醫療機構檔案管理培訓現狀及對策探討

文·王維瑄

檔案管理是檔案館（室）對檔案實體和檔案信息進行管理的各項業務工作總稱，是檔案事業最基本的組成部分。醫療機構檔案作為醫療服務、醫學教育、醫學科學研究等活動的真實記錄和基礎性信息資源，在醫療管理諸多方面顯現了越來越重要的作用。規范化、科學化的進行檔案管理，是醫療機構必須做好的一項基礎性工作，這就給專、兼職檔案管理人員提出了更高的要求，既要有扎扎實實的醫療業務功底，也要具備較強的檔案管理能力。所以，應建立一種適應醫療機構特點的檔案工作培訓模式，因地制宜地做好醫療機構檔案人員培訓管理，讓檔案工作人員具備應有的檔案管理素養和能力，為促進檔案工作與醫療事業同步發展，規避和抵御各種風險方面提供支撐作用。

一、醫療機構檔案管理培訓現狀

（一）檔案管理的專業培訓少

醫療機構的主業是從事醫療服務，培訓工作重心更多在于醫療新技術、方法、技術規范以及醫務工作的延伸等方面，如病例書寫、醫保政策、科研教學等，因此大多數醫療機構的將檔案管理工作置于其他工作的末端，未對檔案管理培訓給予足夠的重視，因而很少或從未舉辦過檔案專題類的培訓。以筆者就職的單位來看，近五年來舉辦涉及醫療、護理、醫技、醫保、科研課題申報和財務領域的全院大型培訓有二百余次，檔案專題培訓只有一次。據了解這也是當前多數醫療機構在培訓工作中普遍存在的現象。

（二）檔案管理知識學習動力不足

一是外在動力不足。醫療機構的日常管理考核和崗位考核對檔案管理工作涉及較少，即使有相關要求，也不作為主要考核內容，不達標對最終考核結果影響也不大，所以難以吸引大家去主動學習檔案管理工作相關知識。二是內在動力不足。首先是臨床科室，檔案管理者都是兼職檔案員，他們職稱晉升或聘任都按衛生系列即“主系列”評聘，平時參加的培訓都是繼續醫學教育類，參加檔案管理培訓的主觀意愿不強。其次是檔案部門工作人員，在職稱晉升和聘任方面，檔案系列在醫療機構中屬于“輔助系列”，名額非常有限，從事檔案管理的檔案專業人員參與各類職務或職稱競聘時的優勢不強，因而大多以隨遇而安的心態對待本職工作，持續深入地學習檔案管理專業知識的內在動力不足。

（三）合格的檔案管理人才少

檔案管理專業培訓少和專業技術人員學習檔案管理知識動力不足的現狀，導致了醫療機構適應新時期檔案管理工作需要的專業復合型人才缺乏。一線專業技術人員因檔案業務知識缺少系統專業的學習，而沒有建立起穩固的檔案知識理論結構，尤其是現代化的檔案管理應用知識匱乏，造成一些資料記錄不正確、收集不完整、整理不規范、存放不安全、移交不及時，直接影響到了檔案的質量，進而影響到醫療機構相關工作的順利開展。如有些醫院開展藥物臨床試驗時，將藥物臨床試驗檔案資料與其他資料或物品混放，沒有進行“防火、防潮、防盜、防蟲”處理，并且檔案管理人員業務不熟練，以致該歸檔的資料未歸檔或存放資料與案卷名稱不符，在上級部門核查工作時，無法查找提供相關資料，由此影響到了整個試驗項目的真實性，使得該專業的臨床試驗資質受到上級核查部門的質疑，也影響到了該醫院的年度核查成績。

二、醫療機構檔案管理培訓建議

（一）培訓內容

檔案管理培訓應當讓理論知識服務于實踐，讓檔案管理人員把所學到的知識應用到實際工作中，因此培訓內容設置應涵蓋檔案管理的新觀念以及檔案管理的方法、流程、操作實務等方面，既要有如何對各類檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等管理程序，又要有涉及互聯網為核心內容的信息技術，如大數據與電子文件等內容，全方位了解檔案管理工作的重要性、所應具備的職業素養，以及檔案管理工作的發展方向，由此提升檔案管理人員綜合能力。

（二）培訓方式

1. 在衛生系列培訓中增加檔案管理內容。衛生系列培訓是醫療機構日常培訓的主體，每個學科每年都舉辦多場專業培訓，受眾廣泛，因此在專業培訓中加入檔案管理的內容，對推廣和強化檔案管理知識能起到事半功倍的效果。如在學科建設培訓、科研項目開題培訓、臨床試驗開題培訓等過程中，邀請檔案專業人員講授檔案工作的基本程序和重要性，讓衛生系列專業技術人員系統了解檔案與檔案工作的基本知識，在開始各項工作前就樹立起檔案意識，以便在工作中能夠做到完整系統地記錄正確的內容，及時對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用，將工作中所積累的記錄匯集成完整的檔案，進而轉化為知識財富，為醫院的發展提供強有力的支撐。

2. 增設針對醫療機構人員的專場培訓

將檔案管理培訓納入單位內部常規培訓范圍。醫療機構在設計年度培訓計劃時，將檔案管理工作培訓單獨設列，每年至少舉辦一場以檔案管理工作為主題的教育培訓，內容可以是檔案人員的素養與能力建設、檔案法律法規普及、檔案工作與信息化等，使檔案工作專、兼職人員首先掌握檔案收集原則等基礎知識，逐步提高檔案素質能力。醫療機構在進行檔案專業培訓時，可邀請檔案專業機構或大專院校開設專門的檔案管理特色課程，也可以邀請檔案管理工作突出的醫療機構介紹經驗，實現體系內管理經驗資源共享。通過推廣檔案管理工作專業知識，開闊從事檔案管理工作人員的視野，指導檔案資源的高效利用，提高醫療機構檔案工作人員的基本能力和專業能力。

（三）將檔案管理工作績效納入考核考評中

1. 繼續醫學教育增加檔案管理內容。當前醫療機構在職稱晉升和聘任時，都把繼續醫學教育成績是否合格作為必要條件。如果將檔案管理課程放入繼續醫學教育范疇，學習檔案管理課程也計入繼續醫學教育成績，會吸引更多的醫務工作者參加檔案管理培訓。

2. 在科室績效考核中體現。在考核科室績效時，給予參加檔案管理培訓，并在日常工作中兼任檔案員的職工一定數額的績效體現，讓多學多勞者多得，樹立正向引導，鼓勵大家多參與檔案培訓并學以致用。

3. 在職稱晉升、聘任中體現。醫療機構的職稱晉升和職稱聘任，是專業技術人員職業上升的重要途徑，也是所有無行政職務的醫務人員增加收入的重要依托，大家對此非常重視。如果在職稱晉升、聘任時將參加檔案培訓，從事兼職檔案員作為加分項，一定會大大提升醫務工作者參加培訓，并從事檔案工作的積極性。

檔案管理工作既是一項專業性業務工作，又是一項服務性工作。結合行業特色，組織靈活多樣的檔案管理培訓，并將培訓參與度在工作考核中加以體現，讓醫療機構的醫務工作者和管理人員真正意識到檔案工作與本職工作密切相關，更加重視檔案工作，主動提升專業化素養和檔案管理工作效率，切實做到為醫療機構建立規范化、科學化的檔案管理系統，建立知識管理體系，更好地服務醫療事業打好基礎。