐心、恒心、細心，去處理好那些外人看起來不起眼的小事。兢兢業業、不懼勞苦、默默堅守、甘為奉獻的精神，是每一個總編室工作者們要具備的優良品質。

四、結語

在數字化的時代背景下，總編室的工作者們在日常的工作中要不斷增強政策、科學管理、服務與責任、創新以及全局等各方面的意識，做到認真學習有關出版的行政管理條例以及行為規范。還應該加強對于出版理論政策的學習和理解，時刻關注出版行業的發展方向和趨勢，同時要不斷提高自己的科學文化知識水平以及工作素養。