淺談網絡背景下的醫院檔案管理工作

孫靚

（河北省灤平縣中醫院，河北 灤平 068250）

一、現狀及存在的問題

（一）收集檔案信息的意識不強

在醫院，醫療工作被視為醫院的頭等大事，而檔案資料管理由于不能產生直接的經濟效益，往往被院領導以及醫務人員忽視，出現各臨床及職能科室檔案歸檔較差的現象。

（二）沒有形成檔案統一管理的格局

目前，絕大多數醫院的檔案都是分散管理模式，造成了不必要的人力、物力的浪費，同時也會造成檔案資料的連續性和完整性較差，不利于院史及科史的回顧和建立。

（三）檔案相關專業知識薄弱

各部門（科室）對該部門（科室）的檔案資料的歸檔內容和歸檔時間認識不清晰。造成了檔案收集的完整性、連續性，時效性較差。

（四）硬件設施投入不足

檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。專業檔案管理人員不足，不能完成日常的檔案管理工作。另外檔案管理的設備陳舊，管理技術落后也同樣制約檔案的發展。近年來，隨著互聯網及計算機技術的發展，為檔案的電子信息化提供了有力條件，但是相應的計算機設備及復印機、掃描儀等資源不足的現象也普遍存在。1.5檔案資料的利用率較低目前該醫院檔案資料中利用較好的是個人的科研業績和文書檔案，對其他類型的檔案資料利用率較差，造成有些檔案資料止步于貯存而沒有得到較好的開發利用，這也影響了部門（科室）收集檔案的積極性。

（五）電子版檔案比例較少及檔案的電子化率較低

目前該醫院檔案的電子化率低，電子版的檔案比較少，不利于檔案的管理和統一。

二、解決對策

（一）組建檔案管理領導小組由院領導擔任組長，各機關和臨床科室主任主抓，科室設置專職或兼職檔案管理員，檔案室管理人員要主動對科室檔案管理員進行指導、監督和管理，最好將檔案管理納入目標考核,設立相應的獎懲制度。

（二）對檔案進行統一管理嚴格按照《醫院檔案管理條例》對醫院的各種檔案資料進行統一管理。

（三）加強檔案管理人員的培訓檔案室工作人員負責對各部門（科室）的專職和兼職檔案管理員進行定期檔案相關知識培訓，提升檔案管理員的業務素質，使他們更加熱愛自己的工作，達到檔案收集的規范性、完整性和及時性。

（四）提升檔案室的硬件設施包括增加庫房和檔案管理人員，對檔案資料進行數字化建設。在互聯網+時代，應該科學地有計劃地分批次地將醫院的各種檔案資料數字化（掃描，拍照等方法）網絡化，方便檔案的保存和利用。在收集文書檔案資料時，如果有電子版一定要同時收集。

（五）強化服務意識主動提供服務，檔案工作的最終目的是為了滿足使用者對檔案的利用，因此，檔案工作者應強化服務理念，為使用者提供更加主動、優質的服務。

（六）健全管理制度規范業務流程，首先從整體上加強檔案室的制度建設，切實發揮院檔案室對全院不同部門檔案工作在業務上的指導作用，對檔案人員施行分散管理統一考核。其次是加強檔案人員隊伍建設，不斷補充精兵強將加入檔案隊伍，采取有效措施激勵他們及時、主動、認真收集不同門類的檔案材料，為醫院檔案工作規范化、科學化打好基礎。

（七）增加電子檔案的數量在互聯網+時代，在收集檔案時要盡量做到電子檔案和紙質版檔案同時收集；并有計劃地把原有的紙質版檔案電子化，網格化，同時將所有檔案都錄入到電腦，要做到全文檢索和語義檢索。

三、醫院需要歸檔的檔案種類

按內容分主要有3大類

（一）文書檔案各職能科室在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。如黨群行政類檔案（院辦、人事科、科教部、研辦、物價辦、醫保辦、外事辦黨辦、紀檢監察辦、工會審計科法律事務辦、后勤服務部）。

（二）科技檔案由生產技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉化而形成的檔案材料。如科研檔案基建檔案等（科教部、基建科、個人科研論文、課題）。

（三）專門檔案指在某些專門業務工作中形成的檔案材料。如財會類檔案（財務部），設備類檔案（采購部），醫療類檔案（醫務部護理部），聲像類檔案（院辦、研辦、多功能廳、各臨床科室），實物類檔案（院辦、防火辦部分），教學類檔案（研辦部分）。

（四）醫院主要檔案歸檔時間

1.該院各黨務及行政職能部門和能按年度歸檔的部門，應在次年3月底前歸檔。

2.該院教學部門的教學類管理性的文件材料（紙質檔案）于次年3月末前歸檔。

3.該院各科研、基建等部門，應在項目完成后2個月內歸檔。

4.該院的大型儀器設備在開箱驗收后及時歸檔。

5.該院人員的論文、論著、課題合同及獲獎證書應在發表、獲得后1個月內歸檔。

6.當年的財務檔案，在會計年度終了后，由財務部門保管1年，期滿之后，由財務部門編制案卷目錄一式3份，財務部門留存1份；其余2份連同財務檔案一并于次年5月底前全部交檔案館保管。

（五）檔案管理實施流程（PDCA）

1.Plan：在主管領導指導下，檔案室負責制定檔案規章制度，明確檔案收錄范圍及檔案收集、分類規范，明確各類檔案文件的歸檔截止日期。

2.Do：科室設立的兼職檔案管理員負責將本科室的檔案資料收集齊全、按照規定標準將檔案文件分類、整理并在規定時間內，上交到檔案室統一管理。

綜上所述，檔案管理在醫院發展中起到重要作用，是醫院發展的無形動力。因此分析醫院檔案管理中存在問題，找到科學合理的解決方法，是目前檔案管理亟待解決的問題。通過組建檔案管理小組，實行檔案的統一集中管理、加強檔案信息化建設、積極拓展醫院檔案服務領域，使醫院檔案管理工作更好地為醫療、教學、科研、基礎建設、行政管理等工作提供服務。對檔案信息進行深層次數據挖掘，為醫護人員和管理者提供多方面、多途徑、多層次的檔案信息服務，真正做到讓檔案信息資源在提高醫院診療水平、醫療質量和深化醫院改革中發揮重要作用，促進醫院的可持續發展。