大數據分析方法在企業檔案管理中的應用

楊潔

（平頂山天安煤業股份有限公司六礦，河南 平頂山 467000）

引言

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作對于企業來說越來越重要。檔案管理工作在企業管理中是信息傳輸的樞紐，要及時準確做好工作的傳達，要保障好各方面工作的開展，為以后的工作作為參考文件，為領導提供決策材料，甚至能配合相關部門進行執法工作。在大數據時代背景下，檔案管理工作是挑戰和機遇并存，若固守原有工作模式很難在新形勢下站穩局面，甚至鉗制企業快速發展。因此，在企業檔案管理工作中需充分應用大數據分析方法，以大數據為基礎使檔案管理達到精細化，推動了企業科學管理，提升企業的整體管理水平。

一、大數據分析方法在企業檔案管理應用的重要性

（一）為管理決策奠定基礎

在全球經濟的背景下，企業在規劃發展戰略時，需要應用大量的數據信息進行統計分析，通過大數據能以最短的時間搜尋最新的信息，提高工作效率，為管理決策奠定堅實的基礎。通過大數據能精準制定隨著市場變化的決策，保證決策的時效性，不但將管理模式進行創新，還能應用其他外在的大量資源，加強各企業間的交流，增強企業的市場競爭力。

（二）優化企業檔案結構資源

檔案資源中含有企業大部分各類信息，可為企業的經濟發展、領導決策和企業創新等提供可靠的依據。在新時期，將大數據分析方法對企業檔案管理工作，將對企業的檔案管理工作進行優化，既能提升企業的文化建設，還可挖掘出檔案資源中有用的價值，達到維護企業和人員的利益，監管各領域的建檔工作。

（三）完善企業質量管理體系

企業對于管理具有很高的系統性，通過應用大數據，企業管理人員用數據說話，能客觀而科學考核員工是否按照制定的規章制度工作，以及工作完成程度，促進企業管理規定的實施，完善企業管理體系，提高所有人員的工作效率，使企業的整體效能得到全面提升。

（四）提高企業管理水平

企業檔案管理主要是部門設立、變更、注銷以及開展活動的歷史記載，還詳細的記錄了企業相關的登記管理工作，將登記管理全程如實的進行反映。企業做好檔案管理工作是企業管理的關鍵環節，管理的好壞直接影響企業的安全、效益、信任度等方面。在大數據時代，企業將以市場環境為準則，充分利用大數據帶來的優勢，將企業自身的管理結構內容和體系進行優化，創新管理模式，指引企業以后的發展方向。還能在企業各多面同時進行有效的成本控制，能使成本控制產生良好的效果。所以，在大數據時代下，企業將以大數據為基礎使管理達到精細化，推動了企業科學管理，提升了企業的整體管理水平。

二、大數據分析方法在企業檔案管理中應用建議

（一）設定標準化管理機制

檔案管理工作面多、線長、多部門，與一般管理工作有很大的差別，尤其將大數據分析方法實際應用中，有些人工作懶散或者責任意識就差，無法要求統一的標準指導標準進行工作，在細節中不能達成完全一致，在工作中效率較低，不能跟上企業的整體發展速度。通過建立統一的標準化管理模式，規范企業在發展過程中的前進方向，達到全面提高檔案管理質量以及提升所有人員的工作效率，使企業的整體效能得到全面提升。在日常的工作管理中，根據各個人員的工作崗位職責深化管理標準，明確各崗位的責任與義務。在設立標準化管理制度過程中，要不斷創新具體的管理措施，使各個部門的人員能協調整體檔案管理工作，最終實現企業規劃的整體作目標。

（二）加強管理人才的創新

現階段，在檔案管理工作中普遍存在文化程度差異性大、隊伍年齡普遍偏高、專業水平有限等問題，并且現代社會信息化發展迅速，信息量大，知識更新快，使得各種問題最大化暴露。因此，對于檔案管理人員素質能力應采取有效措施進行提升，成為亟需解決的首要問題，應該加強所有人員的思想認識水平，強化責任感，加強管理人才的創新。人才的發展是企業取得勝利的法寶，應加強人員培養成本的投入，著重培養管理人才，學習國際先進管理模式，轉變傳統的思想觀念，強化數據意識，加強管理人員的專業技水平，使企業的經濟效益得到最大化。

（三）大力推行信息化技術

隨著大數據時代的發展，信息化技術充分表現出方便性、節省人力、數據實時性等多方面的優勢。但在檔案管理中，企業領導不夠重視檔案管理工作，投入的經費不足、人才也缺乏，導致信息化發展的速度非常緩慢。通過大力推行信息化技術，將檔案數據搜集和存儲之后，經過網絡傳輸系統，高速傳輸檔案資源信息數據，尤其是可利用光纖網絡、“4G”技術以及新興的“5G”技術的研發，開創了檔案數據網絡遠傳的新時代。通過將大數據分析技術應用于檔案管理工作中，可實時采集大量的數據，節約很多人力和財力，還可實現遠距離數據傳輸，達到對信息的獲取、處理及應用，能全局了解信息的變化狀況，使信息查找工作效率得到顯著提高，保證了企業的同步發展，為領導決策提供有效材料，甚至能配合相關部門進行執法工作提供科學依據。

三、結語

本文通過探討大數據分析方法在企業檔案管理應用的重要性，得到大數據分析方法將優化企業檔案管理工作，挖掘出檔案資源中有用的信息價值，企業在規劃發展戰略時，為管理決策奠定一定的基礎。另外，還能達到完善企業質量管理體系，企業將以大數據為基礎使管理達到精細化，推動了企業科學管理，提升了企業的整體管理水平，為企業的建設提供保障。